Conditions professionnelles

Dernière mise à jour : 2026-11-02

1. Application

Les présentes Conditions professionnelles s’appliquent à vous si vous utilisez Hivi-x (le « Service ») en tant qu’utilisateur professionnel — par exemple comme courtier immobilier, avocat, professionnel de la santé, conseiller financier, ou toute autre profession ou organisation qui recueille des documents, formulaires ou renseignements personnels auprès de ses clients ou utilisateurs finaux via le Service.

Ces Conditions professionnelles s’ajoutent à nos Conditions d’utilisation générales et à notre Politique de confidentialité. En utilisant le Service à titre professionnel, vous acceptez les présentes Conditions professionnelles, les Conditions d’utilisation, la Politique de confidentialité et l’Entente sur le traitement des données (ETD), le cas échéant.

2. Votre rôle de responsable du traitement

2.1 Lorsque vous utilisez le Service pour recueillir des données personnelles (y compris des noms, des coordonnées, des pièces d’identité, des renseignements sur la santé ou d’autres renseignements personnels) auprès de vos clients ou utilisateurs finaux, vous êtes le responsable du traitement de ces données. Hivi (Hivi-x) traite ces données pour votre compte en tant que sous-traitant.

2.2 À titre de responsable du traitement, vous êtes responsable de :

Disposer d’une base légale pour recueillir et utiliser les données personnelles de vos clients ou utilisateurs finaux (p. ex. consentement, contrat, obligation légale, ou une autre base applicable en vertu de la LPRPDE, du RGPD ou d’une autre loi applicable).
Fournir un avis de confidentialité clair à vos clients ou utilisateurs finaux avant ou au moment de la collecte de leurs données personnelles via le Service. Votre avis doit expliquer quelles données vous recueillez, pourquoi, combien de temps vous les conservez et comment ils peuvent exercer leurs droits.
Vous conformer à toutes les lois applicables en matière de protection de la vie privée et des données, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) le cas échéant, le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) le cas échéant, et le Règlement général sur la protection des données (RGPD) le cas échéant.
Ne pas utiliser le Service pour recueillir des données personnelles d’une manière qui enfreint la loi applicable ou les droits des personnes concernées.

3. Pièces d’identité et données sensibles

3.1 Si vous recueillez des pièces d’identité délivrées par le gouvernement (p. ex. passeport, permis de conduire) ou des photos de pièces d’identité de vos clients via le Service, vous devez :

Indiquer clairement pourquoi vous recueillez ces renseignements et les utiliser uniquement à cette fin.
Ne recueillir que le minimum nécessaire.
Vous assurer d’avoir une base légale et, lorsque requis, le consentement explicite de la personne.
Appliquer des mesures de protection appropriées (le Service fournit des mesures techniques; vous demeurez responsable de vos propres politiques et pratiques de traitement).

3.2 Si vous recueillez des renseignements sur la santé ou des renseignements de santé protégés (PHI) :

Vous devez vous conformer à la LPRPS (Ontario), à la HIPAA (États-Unis) ou aux autres lois applicables sur la protection des renseignements de santé.
Si vous êtes une entité assujettie à la HIPAA (É.-U.) ou un dépositaire de renseignements sur la santé au sens de la LPRPS (Ontario), vous pourriez devoir conclure une Business Associate Agreement (BAA) distincte ou des conditions conformes à la LPRPS avec Hivi (Hivi-x) avant d’utiliser le Service pour des PHI. Communiquez avec nous à support@hivi-x.ca pour demander de telles conditions.

4. Entente sur le traitement des données (ETD)

4.1 Notre Entente sur le traitement des données (ETD) décrit la façon dont nous traitons les données personnelles pour votre compte en tant que sous-traitant. En utilisant le Service à titre professionnel pour recueillir des données auprès de vos clients ou utilisateurs finaux, vous acceptez l’ETD. Vous devez vous assurer que votre utilisation du Service et vos instructions à notre égard sont conformes à l’ETD et à la loi applicable.

4A. Fonctions de calendrier et synchronisation Google Calendar

4A.1 Si vous utilisez les fonctions de calendrier du Service, vous êtes responsable (en tant que responsable du traitement) de vous assurer que vous disposez d’une base légale pour traiter les données d’événements de calendrier (y compris les rappels et les détails de récurrence) concernant vos clients ou utilisateurs finaux.

4A.2 Si vous activez la synchronisation Google Calendar, vous nous donnez instruction de traiter les données de calendrier afin de synchroniser les événements entre le Service et Google Calendar. Vous êtes responsable de divulguer cette synchronisation dans votre propre avis de confidentialité lorsque la loi applicable l’exige.

5. Avis à l’intention de vos clients et utilisateurs finaux

5.1 Nous vous recommandons d’orienter vos clients ou utilisateurs finaux vers notre court avis « À l’intention des clients des entreprises utilisant Hivi-x », qui explique que vous êtes le responsable du traitement et que nous traitons les données pour votre compte. Vous devriez également fournir votre propre avis ou politique de confidentialité décrivant vos pratiques particulières.

5A. Portails clients personnalisés et domaines personnalisés

5A.1 Si vous activez la personnalisation du portail client, vous nous autorisez à afficher le nom de votre entreprise, son logo, sa couleur, son adresse de soutien et le lien vers sa politique de confidentialité sur les pages clients et les courriels transactionnels connexes. Vous confirmez avoir le droit d’utiliser ces éléments et qu’ils n’usurpent pas l’identité d’une autre organisation.

5A.2 Si vous connectez un domaine personnalisé, vous devez contrôler le sous-domaine et maintenir les enregistrements DNS requis. Nous vérifions la propriété, l’acheminement et le fonctionnement HTTPS avant de l’utiliser pour les liens clients. Si ces vérifications échouent, nous pouvons cesser d’utiliser l’adresse personnalisée pour les nouveaux liens ou la rendre indisponible. Les nouvelles invitations utilisent alors l’adresse de la plateforme; les liens déjà envoyés peuvent devoir être remplacés. Il vous incombe d’informer vos clients de l’adresse à utiliser.

5A.3 Une adresse personnalisée ne change pas l’exploitant du Service. Nous continuons de traiter les données des clients pour votre compte. Vous demeurez responsable de votre propre avis de confidentialité, notamment du contenu et de la disponibilité de l’URL que vous fournissez. Les courriels transactionnels sont envoyés depuis notre domaine approuvé; le nom de votre entreprise peut figurer comme nom d’expéditeur et les réponses peuvent être adressées à l’adresse de soutien que vous fournissez. La personnalisation n’autorise pas l’envoi de courriels depuis votre domaine.

5A.4 La personnalisation concerne les pages clients et les messages connexes. Le tableau de bord du personnel, les avis juridiques de l’exploitant et les renseignements de provenance des signatures peuvent conserver l’identité de la plateforme. Les logos et icônes publiés sont publics.

5A.5 Vous nous autorisez à demander et renouveler les certificats HTTPS pour le sous-domaine connecté. Les noms de domaine figurent dans les journaux publics de certificats, qui peuvent rester disponibles après le retrait. N’utilisez pas de nom de client ou de renseignement confidentiel dans le sous-domaine. Les services DNS et de certificats sont décrits dans la Politique de confidentialité.

5A.6 La fonction dépend de l’admissibilité du compte et des limites affichées dans les paramètres. Si vous retirez le domaine ou perdez cet accès, les nouvelles invitations utilisent l’adresse de la plateforme. Nous tentons d’envoyer des liens de remplacement pour les demandes encore ouvertes et conservons normalement les anciens liens durant un délai de grâce de sept jours. Un échec de livraison peut retarder le nettoyage. Gardez les enregistrements DNS en place jusqu’à la confirmation du retrait; une modification DNS ou un problème de sécurité peut interrompre les anciens liens plus tôt. L’acceptation d’un courriel par le serveur ne garantit pas sa réception. Le retrait du domaine ne supprime pas les données clients.

5A.7 Les adresses de notre application, my-id.ca et hivi-x.ca, utilisent le domaine canadien .ca. Le domaine personnalisé d’une entreprise n’a pas à utiliser .ca et peut être enregistré ou géré par des fournisseurs hors du Canada. Les portails personnalisés connectés utilisent toujours notre stockage de documents au Canada; l’extension d’un domaine ne suffit pas à établir la résidence des données.

5B. Comptes d’équipe

5B.1 Pour un espace de travail d’équipe, le propriétaire du compte est notre client. Il décide qui est invité, le rôle de chacun et la fin de l’accès; les administrateurs qu’il désigne peuvent inviter, retirer et modifier des membres en son nom. Vous êtes responsable de ce que font les personnes que vous invitez dans votre espace, et de retirer l’accès à une personne qui ne doit plus l’avoir.

5B.2 Les postes sont facturés chaque mois en dollars canadiens au prix du forfait par poste, sur une seule facture adressée au propriétaire. Les postes ajoutés sont facturés immédiatement, au prorata du reste de la période, et utilisables une fois ce paiement réussi. Les postes retirés ne sont pas remboursés; la facture suivante tient compte du nouveau nombre. Une invitation en attente occupe un poste. Pendant un essai, un espace peut compter au plus le nombre de personnes indiqué dans le Service.

5B.3 Les données d’un espace partagé (clients, listes, téléversements, modèles, fichiers et demandes de signature) appartiennent à l’entreprise et demeurent dans le compte du propriétaire. Un membre retiré ou qui part garde son propre compte et ses données personnelles, comme ses notes, son agenda, son clavardage et ses renseignements de connexion, et perd l’accès à l’espace. Le propriétaire ne peut ni supprimer le compte ni transférer l’espace tant qu’il reste d’autres membres.

5B.4 Le propriétaire et les administrateurs peuvent consulter le journal d’activité de l’espace, qui comprend les actions des membres dans l’espace ainsi que l’heure et l’adresse IP de leurs connexions. Informez les personnes que vous invitez de l’existence de ce registre.

5C. Webhooks et systèmes connectés

5C.1 Si vous ajoutez un point de terminaison webhook, vous nous demandez d’envoyer à cette adresse les événements choisis, avec les données de clients, de listes et de signatures décrites dans notre documentation. Le contenu des fichiers n’est pas envoyé.

5C.2 Vous choisissez le point de terminaison et tout service qui se trouve derrière (par exemple Zapier, Make ou votre propre système). Ce destinataire agit pour vous, et non pour nous, et n’est pas notre sous-traitant ultérieur. Vous êtes responsable de sa sécurité, de son emplacement, de ses conditions et de l’usage qu’il fait des données, ainsi que d’informer vos clients de l’endroit où vont leurs renseignements.

5C.3 Nous envoyons les webhooks uniquement en HTTPS vers des adresses publiques, signons chaque requête, relançons les envois échoués pendant une durée limitée et pouvons désactiver un point de terminaison qui échoue sans cesse ou que nous jugeons raisonnablement non sécuritaire. Les registres d’envoi, y compris le contenu envoyé, sont conservés 30 jours. Nous ne sommes pas responsables des données une fois livrées à votre point de terminaison.

5C.4 Applications connectées. Vous ou un membre de votre espace de travail pouvez connecter au Service une application comme Zapier. Chaque connexion agit avec les accès de la personne qui l’a créée, dans les limites des autorisations affichées à l’écran de consentement : elle peut lire les données de l’espace de travail que cette personne peut voir, ajouter ou modifier des clients, envoyer des listes aux clients et recevoir des événements, comme le décrit notre documentation. Vous nous demandez de fournir ces données à l’application et de donner suite à ses demandes; l’application et le compte qui l’utilise agissent pour vous, et non pour nous, et ne sont pas nos sous-traitants ultérieurs. Comme pour un point de terminaison (5C.2), vous êtes responsable de la sécurité de l’application, de son emplacement, de ses conditions et de l’utilisation des données, et d’informer vos clients de l’endroit où vont leurs renseignements. Zapier traite les données aux États-Unis : des données de clients ne quittent le Canada de cette façon que si vous ou un membre de votre espace de travail connectez Zapier. Nous n’envoyons aux applications connectées ni le contenu des fichiers, ni les numéros d’identité gouvernementaux, ni les numéros de compte bancaire ou de carte. Nous avisons le compte par courriel (et vous, pour la connexion d’un membre) chaque fois qu’une application est connectée. Vous pouvez consulter et déconnecter les applications de votre espace de travail dans Compte → Applications connectées, et le retrait d’un membre, la réinitialisation d’un mot de passe ou la suspension d’un compte déconnecte aussi les applications de cette personne; nous pouvons déconnecter une application que nous jugeons raisonnablement non sécuritaire ou mal utilisée. Les limites de votre forfait s’appliquent à ce que fait une application.

6. Limitation de responsabilité

6.1 Dans la mesure permise par la loi, Hivi (Hivi-x) ne pourra être tenu responsable des réclamations, pertes ou dommages découlant de votre manquement à vos obligations en tant que responsable du traitement (y compris la fourniture d’un avis, l’obtention du consentement ou le respect de la LPRPS, de la HIPAA ou d’autres lois). Vous acceptez d’indemniser et de dégager Hivi (Hivi-x) de toute responsabilité à l’égard de telles réclamations dans la mesure où elles découlent de votre conduite ou de vos instructions.

7. Modifications

7.1 Nous pouvons mettre à jour les présentes Conditions professionnelles de temps à autre. Nous vous aviserons des changements importants en publiant les conditions mises à jour et en actualisant la date de « Dernière mise à jour ». Votre utilisation continue du Service à titre professionnel après la date d’entrée en vigueur des modifications constitue l’acceptation des Conditions professionnelles mises à jour.

8. Contact

Pour toute question concernant les présentes Conditions professionnelles, l’ETD, ou pour demander une BAA ou des conditions conformes à la LPRPS, communiquez avec nous à support@hivi-x.ca.

Date d’entrée en vigueur : 2026-11-02
Dernière mise à jour : 2026-11-02