Politique de confidentialité

Hivi (Hivi-x) (« nous », « notre » ou « nos ») exploite Hivi-x (le « Service »), une application qui recueille et stocke vos renseignements personnels afin de générer et de remplir des formulaires et documents PDF. La présente Politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre Service.

La présente politique décrit notre traitement des renseignements personnels, y compris ceux transmis par le portail client personnalisé d’une entreprise. Vos droits et les obligations de cette entreprise dépendent de la loi applicable et de la raison pour laquelle elle a recueilli vos renseignements. Nos Conditions professionnelles et notre Entente sur le traitement des données décrivent les rôles de l’entreprise et de la plateforme.

Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité ou souhaitez exercer vos droits en matière de vie privée, veuillez communiquer avec nous :

Responsable de la protection de la vie privée
Hivi (Hivi-x)
Canada
Courriel : support@hivi-x.ca Téléphone : S. O.

3.1Renseignements personnels que vous fournissez

Nous recueillons tout renseignement personnel que vous nous fournissez volontairement via le Service. Cela peut comprendre, sans s’y limiter :

• Coordonnées : Nom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale et autres coordonnées
• Renseignements d’identification : Date de naissance, numéro d’assurance sociale (NAS), numéro de permis de conduire, numéro de passeport et autres pièces d’identité délivrées par le gouvernement
• Renseignements financiers : Détails de compte bancaire, renseignements sur le revenu, renseignements fiscaux, renseignements de carte de crédit et autres données financières
• Renseignements d’emploi : Nom de l’employeur, titre du poste, antécédents d’emploi, salaire et autres détails liés à l’emploi
• Détails personnels : Renseignements familiaux, personnes à charge, état civil et autres caractéristiques personnelles
• Renseignements sur la santé : Renseignements médicaux, dossiers de santé, renseignements d’assurance et autres données liées à la santé
• Renseignements juridiques : Documents juridiques, dossiers judiciaires, statut d’immigration et autres renseignements juridiques
• Renseignements scolaires : Formation, titres de compétences, certifications et dossiers scolaires
• Tout autre renseignement : Tout autre renseignement personnel que vous choisissez de nous fournir via le Service

Cette section décrit les renseignements que vous soumettez. Nous recevons aussi des renseignements de l’entreprise qui vous invite, des intégrations facultatives et de la collecte automatique de sécurité décrite ci-dessous.

3.2Renseignements de compte et de sécurité

Nous recueillons les renseignements suivants pour la gestion du compte et la sécurité :

• Identifiants d’utilisateur : Identifiants internes qui identifient de façon unique votre compte
• Identifiants d’authentification : Renseignements utilisés pour authentifier votre identité, notamment :
  • Courriel et mot de passe (pour l’authentification standard)
  • Identifiant de compte Google (Google ID) et adresse courriel (lorsque vous choisissez de vous connecter avec Google OAuth)
• Secrets TOTP : Secrets de mot de passe à usage unique basé sur le temps (TOTP) chiffrés, utilisés pour l’authentification à deux facteurs (2FA)
• Identifiants de clé d’accès (WebAuthn) : Lorsque vous enregistrez une clé d’accès, nous stockons la clé publique, l’ID de l’identifiant (credential ID), le compteur de signatures, l’étiquette d’appareil que vous fournissez et le domaine (rpID) auquel la clé d’accès est liée. Nous ne recevons ni ne stockons jamais la clé privée correspondante — elle demeure sur votre appareil et n’est déverrouillée que par votre biométrie, votre NIP ou votre clé de sécurité matérielle.
• Jetons de rafraîchissement : Lorsque vous vous connectez à un client de longue durée (tel que notre extension Chrome), nous émettons un jeton de rafraîchissement opaque. Seule une forme hachée est stockée sur nos serveurs, avec le type de client, une étiquette d’appareil facultative, l’adresse IP et l’agent utilisateur au moment de l’émission, ainsi que les horodatages d’émission et d’expiration. Les jetons de rafraîchissement sont renouvelés à chaque utilisation; toute réutilisation déclenche la révocation automatique de toute la famille de jetons.
• Applications connectées : Lorsque vous connectez une application comme Zapier, nous conservons de quelle application il s’agit, le compte pour lequel elle agit, les autorisations que vous avez approuvées, l’adresse IP au moment de l’approbation, la date de connexion et de dernière utilisation, ainsi que la date et le motif de la déconnexion. Ses jetons ne sont conservés que sous forme hachée; les jetons de rafraîchissement sont renouvelés à chaque utilisation et expirent après 90 jours sans utilisation, et la présentation d’un ancien jeton déconnecte l’application. Pour chaque déclencheur que vous activez, nous conservons l’adresse Zapier à laquelle il est livré.
• Jetons d’appareil : Jetons uniques associés aux appareils que vous choisissez de « mémoriser » par commodité
• Métadonnées du compte : Horodatages de création et de dernière mise à jour de votre compte
• Renseignements de profil : Prénom, nom, adresse courriel, adresse physique, ville, pays, code postal et numéro de téléphone que vous fournissez dans les paramètres de votre compte
• Jetons d’authentification : Jetons JWT stockés dans le localStorage et les cookies du navigateur pour la gestion de session
• Rôle et permissions : Votre rôle d’utilisateur et les permissions associées pour accéder aux différentes fonctions du Service
• Activité de connexion : Renseignements sur votre historique de connexion, y compris l’heure de la dernière connexion et le nombre de connexions

3.3Renseignements recueillis automatiquement

• Adresses IP : Des compteurs de limitation du débit utilisent des adresses IP ou des identifiants dérivés, conservés temporairement dans notre base de données partagée, avec un repli en mémoire. Ils expirent à la fin de leur fenêtre de limitation et sont ensuite supprimés automatiquement. Les journaux de sécurité peuvent conserver des adresses IP selon la section 8.
• Données d’utilisation : Nous pouvons recueillir des renseignements sur la façon dont vous interagissez avec notre Service, y compris les pages visitées, les fonctions utilisées et le temps passé sur le Service.

3.12Journaux d’audit de sécurité et de conformité

Pour la sécurité, la prévention de la fraude et le respect des lois applicables (y compris la LPRPDE / PIPEDA, la LPRPS / PHIPA, la HIPAA et les lois provinciales sur la protection de la vie privée), nous tenons des journaux d’audit dans un système distinct et à accès restreint. Ces journaux peuvent comprendre :

• Horodatage de l’événement
• Identifiant d’utilisateur (identifiant interne de compte, non votre nom ou courriel)
• Adresse IP
• Action effectuée (p. ex. connexion, accès à une ressource, action administrative)
• Ressource (p. ex. type de données ou fonction consultée)
• Résultat (p. ex. succès ou échec)

Contenu des journaux : Les adresses IP et les identifiants de compte peuvent constituer des renseignements personnels. Les journaux sont destinés aux métadonnées de sécurité, pas au contenu des documents, aux renseignements de santé, aux mots de passe ou aux jetons d’authentification. Leur accès est réservé au personnel autorisé pour la surveillance de la sécurité, les enquêtes et les obligations légales et, pour un espace de travail d’entreprise, au propriétaire et aux administrateurs de cet espace, qui peuvent consulter et exporter les entrées qui le concernent : les actions faites dans l’espace, les actions des clients sur ses listes et liens sécurisés, et les connexions de ses membres.

3.4Dossiers de personnes et coordonnées

Lorsque vous créez et gérez des dossiers de personnes via notre Service, nous recueillons et stockons :

• Renseignements d’identité : Prénom, nom et autres détails d’identification
• Coordonnées : Adresses, numéros de téléphone, adresses courriel et autres moyens de contact
• Renseignements sur les relations : Membres de la famille, amis, contacts d’urgence et relations organisationnelles
• Renseignements d’emploi : Antécédents d’emploi, détails de l’employeur, titres de poste et données connexes
• Renseignements scolaires : Formation, titres de compétences, certifications et dossiers scolaires
• Tout renseignement supplémentaire : Tout autre renseignement personnel que vous choisissez d’inclure dans les dossiers de personnes

3.5Renseignements clients

Lorsque vous créez et gérez des dossiers clients, nous recueillons et stockons :

• Renseignements personnels des clients : Noms, coordonnées et autres détails concernant vos clients
• Documents clients : Documents associés aux clients, y compris les documents signés et les listes de documents
• Listes de contrôle clients : Listes de contrôle et résultats de listes de contrôle associés aux clients
• Relations clients : Renseignements sur les relations entre les clients et d’autres entités dans le Service

3.6Données de listes de contrôle

Nous recueillons et stockons les renseignements liés aux listes de contrôle que vous créez et gérez :

• Éléments de liste de contrôle : Éléments individuels, leur statut (complété/incomplet) et les résultats
• Résumés de listes de contrôle : Renseignements sommaires et notes associés aux listes de contrôle
• Modèles de listes de contrôle : Modèles que vous créez ou utilisez pour générer des listes de contrôle
• Métadonnées de listes de contrôle : Horodatages, associations avec des clients et autres métadonnées

3.7Enregistrements vocaux

Lorsque vous utilisez la fonction d’enregistrement vocal :

• Stockage local : Les enregistrements vocaux sont temporairement stockés dans le stockage IndexedDB de votre navigateur avant le téléversement. Ces enregistrements comprennent :
  • Données audio au format WebM
  • Durée d’enregistrement et horodatages
  • Métadonnées audio (taux d’échantillonnage, canaux, débit binaire)
  • Identifiants uniques (UUID) pour chaque enregistrement
• Stockage serveur : Après le téléversement, les enregistrements vocaux sont stockés sur nos serveurs et peuvent être traités aux fins de transcription
• Données de transcription : Le texte transcrit des enregistrements vocaux peut être stocké et associé à des listes de contrôle ou à d’autres dossiers
• Métadonnées d’enregistrement : Renseignements sur le statut de l’enregistrement (en attente, en traitement, terminé, échoué), la taille du fichier et les dossiers associés

Note : Les enregistrements vocaux stockés localement dans votre navigateur sont effacés lorsque vous vous déconnectez ou que vous effacez les données de votre navigateur. Vous pouvez aussi supprimer manuellement les enregistrements via l’interface du Service.

3.8Données de documents et de formulaires

Nous recueillons et stockons :

• Documents générés : Documents PDF et formulaires générés via le Service
• Soumissions de formulaires : Données soumises via des liens de formulaires sécurisés
• Modèles de documents : Modèles utilisés pour la génération de documents
• Jetons de partage de documents : Jetons sécurisés utilisés pour partager des documents avec d’autres personnes
• Signatures de documents : Signatures électroniques et renseignements de signature

3.9Données d’équipe et de collaboration

Si vous utilisez les fonctions d’équipe :

• Appartenance à l’équipe : L’espace de travail auquel vous appartenez, votre rôle, si votre accès est actif ou suspendu, et la date à laquelle vous vous êtes joint
• Invitations : L’adresse courriel qu’un propriétaire ou un administrateur invite, le rôle offert et l’état de l’invitation. Nous traitons cette adresse pour envoyer l’invitation. Les invitations sont supprimées 30 jours après avoir été acceptées, révoquées ou être expirées.
• Ressources partagées : Clients, listes, documents, modèles et autres ressources partagés dans l’espace, qui appartiennent à l’entreprise
• Attribution : Quel membre a fait quoi dans l’espace (par exemple qui a envoyé un lien ou une demande de signature). Les clients peuvent voir le nom du membre avec celui de l’entreprise dans les messages qu’il envoie.
• Journal d’activité : Le propriétaire et les administrateurs de l’espace peuvent consulter un journal des actions des membres dans l’espace ainsi que l’heure et l’adresse IP de leurs connexions (voir la section 3.12)

3.10Renseignements de paiement et d’abonnement

Si vous utilisez des fonctions payantes :

• Plans d’abonnement : Renseignements sur votre plan d’abonnement et votre niveau de paiement
• Historique de paiement : Dossiers de paiements et de transactions (traités via le processeur de paiement Stripe)
• Renseignements de facturation : Adresse courriel de facturation et détails d’abonnement (les renseignements de carte de paiement sont traités directement par Stripe, non stockés par nous)
• Identifiant client Stripe : Identifiant client Stripe associé à votre compte aux fins de traitement des paiements

Important : Notre paiement d’abonnement ne reçoit pas vos numéros complets de carte ou codes CVV. Cela ne décrit pas les renseignements financiers que vous choisissez de placer dans des documents, formulaires ou captures de l’extension; évitez d’y soumettre des secrets de carte. Tous les renseignements de carte sont recueillis, traités et stockés directement par Stripe conformément à la Politique de confidentialité de Stripe et aux normes de conformité PCI-DSS.

3.11Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires aux fins suivantes :

• Cookies essentiels : Ces cookies sont nécessaires au bon fonctionnement du Service. Ils permettent l’authentification et la mémorisation facultative des appareils. Vous pouvez les bloquer ou les effacer dans le navigateur, mais certaines fonctions ne fonctionneront plus.
• Mémorisation d’appareil : Lorsque vous choisissez de « mémoriser cet appareil » pour l’authentification à deux facteurs, nous définissons un cookie sécurisé HTTP-only qui vous permet de sauter la vérification 2FA sur cet appareil pendant une période déterminée (par défaut : 30 jours). Ce cookie :
  • Contient un jeton d’appareil unique
  • Est chiffré et signé pour la sécurité
  • Expire automatiquement après la période configurée
  • Peut être effacé par vous en tout temps via notre Service
• Cookies d’authentification : Cookies utilisés pour maintenir votre session authentifiée, y compris lors de l’utilisation de l’authentification Google OAuth
• Sessions invitées et de signature : Après vérification par code courriel, un cookie essentiel maintient l’accès pendant au plus 24 heures, sous réserve de l’expiration ou de la révocation du lien. En production, il est sécurisé, HTTP-only et limité à l’hôte du portail, sans partage avec les domaines parents ou voisins. Un changement d’adresse, l’effacement des cookies ou une mise à jour de sécurité peut nécessiter une nouvelle vérification. Confirmez toute nouvelle adresse auprès de l’entreprise par un moyen connu.
• Cookies tiers : Lorsque vous utilisez l’authentification Google OAuth, Google peut définir des cookies sur votre appareil conformément à la Politique de confidentialité et aux pratiques de cookies de Google. Nous ne contrôlons pas ces cookies, et ils sont assujettis à la Politique de confidentialité de Google

3.13Données de calendrier et de rappels

Lorsque vous utilisez les fonctions de calendrier, nous recueillons et stockons :

• Événements de calendrier : Titre de l’événement, description facultative, date et heure de début/fin, indicateur journée entière, type d’événement (anniversaire/rappel/note), règles de récurrence et paramètres de rappel
• Métadonnées de calendrier : Source de l’événement (local ou google), identifiants internes d’événements, horodatages et métadonnées connexes nécessaires pour afficher et synchroniser les événements
• Métadonnées Google Calendar : Identifiants d’événements Google et identifiants de calendrier pour les événements liés
• Suivi de la livraison des rappels : Dossiers indiquant qu’un rappel a été envoyé, afin d’éviter les courriels de rappel en double
• Jetons Google Calendar : Jetons d’accès/rafraîchissement OAuth Google Calendar chiffrés et métadonnées d’expiration des jetons (lorsque vous connectez Google Calendar)

3.14Données du portail client personnalisé

Si une entreprise active la personnalisation du portail, nous stockons le nom, le logo ou l’icône du navigateur, la couleur, l’adresse de soutien, l’URL de la politique de confidentialité et la langue qu’elle fournit. Pour une adresse personnalisée, nous stockons aussi le nom d’hôte, la preuve de propriété DNS, l’état des vérifications et du certificat ainsi que les journaux opérationnels connexes. Nous utilisons ces éléments pour afficher l’identité de l’entreprise, vérifier le contrôle de l’adresse, la sécuriser avec HTTPS et envoyer les messages transactionnels personnalisés. L’accès invité exige toujours une vérification et ne nécessite pas la création d’un compte client.

Les logos et icônes publiés sont des ressources publiques. Les champs de marque et de soutien peuvent être visibles aux destinataires des liens et courriels. Utilisez uniquement des éléments destinés à cet affichage public.

Nous utilisons les renseignements personnels que nous recueillons aux fins suivantes :

1. Génération de formulaires et de documents : Pour générer, remplir et compléter des formulaires et des documents PDF avec vos renseignements à l’aide de notre propre IA exécutée sur nos propres serveurs
2. Prestation du Service : Pour vous fournir les fonctionnalités de base de notre Service, y compris la création et la gestion de documents
3. Gestion du compte : Pour créer et gérer votre compte, authentifier votre identité et vous donner accès à notre Service
4. Services d’authentification :
   • Pour authentifier votre identité au moyen d’identifiants courriel/mot de passe
   • Pour authentifier votre identité au moyen de Google OAuth (lorsque vous choisissez cette option)
   • Pour gérer les jetons d’authentification et les renseignements de session
5. Sécurité : Pour protéger votre compte contre les accès non autorisés grâce à l’authentification à deux facteurs (2FA) et prévenir les abus par la limitation du débit
6. Gestion des appareils : Pour mémoriser les appareils de confiance et offrir une expérience d’authentification pratique
7. Notifications : Pour vous envoyer des notifications importantes par courriel, livrées par notre propre serveur de messagerie au Québec, Canada (voir la section 20.5), notamment :
   • Mises à jour liées au compte
   • Alertes de sécurité
   • Notifications de service
   • Confirmations de génération de documents
8. Soutien à la clientèle : Pour répondre à vos demandes, fournir un soutien technique et résoudre les problèmes de service
9. Conformité légale : Pour nous conformer aux lois, réglementations et processus juridiques applicables
10. Amélioration du Service : Pour maintenir, améliorer et renforcer les fonctionnalités et la sécurité de notre Service
11. Gestion des dossiers de personnes : Pour stocker, organiser et gérer les dossiers de personnes et les coordonnées que vous créez
12. Gestion des clients : Pour gérer les renseignements clients, documents et listes de contrôle associés à votre compte
13. Fonctionnalité de listes de contrôle : Pour créer, gérer et suivre les listes de contrôle et leur état d’achèvement
14. Enregistrement vocal et transcription : Pour traiter les enregistrements vocaux, générer des transcriptions au moyen de notre propre IA sur nos propres serveurs, et associer les transcriptions aux listes de contrôle et autres dossiers
15. Partage de documents : Pour permettre le partage sécurisé de documents via des liens basés sur des jetons sécurisés
16. Collaboration d’équipe : Pour faciliter les fonctions d’équipe, les ressources partagées et les flux de travail collaboratifs
17. Traitement des paiements : Pour faciliter les paiements d’abonnement via les services de paiement Stripe et gérer les renseignements de paiement et de plan de votre compte (les détails de carte de paiement sont traités directement par Stripe, non par nous)
18. Contrôle d’accès : Pour appliquer les permissions basées sur les rôles et contrôler l’accès aux différentes fonctions selon votre rôle d’utilisateur
19. Audit de sécurité et de conformité : Pour tenir des journaux d’audit des événements pertinents pour la sécurité (p. ex. authentification, accès aux données sensibles, actions administratives), enquêter sur les incidents de sécurité et respecter les exigences légales et réglementaires en matière de pistes d’audit (y compris en vertu de la LPRPDE / PIPEDA, de la LPRPS / PHIPA, de la HIPAA et des lois provinciales sur la protection de la vie privée)
20. Fonctions de calendrier : Pour créer, afficher, modifier et supprimer des événements de calendrier, traiter la récurrence/les rappels, envoyer des courriels de rappel et prendre en charge la génération d’événements d’anniversaire
21. Synchronisation Google Calendar : Lorsque vous l’activez, pour synchroniser les événements de calendrier entre Hivi-x et votre Google Calendar (y compris les tâches de synchronisation périodiques et la synchronisation manuelle)

Nous demandons un consentement valable lorsque la loi applicable l’exige et expliquons les finalités de la collecte. L’acceptation des Conditions d’utilisation ne remplace pas un consentement distinct lorsqu’il est nécessaire. Certains traitements sont autorisés ou exigés sans consentement par la loi applicable. Lorsque le RGPD s’applique, la base légale peut comprendre le consentement, l’exécution d’un contrat, une obligation légale ou des intérêts légitimes, selon la finalité. Pour les données clients traitées pour une entreprise, celle-ci demeure responsable de son avis et de sa base légale; nous suivons ses instructions conformément à l’ETD.

Adresse de la plateforme ou domaine de l’entreprise. Nos adresses habituelles, my-id.ca et hivi-x.ca, utilisent .ca, le domaine national du Canada, et donnent accès à notre service hébergé au Canada. Une entreprise peut choisir son propre domaine avec une autre extension et utiliser un registraire ou un fournisseur DNS hors du Canada. Nous n’exigeons pas que son domaine personnalisé ou ses fournisseurs de services de domaine soient canadiens. Le nom de domaine ne détermine pas à lui seul où les documents sont stockés : un domaine connecté à notre portail doit toujours mener à notre serveur canadien approuvé. Son utilisation ne déplace pas le stockage des documents du portail hors du Canada. Les services de domaine/DNS et le transit Internet peuvent impliquer d’autres pays avec l’une ou l’autre adresse, comme expliqué ci-dessous.

Le stockage et le traitement principaux sont au Canada. Les dossiers clients et les documents téléversés par le portail invité sécurisé sont reçus et stockés sur notre serveur au Canada. Les copies de sauvegarde chiffrées sont conservées sur un disque au Canada. Nous ne vendons ni ne louons ces dossiers et ne les envoyons pas à des fournisseurs d’IA tiers. Pour une adresse de portail personnalisée, nous vérifions que l’entreprise contrôle le sous-domaine, que son DNS public mène à notre entrée canadienne approuvée et que HTTPS fonctionne avant l’activation; nous poursuivons ces vérifications par la suite. Elles ne garantissent pas que le trafic Internet chiffré entre l’appareil d’une personne et notre serveur ne franchit jamais une frontière nationale.

Notre serveur de messagerie est au Canada. Nous l’exploitons à Beauharnois, Québec, sur une infrastructure louée auprès d’OVHcloud. Les notifications, liens sécurisés, codes de vérification et pièces jointes demandées partent de ce serveur plutôt que d’un relais de courriel tiers. Une fois le message sorti de notre serveur, le fournisseur du destinataire et les réseaux de livraison peuvent le traiter hors du Canada. Les messages personnalisés peuvent afficher le nom et le logo de l’entreprise; l’adresse d’envoi demeure sur notre domaine approuvé, tandis que les réponses peuvent être adressées au soutien de l’entreprise.

Intégrations facultatives. Une petite quantité de renseignements de compte est traitée hors du Canada lorsqu’un titulaire de compte utilise ces services. Une entreprise peut choisir séparément de synchroniser avec Google des événements de calendrier contenant des renseignements sur ses clients, et vous ou une entreprise pouvez choisir de connecter Zapier :

Stripe, Google et Zapier ne reçoivent pas les documents téléversés ni les fichiers de listes de contrôle par ces intégrations. Une entreprise peut utiliser le Service sans connecter Google, mais ses clients devraient lui demander comment elle utilise le calendrier. Une entreprise qui configure un webhook choisit où vont ces événements, ce qui peut être hors du Canada (section 7).

Stockage local : Certaines données sont temporairement stockées dans votre navigateur :

• Enregistrements vocaux : Les enregistrements vocaux sont stockés localement dans l’IndexedDB de votre navigateur avant le téléversement. Ces enregistrements sont automatiquement effacés lorsque vous vous déconnectez ou peuvent être supprimés manuellement via le Service.
• Jetons d’authentification : Les jetons d’authentification sont stockés dans le localStorage et les cookies du navigateur pour la gestion de session. Ils sont effacés lorsque vous vous déconnectez.

Stockage serveur : Les documents téléversés et les dossiers clients sont stockés sur notre serveur au Canada. Le contenu des courriels est transmis au fournisseur du destinataire après avoir quitté notre serveur québécois, comme décrit ci-dessus.

Services de domaine et de certificats. La configuration d’un domaine personnalisé utilise des recherches DNS et Let's Encrypt (Internet Security Research Group, États-Unis) pour les certificats HTTPS. Ces services reçoivent le nom d’hôte et des données techniques de validation, comme les adresses des serveurs et les enregistrements DNS; nous fournissons notre contact d’exploitation pour gérer les certificats. Les noms des certificats sont publiés dans des journaux publics Certificate Transparency et peuvent y rester après le retrait du domaine. Ces services peuvent traiter ces métadonnées hors du Canada; nous ne leur envoyons ni documents clients ni codes de vérification. N’incluez pas le nom d’un client ou d’autres renseignements confidentiels dans le nom d’hôte du portail. Consultez l’avis de confidentialité de Let's Encrypt.

Nous ne vendons, ne louons ni n’échangeons vos renseignements personnels avec des tiers. Nous ne pouvons divulguer vos renseignements que dans les circonstances suivantes :

• Fournisseurs de services : Nous pouvons partager des renseignements avec des fournisseurs de services de confiance qui aident à exploiter notre Service, sous réserve d’ententes strictes de confidentialité. Cela comprend :
  • Stripe (États-Unis) : Traitement des paiements. Reçoit l’adresse courriel de votre compte et un identifiant interne de compte. Les détails de carte sont recueillis directement par Stripe et n’atteignent jamais nos serveurs.
  • Google (États-Unis) : *Facultatif seulement.* Authentification OAuth si vous choisissez « Se connecter avec Google », et synchronisation du calendrier si vous connectez votre propre Google Calendar. Google ne livre pas notre courriel et ne reçoit pas les documents téléversés par ces intégrations. Les événements de calendrier peuvent contenir des renseignements clients saisis par l’entreprise.
  • OVHcloud (Beauharnois, Québec, Canada) : Infrastructure d’hébergement du serveur de messagerie que nous exploitons. OVHcloud fournit la machine; nous exécutons nous-mêmes le logiciel de messagerie. Nous n’utilisons pas de relais d’envoi tiers; le fournisseur du destinataire traite le message après sa sortie de notre serveur.
  • Autres fournisseurs de services : Infrastructure, hébergement et autres services opérationnels (tous assujettis à des ententes de confidentialité)
• Destinations choisies par une entreprise (webhooks) : Une entreprise peut nous demander d’envoyer des événements concernant ses clients et ses listes (par exemple le nom et les coordonnées d’un nouveau client, le nom d’un fichier téléversé, des valeurs de documents confirmées ou une signature complétée) à une adresse Web de son choix, comme son propre système ou un service d’automatisation tel que Zapier ou Make. Nous envoyons ces données à la demande de l’entreprise, en HTTPS; le contenu des fichiers n’est pas envoyé. L’entreprise est responsable de cette destination. Nous conservons un registre de chaque envoi, y compris ce qui a été envoyé, pendant 30 jours.
• Applications que vous ou une entreprise connectez (Zapier) : Vous pouvez connecter à votre compte une application comme Zapier, et une entreprise peut en connecter une à son espace de travail. Après votre approbation à notre écran de consentement, l’application peut recevoir et envoyer les données couvertes par les autorisations approuvées (par exemple vos nouveaux reçus, le type et la date d’un document qui expire, ou les demandes de signature et de documents qui vous sont adressées; pour une entreprise, ses clients et l’activité de ses listes). Nous fournissons ces données à votre demande, ou à celle de l’entreprise. L’application les traite sous votre propre compte et selon ses conditions. Zapier traite les données aux États-Unis : des données ne quittent donc le Canada de cette façon que si vous, ou une entreprise avec qui vous faites affaire, connectez Zapier. Nous n’envoyons jamais aux applications connectées le contenu des fichiers, les numéros d’identité gouvernementaux, les numéros de compte bancaire ni les numéros de carte complets (un reçu montre au plus les quatre derniers chiffres d’une carte). Vous pouvez déconnecter une application en tout temps dans Compte → Applications connectées; changer votre mot de passe les déconnecte aussi. Nous conservons un registre de chaque événement envoyé à une application pendant 7 jours.
• Exigences légales : Nous pouvons divulguer des renseignements si la loi, une ordonnance du tribunal ou une réglementation gouvernementale l’exige
• Sécurité et sûreté : Nous pouvons divulguer des renseignements pour protéger nos droits, nos biens ou notre sécurité, ou ceux de nos utilisateurs ou d’autrui
• Transferts d’entreprise : En cas de fusion, d’acquisition ou de vente d’actifs, vos renseignements peuvent être transférés à l’entité acquéreuse, sous réserve des mêmes protections de confidentialité

Limitations concernant les services tiers :

• Les fournisseurs ont leurs propres pratiques, mais nous demeurons responsables de notre traitement des renseignements personnels et de nos obligations applicables lorsque nous faisons appel à eux
• Les fournisseurs de services tiers fonctionnent selon leurs propres conditions d’utilisation et politiques de confidentialité
• Vous reconnaissez que votre utilisation de services tiers facultatifs (Google OAuth, Google Calendar, paiements Stripe) est assujettie aux conditions et politiques de confidentialité de ces fournisseurs

Nous conservons vos renseignements personnels pendant les périodes suivantes :

• Comptes actifs : Nous conservons vos renseignements tant que votre compte est actif et utilisé
• Comptes inactifs : L’inactivité ou l’annulation d’un abonnement ne déclenche pas, à elle seule, la suppression. Vous pouvez demander la suppression à support@hivi-x.ca.
• Suppression de compte : Nous répondons normalement à votre demande dans les 30 jours. Après approbation, le processus courant planifie la suppression 30 jours plus tard. Les délais légaux applicables priment; nous vous informons de toute prolongation autorisée et des données à conserver. Communiquez avec support@hivi-x.ca pour confirmer la portée et le délai de votre demande.
• Jetons d’appareil : Les jetons d’appareil expirent automatiquement selon les paramètres des cookies (par défaut : 30 jours) et sont retirés de nos systèmes
• Adresses IP : Des compteurs de limitation du débit utilisent des adresses IP ou des identifiants dérivés, conservés temporairement dans notre base de données partagée, avec un repli en mémoire. Ils expirent à la fin de leur fenêtre de limitation et sont ensuite supprimés automatiquement. Les journaux de sécurité peuvent conserver des adresses IP selon la section 8.
• Enregistrements vocaux (local) : Les enregistrements vocaux stockés dans l’IndexedDB de votre navigateur sont effacés lorsque vous vous déconnectez ou peuvent être supprimés manuellement en tout temps
• Enregistrements vocaux (serveur) : Les enregistrements vocaux téléversés sur nos serveurs sont conservés selon le statut de votre compte et peuvent être supprimés sur demande
• Dossiers de personnes : Les dossiers de personnes sont conservés tant que votre compte est actif et supprimés lorsque votre compte est supprimé
• Renseignements clients : Les renseignements clients sont conservés tant que votre compte est actif et supprimés lorsque votre compte est supprimé
• Données de listes de contrôle : Les données de listes de contrôle sont conservées tant que votre compte est actif et supprimées lorsque votre compte est supprimé
• Documents : Les documents générés sont conservés tant que votre compte est actif et peuvent être supprimés sur demande ou lorsque votre compte est supprimé
• Événements de calendrier et suivi des rappels : Les événements de calendrier et les dossiers de suivi de livraison des rappels sont conservés tant que votre compte est actif et sont supprimés lorsque votre compte est supprimé, sous réserve des obligations légales
• Jetons Google Calendar : Si vous déconnectez Google Calendar, nous retirons les jetons Google Calendar stockés de votre compte; les jetons sont aussi retirés lorsque votre compte est supprimé
• Applications connectées : Les dossiers des applications connectées, y compris celles qui ont été déconnectées, sont conservés tant que votre compte est actif et supprimés avec votre compte. Une copie de chaque événement envoyé à une application est conservée 7 jours. Les codes d’approbation expirent après 10 minutes
• Jetons d’authentification : Les jetons d’authentification dans le localStorage et les cookies sont effacés lorsque vous vous déconnectez
• Journaux d’audit de sécurité et de conformité : La durée de conservation configurée par défaut est de 7 ans; la durée applicable peut varier selon les obligations légales et opérationnelles. Ces journaux incluent des métadonnées telles que les identifiants de compte et adresses IP, qui peuvent être des renseignements personnels. Ils sont conservés séparément avec un accès restreint et ne servent pas au marketing ou au profilage.

Après l’expiration de la période de conservation, nous supprimerons ou anonymiserons de façon sécurisée vos renseignements personnels conformément aux lois applicables.

Le retrait d’un domaine arrête son utilisation; il ne supprime pas les dossiers clients, les éléments de marque ou tout l’historique opérationnel. Les archives chiffrées peuvent contenir des données retirées des systèmes actifs jusqu’à leur rotation. Le délai d’effacement des copies de sauvegarde doit être confirmé pour votre demande; nous ne garantissons pas ici leur effacement dans les 30 jours. Pour une demande de suppression complète, communiquez avec support@hivi-x.ca.

En vertu des lois canadiennes sur la protection de la vie privée, vous avez les droits suivants concernant vos renseignements personnels :

9.1Droit d’accès

Vous avez le droit de demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Pour exercer ce droit, veuillez communiquer avec nous à support@hivi-x.ca avec votre demande.

9.2Droit de correction

Vous avez le droit de demander la correction de renseignements personnels inexacts ou incomplets. Veuillez communiquer avec nous à support@hivi-x.ca pour demander des corrections.

9.3Droit de suppression

Vous avez le droit de demander la suppression de vos renseignements personnels. Pour demander une suppression, veuillez communiquer avec nous à support@hivi-x.ca. Nous répondons normalement dans les 30 jours. La section 8 décrit le processus de suppression, les délais et les exceptions de conservation; les délais légaux applicables priment.

9.4Droit de retirer le consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels en tout temps en communiquant avec nous à support@hivi-x.ca. Notez que le retrait du consentement peut affecter votre capacité à utiliser notre Service.

9.5Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à certains traitements de vos renseignements personnels. Veuillez communiquer avec nous pour discuter de vos préoccupations.

9.6Droit de déposer une plainte

Si vous croyez que nous n’avons pas traité vos renseignements personnels conformément aux lois applicables sur la protection de la vie privée, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3
Sans frais : 1-800-282-1376 Site Web : https://www.priv.gc.ca

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario
2, rue Bloor Est, bureau 1400
Toronto (Ontario) M4W 1A8
Téléphone : 416-326-3333 Site Web : https://www.ipc.on.ca

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité complètes pour protéger vos renseignements personnels et nous conformer aux lois applicables sur la protection de la vie privée :

10.1Normes de conformité

Nous nous engageons à respecter :

• PIPEDA / LPRPDE (*Personal Information Protection and Electronic Documents Act* / *Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques*) — loi fédérale canadienne sur la protection de la vie privée
• PHIPA / LPRPS (*Personal Health Information Protection Act* / *Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé*) — loi ontarienne sur la protection des renseignements de santé
• HIPAA (*Health Insurance Portability and Accountability Act*) — loi américaine sur la protection des renseignements de santé
• RGPD (Règlement général sur la protection des données) — réglementation européenne sur la protection de la vie privée

10.2Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité complètes pour protéger vos renseignements personnels :

• Chiffrement en transit : Toutes les données transmises entre votre navigateur et nos serveurs sont chiffrées au moyen de HTTPS/TLS
• Chiffrement au repos : Nous chiffrons les renseignements personnels sensibles stockés dans nos bases de données au moyen du chiffrement AES-256-GCM. Cela comprend :
  • Renseignements d’identification personnelle (noms, pièces d’identité nationales, numéros de passeport, numéros de permis de conduire, dates de naissance)
  • Coordonnées (adresses, numéros de téléphone, adresses courriel)
  • Renseignements financiers (détails de compte bancaire, dossiers fiscaux, renseignements sur le revenu)
  • Données biométriques (images faciales, empreintes digitales, empreintes vocales, scans rétiniens)
  • Renseignements sur la santé et autres données personnelles sensibles
  • Renseignements clients (noms, coordonnées, adresses)
• Secrets TOTP : Les secrets TOTP sont chiffrés au moyen du chiffrement AES-256-GCM avant le stockage
• Stockage sécurisé : Toutes les données sont stockées sur des serveurs sécurisés à accès restreint
• Contrôles d’accès : Nous mettons en œuvre des contrôles d’accès stricts et une formation des employés sur la protection des données. Les permissions basées sur les rôles contrôlent l’accès aux différentes fonctions et données
• Audits de sécurité réguliers : Nous effectuons des audits et évaluations de sécurité réguliers
• Procédures de sauvegarde : Nous maintenons des procédures de sauvegarde sécurisées pour protéger contre la perte de données
• Plan d’intervention en cas d’incident : Nous disposons d’un plan d’intervention pour faire face aux atteintes à la sécurité
• Limitation du débit : Nous mettons en œuvre la limitation du débit pour prévenir les abus et les tentatives d’accès non autorisé
• Cookies signés : Les jetons d’appareil sont signés cryptographiquement pour prévenir la falsification
• Sécurité du stockage local : Les enregistrements vocaux stockés localement dans IndexedDB sont isolés à votre navigateur et effacés à la déconnexion
• Gestion sécurisée des jetons : Les jetons d’authentification sont stockés de façon sécurisée et automatiquement effacés à la déconnexion
• Partage sécurisé de documents : Les documents partagés via des jetons sécurisés utilisent une génération de jetons cryptographiquement sécurisée
• IA auto-hébergée : Tout le traitement par IA s’effectue sur nos propres serveurs — nous n’envoyons jamais vos données à des services d’IA tiers
• Isolation des données : Les dossiers principaux sont stockés sur l’infrastructure que nous exploitons au Canada, sous réserve des intégrations facultatives et de la livraison des courriels décrites à la section 6
• Journalisation d’audit : Nous conservons des métadonnées de sécurité dans une base distincte à accès restreint, selon les sections 3.12 et 8.

Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission sur Internet ni de stockage électronique n’est sécurisée à 100 %. Bien que nous nous efforcions de protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

En cas d’atteinte à la protection des données qui présente un risque de préjudice important pour vous, nous :

1. Aviserons les utilisateurs touchés par courriel dès que raisonnablement possible
2. Fournirons des détails sur la nature de l’atteinte et les renseignements touchés
3. Expliquerons les mesures que nous prenons pour y remédier
4. Vous conseillerons sur les mesures que vous pouvez prendre pour vous protéger
5. Signalerons l’atteinte aux autorités compétentes en matière de protection de la vie privée, lorsque la loi l’exige

Notre Service est destiné aux utilisateurs âgés d’au moins 13 ans. Si vous avez moins de 13 ans, veuillez ne pas utiliser notre Service. Si vous avez entre 13 et 18 ans, vous devez avoir le consentement de votre parent ou tuteur pour utiliser notre Service.

Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’un enfant de moins de 13 ans sans le consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements rapidement.

13.1Types de cookies que nous utilisons

• Cookies essentiels : Ces cookies sont nécessaires au bon fonctionnement du Service. Ils permettent l’authentification et la mémorisation facultative des appareils. Vous pouvez les bloquer ou les effacer dans le navigateur, mais certaines fonctions ne fonctionneront plus.
• Cookies d’authentification : Cookies utilisés pour maintenir votre session authentifiée
• Cookies de session invitée et de signature : Des cookies sécurisés de courte durée maintiennent l’accès après l’acceptation d’un code de vérification. Sur un domaine personnalisé, ces cookies sont limités à ce domaine et ne sont pas partagés avec les portails d’autres entreprises.

13.2Stockage local

Nous utilisons le localStorage du navigateur pour stocker :

• Jetons d’authentification : Jetons JWT pour maintenir votre session authentifiée
• Préférences utilisateur : Préférences de thème et autres paramètres utilisateur

Ceux-ci sont automatiquement effacés lorsque vous vous déconnectez. Vous pouvez aussi les effacer manuellement via les paramètres de votre navigateur.

13.3Stockage IndexedDB

Nous utilisons IndexedDB du navigateur pour stocker temporairement :

• Enregistrements vocaux : Enregistrements audio avant leur téléversement sur nos serveurs

Les enregistrements vocaux dans IndexedDB sont automatiquement effacés lorsque vous vous déconnectez. Vous pouvez aussi les supprimer manuellement via l’interface du Service.

13.4Gestion des cookies et du stockage local

Vous pouvez gérer les cookies via les paramètres de votre navigateur. Toutefois, la désactivation des cookies peut affecter le fonctionnement de notre Service, en particulier la fonction « mémoriser l’appareil » pour l’authentification à deux facteurs.

Pour effacer le cookie de mémorisation d’appareil via notre Service, vous pouvez utiliser les fonctions de gestion des appareils dans les paramètres de votre compte ou communiquer avec nous pour obtenir de l’aide.

Vous pouvez effacer les données localStorage et IndexedDB via les outils de développement ou les paramètres de confidentialité de votre navigateur. Notez que l’effacement de ces données peut nécessiter une nouvelle connexion et peut entraîner la perte d’enregistrements vocaux non sauvegardés.

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre pour refléter des changements dans nos pratiques ou pour des raisons juridiques, opérationnelles ou réglementaires. Nous vous aviserons de tout changement important en :

• Publiant la politique mise à jour sur notre site Web avec une nouvelle date de « Dernière mise à jour »
• Envoyant une notification par courriel à l’adresse associée à votre compte (pour les changements importants)

Lorsqu’une modification exige un nouveau consentement selon la loi applicable, nous le demanderons avant le traitement concerné; la poursuite de l’utilisation ne le remplace pas.

Notre Service peut s’intégrer à d’autres services ou y renvoyer. La présente Politique de confidentialité ne s’applique qu’à notre Service. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité des autres services. Nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de tout service tiers que vous utilisez.

Les documents et formulaires générés via notre Service peuvent être stockés sur nos serveurs. Nous conservons les documents générés conformément à notre politique de conservation des données décrite à la section 8. Vous pouvez demander la suppression de documents particuliers ou de tous les documents associés à votre compte en tout temps en communiquant avec nous à support@hivi-x.ca.

16.1Partage de documents

Lorsque vous partagez des documents via des liens basés sur des jetons sécurisés :

• Certaines fonctions de partage donnent accès au détenteur du lien. Les liens invités et de signature exigent aussi un code de vérification envoyé par courriel avant l’accès protégé; une session déjà vérifiée peut être réutilisée jusqu’à son expiration.
• Les jetons sécurisés sont générés cryptographiquement et difficiles à deviner
• Vous pouvez révoquer l’accès en supprimant le document partagé ou en modifiant les paramètres de partage
• Nous recommandons de ne partager les documents qu’avec des parties de confiance

16.2Soumissions de formulaires

Lorsque vous créez et partagez des formulaires via des liens avec jetons sécurisés :

• Les soumissions de formulaires sont associées à votre compte
• Les données de formulaires soumises sont stockées sur nos serveurs
• Vous pouvez accéder aux soumissions de formulaires et les gérer via votre compte
• Les données de formulaires sont conservées conformément à notre politique de conservation des données

Lisez la présente Politique de confidentialité avec nos Conditions d’utilisation. Les Conditions régissent l’utilisation du Service; la présente politique explique nos pratiques relatives aux renseignements personnels.

Les serveurs de notre service principal, y compris notre serveur de messagerie, sont situés au Canada. Si vous accédez au Service depuis l’extérieur du Canada, les renseignements que vous transmettez à notre service y sont reçus et stockés. Les intégrations facultatives et la livraison des courriels peuvent donner lieu à un traitement hors du Canada, comme décrit à la section 6.

La section 6 explique où les documents invités et les dossiers clients sont reçus et stockés, les vérifications des domaines personnalisés et les limites de toute affirmation sur le transit Internet ou la livraison des courriels. Les intégrations facultatives de compte avec Stripe et Google peuvent impliquer des données hors du Canada. Des données ne sont transmises à Zapier, aux États-Unis, que si vous ou une entreprise avec qui vous faites affaire connectez Zapier; la destination webhook d’une entreprise peut aussi se trouver hors du Canada. Une entreprise qui active la synchronisation Google Calendar peut aussi partager avec Google des détails d’événements concernant ses clients.

19.1Collecte d’enregistrements vocaux

Lorsque vous utilisez la fonction d’enregistrement vocal :

• Nous demandons l’accès au microphone de votre appareil
• L’audio est enregistré au format WebM avec le codec Opus
• Les enregistrements sont temporairement stockés localement dans l’IndexedDB de votre navigateur avant le téléversement
• Vous pouvez mettre en pause, reprendre et arrêter les enregistrements en tout temps
• Les enregistrements ont une durée maximale (généralement 1 heure)

19.2Traitement des enregistrements vocaux

Après le téléversement, les enregistrements vocaux sont :

• Transcrits au moyen de notre propre IA exécutée sur nos propres serveurs
• Associés à des listes de contrôle ou à d’autres dossiers dans le Service
• Traités pour extraire les renseignements pertinents au moyen de notre propre infrastructure d’IA

Important : Toute la transcription et le traitement s’effectuent sur nos propres serveurs. Nous n’envoyons jamais vos enregistrements vocaux ni aucune donnée personnelle à des services d’IA tiers (tels qu’OpenAI, Google, Anthropic ou tout autre fournisseur d’IA externe).

19.3Stockage et suppression des enregistrements vocaux

• Stockage local : Les enregistrements dans IndexedDB sont automatiquement effacés à la déconnexion ou peuvent être supprimés manuellement
• Stockage serveur : Les enregistrements téléversés sont stockés sur nos serveurs et peuvent être supprimés via l’interface du Service ou lors de la suppression du compte
• Données de transcription : Le texte transcrit est stocké avec les dossiers associés et supprimé conformément à notre politique de conservation des données

19.4Accès au microphone

Le Service nécessite l’accès au microphone pour enregistrer l’audio. Vous pouvez :

• Accorder ou refuser l’accès au microphone lorsque votre navigateur vous le demande
• Révoquer l’accès au microphone via les paramètres de votre navigateur
• Utiliser le Service sans les fonctions d’enregistrement vocal si vous préférez ne pas accorder l’accès au microphone

20.1Notre infrastructure d’IA

Nous utilisons notre propre IA exécutée entièrement sur nos propres serveurs. Nous n’envoyons jamais vos renseignements personnels, documents, enregistrements vocaux ou toute autre donnée à des services d’IA tiers.

Tout le traitement par IA, y compris :

• La numérisation de documents et l’extraction de renseignements
• La transcription vocale
• L’analyse et le traitement de texte
• Le remplissage de formulaires et la génération de documents

S’effectue entièrement sur nos propres serveurs sécurisés. Les données soumises au traitement par IA ne sont pas envoyées à des fournisseurs d’IA externes tels qu’OpenAI, Google, Anthropic ou tout autre service d’IA tiers. Les autres intégrations facultatives et la livraison des courriels sont décrites à la section 6.

20.2Authentification Google OAuth

Nous offrons Google OAuth comme méthode d’authentification facultative. Lorsque vous choisissez de vous connecter avec Google :

• Collecte de données : Google nous fournit l’adresse courriel de votre compte Google et les renseignements de profil de base (nom, photo de profil) que vous avez autorisé Google à partager
• Rôles : Google gère son service d’authentification. Nous utilisons les renseignements de compte reçus pour authentifier et administrer votre compte Hivi-x et sommes responsables de cette utilisation selon la loi applicable.
• Politique de confidentialité de Google : Votre utilisation de Google OAuth est également régie par la Politique de confidentialité de Google (https://policies.google.com/privacy) et les Conditions d’utilisation des API Google
• Stockage des données : Nous ne stockons que l’identifiant de compte Google (Google ID) et l’adresse courriel associés à votre compte aux fins d’authentification
• Révocation : Vous pouvez révoquer notre accès à votre compte Google en tout temps via les paramètres de votre compte Google
• Service facultatif : Google OAuth est facultatif. Vous pouvez créer et utiliser un compte avec courriel et mot de passe sans utiliser l’authentification Google

En utilisant Google OAuth, vous reconnaissez et acceptez que :

• La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements par Google sont régies par la Politique de confidentialité de Google
• Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité ou du traitement des données de Google
• Vous avez lu et acceptez les Conditions d’utilisation et la Politique de confidentialité de Google

20.3Intégration Google Calendar

Si vous choisissez de connecter Google Calendar :

• Portée demandée : Nous demandons la portée d’API Google Calendar nécessaire pour lire et écrire des événements de calendrier aux fins de synchronisation (https://www.googleapis.com/auth/calendar)
• Synchronisation bidirectionnelle : Hivi-x peut importer des événements de Google Calendar vers Hivi-x et peut créer/mettre à jour des événements liés dans Google Calendar à partir des événements que vous créez dans Hivi-x
• Fréquence de synchronisation : La synchronisation peut s’exécuter périodiquement (par exemple, environ toutes les 15 minutes) et peut aussi être déclenchée manuellement
• Contrôles utilisateur : Vous pouvez déconnecter Google Calendar du Service en tout temps
• Politiques Google : L’utilisation des données utilisateur Google est assujettie à la Google API Services User Data Policy et aux Conditions de Google

20.4Traitement des paiements (Stripe)

Si vous utilisez des fonctions payantes, le traitement des paiements est assuré par Stripe, Inc. (« Stripe »), un processeur de paiement tiers :

• Renseignements sur la carte de paiement : Nous ne stockons, ne traitons ni n’avons accès à vos numéros de carte de paiement, codes CVV ou détails complets de carte. Tous les renseignements de carte sont recueillis, traités et stockés directement par Stripe
• Rôle de Stripe : Stripe agit à la fois comme responsable du traitement (pour les données d’abonnement et de licence) et comme sous-traitant (pour les données de transaction pour notre compte)
• Politique de confidentialité de Stripe : La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements de paiement par Stripe sont régies par la Politique de confidentialité de Stripe (https://stripe.com/privacy) et les Conditions d’utilisation de Stripe
• Données partagées avec Stripe : Nous ne partageons avec Stripe que les renseignements nécessaires pour traiter les paiements, notamment : adresse courriel de facturation, détails du plan d’abonnement et montants des transactions
• Conformité PCI : Stripe est certifié PCI-DSS de niveau 1, le plus haut niveau de certification de sécurité de l’industrie des cartes de paiement
• Règlement des différends : Tout litige concernant le traitement des paiements, les remboursements ou la facturation est assujetti aux conditions et procédures de règlement des différends de Stripe

En utilisant des fonctions payantes, vous reconnaissez et acceptez que :

• La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements de paiement par Stripe sont régies par la Politique de confidentialité et les Conditions d’utilisation de Stripe
• Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de Stripe, du traitement des données ou des erreurs de traitement des paiements
• Vous avez lu et acceptez les Conditions d’utilisation et la Politique de confidentialité de Stripe
• Nous ne sommes pas responsables des problèmes, erreurs ou litiges découlant des services de traitement des paiements de Stripe
• Vous êtes seul responsable de fournir des renseignements de paiement exacts à Stripe

20.5Livraison de courriel (notre propre serveur de messagerie, au Québec)

Nous exploitons notre propre serveur de messagerie. Depuis septembre 2026, nous n’utilisons plus Google, Gmail, Google Workspace ni aucun fournisseur tiers de courriel ou de marketing pour livrer le courriel.

• Où il fonctionne : Beauharnois, Québec, Canada, sur une machine que nous louons auprès d’OVHcloud et

que nous administrons nous-mêmes. OVHcloud fournit le matériel et le réseau; le logiciel de messagerie, sa configuration et son contenu sont entièrement les nôtres.

• Ce que cela signifie pour vous : les notifications, invitations de listes de contrôle, liens sécurisés et codes

de vérification partent de notre serveur vers le fournisseur de messagerie du destinataire. Les réseaux de livraison et le fournisseur du destinataire peuvent les traiter après leur sortie de notre serveur.

• Pièces jointes : lorsque vous nous demandez d’envoyer un document par courriel — un PDF rempli envoyé à

vous-même, ou une copie signée livrée à ses signataires — ce fichier est envoyé par notre propre serveur. Il rejoint le fournisseur de messagerie du destinataire après sa sortie de notre serveur.

• Authentification : notre courriel est signé avec DKIM et publié avec SPF et DMARC pour

my-id.ca et hivi-x.ca, afin que les destinataires puissent vérifier qu’il provient vraiment de nous.

• La livraison demeure du courriel : une fois qu’un message quitte notre serveur, il est remis au propre

fournisseur de messagerie du destinataire (par exemple Gmail ou Outlook, s’il y reçoit son courriel), ce qui échappe à notre contrôle — comme pour tout courriel que quiconque envoie. Pour tout ce qui est sensible, nous préférons des liens sécurisés vers le Service plutôt que des pièces jointes par courriel.

• Messages personnalisés : une entreprise peut fournir son nom d’affichage, son logo et son adresse de soutien pour les réponses. L’adresse réelle d’envoi demeure sur notre domaine de plateforme approuvé; nous n’envoyons pas depuis le domaine personnalisé de l’entreprise dans cette version.

20.6Autres services tiers

Nous pouvons utiliser d’autres services tiers pour fournir des fonctionnalités telles que :

• Services d’infrastructure et d’hébergement
• Services d’analytique (le cas échéant, et uniquement avec des données anonymisées)

Important :

• Nous n’utilisons pas de services d’IA tiers. Tout le traitement par IA est effectué sur nos propres serveurs
• Tous les fournisseurs de services tiers sont tenus de maintenir des mesures de sécurité appropriées et sont assujettis à des ententes de confidentialité
• Les fournisseurs ont leurs propres pratiques; leur utilisation ne supprime pas nos obligations applicables de confidentialité et de sécurité
• Votre utilisation des services tiers est assujettie à leurs conditions d’utilisation et politiques de confidentialité respectives

L’extension Chrome « my-id.ca Autofill » est un compagnon facultatif du Service qui aide les utilisateurs connectés à remplir des formulaires Web avec les données de profil enregistrées et à capturer des profils LinkedIn ou des offres d’emploi dans leur compte my-id.ca. La présente section décrit ce que fait l’extension et quelles données elle envoie.

20A.1Activation et contrôle par site

• L’extension ne transmet pas de données à my-id.ca tant que l’utilisateur ne s’est pas connecté — via la fenêtre contextuelle de l’extension (courriel/mot de passe et TOTP facultatif) ou le flux de transfert du site my-id.ca (« Se connecter avec my-id.ca »).
• Le remplissage automatique est désactivé par défaut pour chaque site Web. L’utilisateur doit explicitement activer « Autofill » pour un site donné dans la fenêtre contextuelle de l’extension avant que les métadonnées de champs ne soient envoyées pour des suggestions sur ce site.
• L’extension ne s’exécute pas sur les pages internes du navigateur (chrome://, edge://, chrome-extension://, moz-extension://).

20A.2Données envoyées à my-id.ca lorsque le remplissage automatique est activé

Lorsque le remplissage automatique est activé pour un site et que l’utilisateur met le focus sur un champ de type texte, l’extension envoie au backend my-id.ca :

• Métadonnées de champ : les attributs name, id, placeholder, aria-label de l’entrée, l’attribut standard autocomplete lorsque le site en définit un utile, et l’étiquette visible analysée (le cas échéant). Ce sont des attributs HTML que le site Web lui-même utilise pour identifier le champ.
• Origine du cadre : l’origine du document qui contient le champ focalisé (p. ex. https://example.com).
• URL de la page : l’URL complète de la page où le champ est focalisé. Elle sert à associer les noms de champs non reconnus au site Web où ils ont été vus afin que les administrateurs puissent plus tard ajouter une correspondance. L’URL de la page et les métadonnées de champ sont stockées ensemble dans notre liste administrative des « champs de remplissage automatique non reconnus ».
• Jeton d’authentification Bearer : identifie le compte de l’utilisateur afin que my-id.ca puisse renvoyer des suggestions à partir du profil enregistré de cet utilisateur.

Pour les suggestions de remplissage automatique ordinaires, l’extension ne transmet pas le texte de la page, les valeurs saisies dans les champs, les cookies ni l’historique de navigation. Les autres fonctions décrites ci-dessous, toutes déclenchées par l’utilisateur, peuvent lire et transmettre du contenu de page, des fichiers ou des valeurs de formulaire même lorsque le remplissage automatique par site est désactivé.

20A.3Suggestions de remplissage automatique par IA

Si l’utilisateur clique sur le bouton Suggestions IA dans le menu déroulant de remplissage automatique, les métadonnées de champ et l’URL de la page décrites en 20A.2 sont transmises à l’IA de my-id.ca pour générer une valeur suggérée à partir du profil enregistré de l’utilisateur. Le traitement par IA est effectué sur les serveurs de my-id.ca; nous n’envoyons pas ces données à des fournisseurs d’IA tiers.

20A.3aPanneau latéral : recherche de profil et clavardage IA

Lorsque l’utilisateur ouvre le panneau latéral (ou la recherche de profil de la fenêtre contextuelle) et utilise Rechercher, l’extension charge le propre dossier de personne de l’utilisateur depuis my-id.ca pour la recherche et la copie locales — la recherche s’exécute sur l’appareil; seul le téléchargement initial du profil est transmis. Lorsque l’utilisateur soumet un message dans Clavardage IA (y compris une question envoyée via la zone « Demander à l’IA » du menu déroulant de remplissage automatique, qui ouvre le panneau et envoie le message), l’invite est transmise au backend my-id.ca. Si l’utilisateur demande le remplissage de formulaire, l’extension analyse le formulaire de la page active et envoie, pour chaque champ qu’elle prévoit remplir, les métadonnées de champ décrites en 20A.2 ainsi que le type d’entrée, les indices de format (pattern, maxLength) et les libellés des options des listes déroulantes et des groupes de boutons radio. Pour les champs qu’une première passe n’arrive pas à associer, une seconde passe envoie aussi une petite quantité de texte voisin de la page comme contexte : le titre de section englobant, les étiquettes des champs voisins, un court extrait du texte entourant le champ et le titre de la page. Les valeurs déjà présentes dans les champs de la page ne sont pas envoyées — ces champs sont considérés comme déjà remplis et ignorés.

20A.4Importation de profil LinkedIn

Lorsque l’utilisateur est sur une page de profil LinkedIn (linkedin.com/in/...) et clique explicitement sur Importer le profil LinkedIn dans la fenêtre contextuelle de l’extension, l’extension analyse le profil visible sur la page et envoie ce qui suit au compte my-id.ca de l’utilisateur : nom complet, titre, lieu, URL de la photo, URL du profil, texte À propos, entrées d’expérience professionnelle, entrées de formation, compétences et toute information de contact visible sur la page. Cette action ne s’exécute que sur clic de l’utilisateur et uniquement sur l’onglet de profil LinkedIn actif.

20A.5Capture d’offre d’emploi

Lorsque la fonction de suivi des candidatures est activée sur le compte de l’utilisateur et que l’utilisateur clique explicitement sur Ajouter à la recherche d’emploi dans la fenêtre contextuelle, l’extension analyse l’offre d’emploi de l’onglet actif (à l’aide des données structurées de la page et du texte visible) et envoie l’entreprise, le poste, le lieu, le salaire, le nom et les contacts RH, les notes et le lien de l’offre à la dernière recherche d’emploi de l’utilisateur dans my-id.ca. Cette action ne s’exécute que sur clic de l’utilisateur.

20A.5aCapture de client pour les comptes affaires

Pour les comptes affaires, l’utilisateur peut démarrer une session d’enregistrement sur un formulaire de l’onglet actif. L’extension lit les champs de type texte déjà remplis au moment où l’enregistrement commence, puis les champs que l’utilisateur remplit pendant l’enregistrement, y compris les champs situés dans des cadres intégrés. Elle envoie le nom ou l’étiquette de chaque champ et sa valeur au compte my-id.ca de l’utilisateur afin de créer un brouillon de client à réviser. L’enregistrement se termine lorsque l’utilisateur l’arrête; un indicateur sur la page signale qu’il est actif. L’enregistreur n’exclut pas les champs de mot de passe, de paiement, de santé ni les autres champs sensibles. Il marque certaines valeurs d’apparence sensible pour l’affichage, mais ces valeurs sont tout de même captées et envoyées. L’utilisateur ne devrait démarrer un enregistrement que sur les formulaires dont il a l’intention d’importer le contenu.

20A.5bAssistance PDF

Si l’utilisateur demande au clavardage IA de remplir un PDF affiché dans l’onglet actif, l’extension peut télécharger ce PDF et stocker ses octets, son nom de fichier et son URL source dans le stockage local de l’extension, en vue d’un transfert à usage unique vers la page Remplir un PDF de my-id.ca. L’utilisateur doit cliquer sur le bouton Remplir un PDF pour ouvrir cette page. Le transfert est limité à environ 6 Mo et peut être récupéré pendant 10 minutes au plus. La charge utile stockée est supprimée lorsque la page la lit ou vérifie plus tard un transfert expiré; si aucune de ces actions n’a lieu, elle peut rester sur l’appareil jusqu’à son remplacement ou à l’effacement du stockage de l’extension. L’utilisateur peut aussi joindre un PDF directement dans le clavardage IA, accompagné d’un fichier de données facultatif pour un compte affaires, et l’envoyer à my-id.ca pour traitement. Les pièces jointes sources sont traitées en mémoire sur le serveur; le document rempli peut être enregistré dans le compte de l’utilisateur, le cas échéant. Ces fichiers peuvent contenir des renseignements sensibles choisis par l’utilisateur.

20A.6Stockage local dans le navigateur

L’extension stocke ce qui suit dans le stockage local de l’extension du navigateur (chrome.storage.local) sur l’appareil de l’utilisateur :

• Le jeton d’authentification Bearer my-id.ca et le jeton de rafraîchissement (effacés à la déconnexion et à l’expiration de la session).
• Une carte par origine des sites pour lesquels l’utilisateur a activé le remplissage automatique.
• Une carte par origine du thème clair/sombre choisi par l’utilisateur pour le menu déroulant de remplissage automatique.
• Une charge utile de transfert PDF à usage unique lorsqu’elle est demandée, incluant les octets du PDF et l’URL source, jusqu’à ce qu’elle soit lue, qu’un transfert expiré soit vérifié, qu’elle soit remplacée ou que le stockage de l’extension soit effacé.

chrome.storage.session (même permission) contient l’état des onglets du panneau latéral, l’historique de clavardage IA en session (y compris les messages saisis par l’utilisateur) et les valeurs des champs captés pendant qu’une session d’enregistrement de client est active. L’état de capture revient à « inactif » à la fin de cette session; le reste du stockage de session est effacé à la fin de la session du navigateur.

Ce stockage d’extension est local au profil du navigateur. Le transfert PDF, le clavardage, les importations et la capture de client décrits ci-dessus — tous déclenchés par l’utilisateur — peuvent envoyer à my-id.ca le contenu sélectionné.

20A.7Permissions utilisées par l’extension

20A.8Utilisation limitée des données utilisateur (Chrome Web Store)

L’utilisation par Hivi-x des renseignements reçus via l’extension Chrome my-id.ca Autofill et via toute API Google respecte la Chrome Web Store User Data Policy, y compris les exigences d’Utilisation limitée (Limited Use). Plus précisément :

• Nous utilisons les données décrites dans la présente section 20A uniquement pour fournir les fonctions destinées à l’utilisateur de l’extension (renvoyer des suggestions de remplissage automatique, recherche de profil dans le panneau latéral, clavardage IA et remplissage de formulaire assisté par IA, importation du profil LinkedIn de l’utilisateur dans son compte my-id.ca, capture d’une offre d’emploi dans sa recherche d’emploi my-id.ca, remplissage d’un PDF transféré ou joint par l’utilisateur, création d’un brouillon de client à partir d’une session d’enregistrement démarrée par l’utilisateur sur un compte affaires, et fonctionnement du widget facultatif de recherche de profil dans la page).
• Nous ne transférons pas ces données à des tiers, sauf dans la mesure nécessaire pour fournir ou améliorer le Service, nous conformer à la loi applicable, ou dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition ou d’une vente d’actifs, dans chaque cas avec un avis approprié aux utilisateurs.
• Nous n’utilisons pas ces données pour diffuser de la publicité, y compris de la publicité personnalisée ou de reciblage.
• Nous ne permettons pas à des humains de lire ces données, sauf (a) avec le consentement explicite de l’utilisateur pour des cas particuliers, (b) lorsque cela est nécessaire pour des enquêtes de sécurité ou pour se conformer à la loi applicable, ou (c) lorsque les données ont été agrégées et anonymisées pour nos propres opérations internes.

20A.9Comment révoquer l’accès

L’utilisateur peut empêcher l’extension d’envoyer toute autre donnée de l’une des façons suivantes :

• En désactivant le remplissage automatique pour un site dans la fenêtre contextuelle (cela arrête les suggestions de remplissage automatique pour ce site; les actions déclenchées par l’utilisateur décrites en 20A.3a à 20A.5b sont lancées séparément et s’arrêtent par les moyens ci-dessous).
• En arrêtant une session d’enregistrement de client en cours (le bouton Arrêter de l’indicateur sur la page, ou la fenêtre contextuelle), ce qui met fin à toute capture de champs.
• En se déconnectant de l’extension (fenêtre contextuelle → « Se déconnecter »), ce qui efface les jetons enregistrés de sorte qu’aucun autre appel à l’API ne soit possible.
• En retirant l’extension de Chrome (chrome://extensions/).
• En demandant la suppression de son compte my-id.ca en communiquant avec support@hivi-x.ca.

Vous avez le droit de demander une copie de vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Pour demander vos données, veuillez communiquer avec nous à support@hivi-x.ca. Nous fournirons vos données dans un délai de 30 jours suivant votre demande.

Si vous avez des questions, préoccupations ou demandes concernant la présente Politique de confidentialité ou nos pratiques de confidentialité, veuillez communiquer avec nous :

Responsable de la protection de la vie privée
Hivi (Hivi-x)
Canada
Courriel : support@hivi-x.ca Téléphone : S. O.

Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours.

Si vous utilisez le Service en tant qu’utilisateur professionnel (p. ex. comme courtier immobilier, avocat, professionnel de la santé ou autre professionnel) pour recueillir des données personnelles, y compris des pièces d’identité ou des renseignements sur la santé, auprès de vos clients ou utilisateurs finaux :

• Vous êtes le responsable du traitement de ces données. Vous déterminez les finalités et les moyens du traitement. Vous êtes responsable d’avoir une base légale, de fournir un avis de confidentialité à vos clients et de vous conformer aux lois applicables (y compris la LPRPDE / PIPEDA, la LPRPS / PHIPA, la HIPAA et le RGPD, le cas échéant).
• Nous agissons comme sous-traitant à l’égard de ces données. Nous ne les traitons que sur vos instructions, telles que prévues dans notre Entente sur le traitement des données (ETD) et nos Conditions professionnelles. Nous n’utilisons pas les données de vos clients à nos propres fins au-delà de la prestation du Service à votre intention.
• Un domaine de portail personnalisé, le logo de l’entreprise et le lien vers sa politique de confidentialité ne changent pas ces rôles. Vous contrôlez le contenu de la politique liée et devez fournir un avis approprié à vos clients.
• Nos Conditions professionnelles et notre ETD définissent vos obligations en tant que responsable du traitement et nos obligations en tant que sous-traitant. Si vous recueillez des renseignements sur la santé (PHI), vous pourriez devoir conclure avec nous une Business Associate Agreement (BAA) distincte ou des conditions conformes à la LPRPS; communiquez avec support@hivi-x.ca.

Si vous êtes un client ou une cliente d’une entreprise qui utilise Hivi-x pour recueillir des documents ou des renseignements auprès de vous (par exemple, vous avez reçu une demande de formulaire ou de document de votre courtier, avocat ou médecin) :

• Cette entreprise est le responsable du traitement des renseignements que vous lui fournissez via le Service. Elle est responsable de vous expliquer pourquoi elle les recueille et comment vous pouvez exercer vos droits. Veuillez communiquer directement avec cette entreprise pour toute question concernant son utilisation de vos données.
• Nous (Hivi (Hivi-x)) agissons comme sous-traitant : nous stockons et traitons vos données pour le compte de cette entreprise afin qu’elle puisse vous fournir ses services. Nous n’utilisons pas vos données à nos propres fins au-delà de l’exploitation de la plateforme.
• Le portail peut afficher l’adresse et l’identité visuelle de l’entreprise. Nous continuons d’exploiter la plateforme. La politique de confidentialité liée par l’entreprise explique ses propres pratiques de collecte et de conservation; notre avis explique le traitement effectué par la plateforme.
• Pour plus de détails, consultez notre court avis À l’intention des clients des entreprises utilisant Hivi-x. Pour les détails techniques et de sécurité sur la façon dont nous traitons les données, consultez le reste de la présente Politique de confidentialité. Pour joindre notre responsable de la protection de la vie privée : support@hivi-x.ca.

Date d’entrée en vigueur : 2026-11-02 Dernière mise à jour : 2026-11-02