Conditions professionnelles

Dernière mise à jour : 2026-09-06

1. Application

Les présentes Conditions professionnelles s’appliquent à vous si vous utilisez Hivi-x (le « Service ») en tant qu’utilisateur professionnel — par exemple comme courtier immobilier, avocat, professionnel de la santé, conseiller financier, ou toute autre profession ou organisation qui recueille des documents, formulaires ou renseignements personnels auprès de ses clients ou utilisateurs finaux via le Service.

Ces Conditions professionnelles s’ajoutent à nos Conditions d’utilisation générales et à notre Politique de confidentialité. En utilisant le Service à titre professionnel, vous acceptez les présentes Conditions professionnelles, les Conditions d’utilisation, la Politique de confidentialité et l’Entente sur le traitement des données (ETD), le cas échéant.

2. Votre rôle de responsable du traitement

2.1 Lorsque vous utilisez le Service pour recueillir des données personnelles (y compris des noms, des coordonnées, des pièces d’identité, des renseignements sur la santé ou d’autres renseignements personnels) auprès de vos clients ou utilisateurs finaux, vous êtes le responsable du traitement de ces données. Hivi (Hivi-x) traite ces données pour votre compte en tant que sous-traitant.

2.2 À titre de responsable du traitement, vous êtes responsable de :

Disposer d’une base légale pour recueillir et utiliser les données personnelles de vos clients ou utilisateurs finaux (p. ex. consentement, contrat, obligation légale, ou une autre base applicable en vertu de la LPRPDE, du RGPD ou d’une autre loi applicable).
Fournir un avis de confidentialité clair à vos clients ou utilisateurs finaux avant ou au moment de la collecte de leurs données personnelles via le Service. Votre avis doit expliquer quelles données vous recueillez, pourquoi, combien de temps vous les conservez et comment ils peuvent exercer leurs droits.
Vous conformer à toutes les lois applicables en matière de protection de la vie privée et des données, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) le cas échéant, le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) le cas échéant, et le Règlement général sur la protection des données (RGPD) le cas échéant.
Ne pas utiliser le Service pour recueillir des données personnelles d’une manière qui enfreint la loi applicable ou les droits des personnes concernées.

3. Pièces d’identité et données sensibles

3.1 Si vous recueillez des pièces d’identité délivrées par le gouvernement (p. ex. passeport, permis de conduire) ou des photos de pièces d’identité de vos clients via le Service, vous devez :

Indiquer clairement pourquoi vous recueillez ces renseignements et les utiliser uniquement à cette fin.
Ne recueillir que le minimum nécessaire.
Vous assurer d’avoir une base légale et, lorsque requis, le consentement explicite de la personne.
Appliquer des mesures de protection appropriées (le Service fournit des mesures techniques; vous demeurez responsable de vos propres politiques et pratiques de traitement).

3.2 Si vous recueillez des renseignements sur la santé ou des renseignements de santé protégés (PHI) :

Vous devez vous conformer à la LPRPS (Ontario), à la HIPAA (États-Unis) ou aux autres lois applicables sur la protection des renseignements de santé.
Si vous êtes une entité assujettie à la HIPAA (É.-U.) ou un dépositaire de renseignements sur la santé au sens de la LPRPS (Ontario), vous pourriez devoir conclure une Business Associate Agreement (BAA) distincte ou des conditions conformes à la LPRPS avec Hivi (Hivi-x) avant d’utiliser le Service pour des PHI. Communiquez avec nous à support@my-id.ca pour demander de telles conditions.

4. Entente sur le traitement des données (ETD)

4.1 Notre Entente sur le traitement des données (ETD) décrit la façon dont nous traitons les données personnelles pour votre compte en tant que sous-traitant. En utilisant le Service à titre professionnel pour recueillir des données auprès de vos clients ou utilisateurs finaux, vous acceptez l’ETD. Vous devez vous assurer que votre utilisation du Service et vos instructions à notre égard sont conformes à l’ETD et à la loi applicable.

4A. Fonctions de calendrier et synchronisation Google Calendar

4A.1 Si vous utilisez les fonctions de calendrier du Service, vous êtes responsable (en tant que responsable du traitement) de vous assurer que vous disposez d’une base légale pour traiter les données d’événements de calendrier (y compris les rappels et les détails de récurrence) concernant vos clients ou utilisateurs finaux.

4A.2 Si vous activez la synchronisation Google Calendar, vous nous donnez instruction de traiter les données de calendrier afin de synchroniser les événements entre le Service et Google Calendar. Vous êtes responsable de divulguer cette synchronisation dans votre propre avis de confidentialité lorsque la loi applicable l’exige.

5. Avis à l’intention de vos clients et utilisateurs finaux

5.1 Nous vous recommandons d’orienter vos clients ou utilisateurs finaux vers notre court avis « À l’intention des clients des entreprises utilisant Hivi-x », qui explique que vous êtes le responsable du traitement et que nous traitons les données pour votre compte. Vous devriez également fournir votre propre avis ou politique de confidentialité décrivant vos pratiques particulières.

6. Limitation de responsabilité

6.1 Dans la mesure permise par la loi, Hivi (Hivi-x) ne pourra être tenu responsable des réclamations, pertes ou dommages découlant de votre manquement à vos obligations en tant que responsable du traitement (y compris la fourniture d’un avis, l’obtention du consentement ou le respect de la LPRPS, de la HIPAA ou d’autres lois). Vous acceptez d’indemniser et de dégager Hivi (Hivi-x) de toute responsabilité à l’égard de telles réclamations dans la mesure où elles découlent de votre conduite ou de vos instructions.

7. Modifications

7.1 Nous pouvons mettre à jour les présentes Conditions professionnelles de temps à autre. Nous vous aviserons des changements importants en publiant les conditions mises à jour et en actualisant la date de « Dernière mise à jour ». Votre utilisation continue du Service à titre professionnel après la date d’entrée en vigueur des modifications constitue l’acceptation des Conditions professionnelles mises à jour.

8. Contact

Pour toute question concernant les présentes Conditions professionnelles, l’ETD, ou pour demander une BAA ou des conditions conformes à la LPRPS, communiquez avec nous à support@my-id.ca.

Date d’entrée en vigueur : 2026-09-06
Dernière mise à jour : 2026-09-06