À l’intention des clients des entreprises utilisant Hivi-x

Dernière mise à jour : 2026-11-02

Si vous êtes un client ou une cliente d’une entreprise (par exemple un courtier immobilier, un avocat, un professionnel de la santé ou un conseiller financier) qui utilise Hivi-x pour recueillir auprès de vous des documents, des formulaires ou des renseignements, le présent avis s’adresse à vous.

Qui recueille vos données ?

L’entreprise avec laquelle vous faites affaire (p. ex. votre courtier, votre avocat ou votre médecin) est le responsable du traitement. C’est elle qui décide quels renseignements recueillir auprès de vous et pourquoi. Elle est responsable de vous fournir son propre avis de confidentialité et de se conformer aux lois applicables en matière de protection de la vie privée (notamment la LPRPDE, la LPRPS ou le RGPD).
Hivi (Hivi-x) exploite la plateforme Hivi-x. Nous agissons comme sous-traitant : nous stockons et traitons les renseignements que vous fournissez pour le compte de l’entreprise qui les a demandés. Nous n’utilisons pas vos données à nos propres fins au-delà de la prestation du Service à cette entreprise.

Le lien peut utiliser l’adresse Web, le nom, le logo et les couleurs de l’entreprise. Cette personnalisation ne change ni l’exploitant du portail sécurisé ni l’entreprise qui demande vos renseignements. Les courriels de la plateforme peuvent afficher le nom de l’entreprise, mais sont envoyés depuis notre domaine de messagerie approuvé; les réponses peuvent être adressées à l’équipe de soutien de l’entreprise.

Qu’est-ce que cela signifie pour vous ?

Lorsque vous soumettez un formulaire, téléversez un document ou fournissez des renseignements via Hivi-x à la demande d’une entreprise, ces renseignements sont recueillis par cette entreprise et sous son contrôle. Nous les traitons et les stockons sur nos systèmes afin que l’entreprise puisse les utiliser conformément à ses propres politiques et obligations légales.
Pour toute question sur pourquoi l’entreprise recueille vos données, combien de temps elle les conserve ou comment exercer vos droits (p. ex. accès, correction, suppression), vous devez communiquer directement avec cette entreprise. C’est elle qui est responsable de répondre à vos demandes.
Pour toute question sur la façon dont nous (Hivi-x) traitons et protégeons techniquement vos données — sécurité, lieu de stockage et notre rôle de sous-traitant —, vous pouvez consulter notre Politique de confidentialité, en particulier les sections qui décrivent notre rôle lorsque nous traitons des données pour le compte d’utilisateurs professionnels. Vous pouvez aussi communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée à support@hivi-x.ca.

Où vos renseignements sont conservés

Adresse de la plateforme ou domaine de l’entreprise. Nos adresses habituelles, my-id.ca et hivi-x.ca, utilisent .ca, le domaine national du Canada, et donnent accès à notre service hébergé au Canada. Une entreprise peut choisir son propre domaine avec une autre extension et utiliser un registraire ou un fournisseur DNS hors du Canada. Nous n’exigeons pas que son domaine personnalisé ou ses fournisseurs de services de domaine soient canadiens. Le nom de domaine ne détermine pas à lui seul où les documents sont stockés : un domaine connecté à notre portail doit toujours mener à notre serveur canadien approuvé. Son utilisation ne déplace pas le stockage des documents du portail hors du Canada. Les services de domaine/DNS et le transit Internet peuvent impliquer d’autres pays avec l’une ou l’autre adresse, comme expliqué ci-dessous.

Au Canada. Les documents téléversés par le portail invité sécurisé sont reçus et stockés sur notre serveur au Canada; les copies de sauvegarde chiffrées sont conservées au Canada. Nous n’envoyons pas ces documents à des services d’IA tiers. L’adresse personnalisée d’une entreprise est vérifiée pour confirmer qu’elle mène à notre portail canadien approuvé avant son activation. Nous ne pouvons pas garantir que le trafic Internet chiffré ne franchit jamais une frontière nationale.
Vérifications automatiques des documents. Lorsque vous téléversez un fichier, nos serveurs peuvent le vérifier automatiquement — par exemple, si une photo est floue ou coupée, ou si un document semble expiré — et vous afficher un avertissement. La vérification s’effectue avec une IA que nous exploitons nous-mêmes, jamais avec un service d’IA tiers. Un avertissement ne refuse jamais votre téléversement; l’entreprise voit le même avertissement et décide de ce dont elle a besoin.
Lecture de renseignements pour l’entreprise. Si l’entreprise le demande, nos serveurs peuvent lire des renseignements dans un talon de paie, un feuillet T4, un avis de cotisation, un relevé bancaire ou un passeport que vous avez téléversé — par exemple des montants de revenu, des dates ou les renseignements du passeport — et les placer dans des champs que l’entreprise vérifie et confirme elle-même. Cette lecture s’effectue avec la même IA que nous exploitons nous-mêmes, jamais avec un service d’IA tiers. Nous ne lisons jamais votre numéro d’assurance sociale, et il ne s’agit pas d’une vérification d’identité. Les valeurs sont conservées avec votre fichier et supprimées avec lui.
Notre courriel est le nôtre. Lorsque la plateforme vous envoie un courriel — un lien sécurisé, un code de vérification ou un document tel qu’une copie signée —, ce message part d’un serveur de messagerie que nous exploitons à Beauharnois, Québec, Canada. Nous n’utilisons ni Gmail, ni Google Workspace, ni fournisseur externe de marketing pour l’envoyer. Une fois le message sorti de notre serveur, votre fournisseur de messagerie et les réseaux de livraison le traitent; leur emplacement et leurs pratiques échappent à notre contrôle.
Ce que nous ne partageons jamais. Vos documents et dossiers ne sont jamais transmis à des annonceurs, à des entreprises d’analytique ou à des fournisseurs d’IA. Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements.

Si l’entreprise relie ses propres systèmes (par exemple son CRM, ou un service d’automatisation comme Zapier ou Make), elle peut demander à la plateforme d’y envoyer des renseignements sur votre dossier, comme vos nom et coordonnées, le nom des fichiers que vous avez téléversés, des valeurs qu’elle a confirmées dans vos documents ou le fait qu’un document a été signé. Par un service d’automatisation, elle peut aussi ajouter ou modifier votre dossier client et vous envoyer une demande de documents. Les fichiers eux-mêmes, vos numéros d’identité et vos numéros de compte bancaire ou de carte ne sont pas envoyés de cette façon. L’entreprise choisit ces systèmes et en est responsable. Vos renseignements ne quittent le Canada de cette façon que si l’entreprise connecte un tel système situé hors du Canada; Zapier, par exemple, traite les données aux États-Unis.

Si l’entreprise travaille en équipe, les membres de son personnel qui ont accès à votre dossier peuvent le consulter et y agir, et les messages peuvent nommer le membre qui les a envoyés.

Si l’entreprise utilise les fonctions de calendrier de Hivi-x, vos données peuvent aussi servir à créer et gérer des événements et des rappels de calendrier et, si l’entreprise l’active, être synchronisées avec Google Calendar. La synchronisation du calendrier est facultative et contrôlée par cette entreprise.

L’entreprise peut aussi ajouter un lien vers sa propre politique de confidentialité dans le portail. Consultez cet avis pour connaître ses finalités et ses pratiques de conservation. Notre Politique de confidentialité explique comment nous exploitons la plateforme.

Accès et changement d’adresse

Le portail invité utilise un code envoyé par courriel; vous n’avez pas à créer de compte. Après vérification, un cookie essentiel limité à cette adresse maintient la session pendant au plus 24 heures, sous réserve de l’expiration ou de la révocation du lien. Une nouvelle adresse ou une mise à jour de sécurité peut nécessiter une nouvelle vérification. Si l’entreprise retire son domaine, vous pouvez recevoir un lien de remplacement sur l’adresse de la plateforme. Confirmez les changements inattendus auprès de l’entreprise par un moyen connu. Le changement d’adresse ne supprime pas vos documents.

Les services DNS et de certificats HTTPS traitent des métadonnées techniques de domaine, parfois hors du Canada; les noms de certificats sont publics. Nous ne leur envoyons pas vos documents ou codes de vérification.

Vos droits

Selon le lieu où vous habitez, vous pouvez avoir le droit d’accéder à vos données personnelles, de les corriger ou de les supprimer, ou de vous opposer à certains traitements ou de les restreindre. L’entreprise qui a recueilli vos données est le premier interlocuteur pour exercer ces droits. Si vous l’avez déjà contactée et que vous avez encore des préoccupations quant à la façon dont la plateforme Hivi-x traite vos données, vous pouvez nous joindre à support@hivi-x.ca.

Date d’entrée en vigueur : 2026-11-02
Dernière mise à jour : 2026-11-02