Entente sur le traitement des données (ETD)
Dernière mise à jour : 2026-09-06
1. Introduction
La présente Entente sur le traitement des données (« ETD ») est conclue entre Hivi (Hivi-x) (le « Sous-traitant », « nous ») et l’utilisateur professionnel (le « Responsable du traitement », « vous ») qui utilise Hivi-x (le « Service ») pour recueillir et traiter des données personnelles concernant ses clients ou utilisateurs finaux.
Lorsque vous utilisez le Service à titre professionnel pour recueillir des données personnelles, y compris des pièces d’identité, des renseignements sur la santé ou d’autres renseignements personnels auprès de vos clients, vous agissez comme responsable du traitement et nous agissons comme sous-traitant à l’égard de ces données. La présente ETD définit les conditions selon lesquelles nous traitons ces données pour votre compte.
2. Définitions
- Responsable du traitement : L’utilisateur professionnel (vous) qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles de ses clients ou utilisateurs finaux via le Service.
- Sous-traitant : Hivi (Hivi-x), qui traite les données personnelles pour le compte du Responsable du traitement.
- Données personnelles : Toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable que le Responsable du traitement fournit ou qui est soumise au Service par ou pour le compte de ses clients ou utilisateurs finaux.
- Traitement : Toute opération effectuée sur des Données personnelles (collecte, stockage, utilisation, divulgation, etc.).
- Personne concernée : La personne à laquelle se rapportent les Données personnelles (p. ex. votre client ou utilisateur final).
- Sous-traitant ultérieur : Tout tiers engagé par le Sous-traitant pour traiter des Données personnelles pour le compte du Sous-traitant.
3. Portée et rôles
3.1 La présente ETD s’applique à tout Traitement de Données personnelles par le Sous-traitant pour le compte du Responsable du traitement lorsque celui-ci utilise le Service pour recueillir, stocker ou traiter des données concernant ses clients ou utilisateurs finaux.
3.2 Le Responsable du traitement est responsable de s’assurer qu’il dispose d’une base légale et qu’il a fourni un avis approprié (y compris un avis de confidentialité) aux Personnes concernées avant de recueillir leurs Données personnelles via le Service. Le Responsable du traitement ne doit pas utiliser le Service pour recueillir des Données personnelles en violation de la loi applicable ou sans le consentement ou la base légale nécessaires.
3.3 Le Sous-traitant ne traite les Données personnelles que sur instructions documentées du Responsable du traitement, y compris celles prévues dans la présente ETD et dans les Conditions d’utilisation, sauf si la loi applicable l’exige autrement.
3.4 Si le Responsable du traitement active les fonctions de calendrier (y compris la synchronisation Google Calendar), il donne instruction au Sous-traitant de traiter les données d’événements de calendrier, les métadonnées de rappels et les métadonnées de synchronisation dans la mesure nécessaire pour fournir ces fonctions dans le cadre du Service.
4. Sécurité et confidentialité
4.1 Le Sous-traitant met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données personnelles contre l’accès non autorisé, la perte, la destruction ou l’altération, conformément à la Politique de confidentialité et aux pratiques de sécurité du Sous-traitant.
4.2 Le Sous-traitant s’assure que toute personne autorisée à traiter des Données personnelles est liée par des obligations de confidentialité.
5. Sous-traitants ultérieurs
5.1 Le Responsable du traitement reconnaît que le Sous-traitant peut faire appel à des sous-traitants ultérieurs (p. ex. infrastructure, hébergement, traitement des paiements) pour fournir le Service. Une liste des principaux sous-traitants ultérieurs figure dans la Politique de confidentialité du Sous-traitant.
5.2 Le Sous-traitant s’assure que tout sous-traitant ultérieur est lié par des obligations contractuelles substantiellement équivalentes à celles de la présente ETD.
5.3 Sous-traitants ultérieurs actuels. En date de septembre 2026 :
| Sous-traitant ultérieur | Finalité | Données personnelles reçues | Lieu |
|---|---|---|---|
| Stripe | Facturation des abonnements | L’adresse courriel du compte du Responsable du traitement et un identifiant interne de compte. Aucun dossier, document ou fichier de Personne concernée. | États-Unis |
| Facultatif. Connexion, et synchronisation du calendrier si le Responsable du traitement connecte un Google Calendar | Courriel du compte et profil de base; titres, descriptions et heures des événements de calendrier | États-Unis | |
| OVHcloud | Infrastructure d’hébergement du serveur de messagerie du Sous-traitant | Courriel en transit, y compris les pièces jointes que le Responsable du traitement demande au Sous-traitant d’envoyer. OVHcloud fournit la machine; le Sous-traitant exploite le logiciel de messagerie. | Beauharnois, Québec, Canada |
5.4 Résidence des données. Toutes les Données personnelles traitées pour le compte du Responsable du traitement — y compris les dossiers clients, les documents téléversés, les renseignements d’identité, les données de listes de contrôle et les enregistrements vocaux — sont stockées sur les serveurs du Sous-traitant au Canada et ne sont pas transférées à l’extérieur du Canada. Le Sous-traitant exploite son propre serveur de messagerie au Québec; ainsi, le courriel envoyé sur instruction du Responsable du traitement, y compris les pièces jointes, ne passe par aucun fournisseur de courriel tiers et ne quitte pas le Canada avant d’être remis au fournisseur de messagerie du destinataire.
5.5 Le Sous-traitant n’engagera aucun nouveau sous-traitant ultérieur qui traite des dossiers ou documents de Personnes concernées sans en aviser au préalable le Responsable du traitement et lui laisser un délai raisonnable pour s’y opposer.
6. Droits des personnes concernées
6.1 Le Sous-traitant assiste le Responsable du traitement dans la réponse aux demandes des Personnes concernées exerçant leurs droits (p. ex. accès, correction, suppression, portabilité), dans la mesure nécessaire et dans les limites des fonctionnalités du Service. Le Responsable du traitement demeure responsable de répondre aux demandes des Personnes concernées; le Sous-traitant apporte son soutien selon ce qui est prévu dans le Service et la documentation.
7. Atteinte à la protection des données
7.1 Le Sous-traitant avise le Responsable du traitement sans délai indu dès qu’il prend connaissance d’une atteinte à la protection des données personnelles touchant les données du Responsable du traitement, et fournit les renseignements raisonnablement nécessaires pour permettre au Responsable du traitement de respecter ses obligations légales de déclaration ou d’avis.
8. Restitution et suppression des données
8.1 À la fin de l’utilisation du Service par le Responsable du traitement ou à sa demande, le Sous-traitant, conformément aux procédures de conservation et de suppression des données du Service, supprime ou restitue les Données personnelles traitées pour son compte, sauf si la loi exige de les conserver.
9. Audits et conformité
9.1 Le Sous-traitant met à la disposition du Responsable du traitement les renseignements raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de la présente ETD et permet des audits ou inspections lorsque la loi applicable l’exige, sous réserve d’un préavis raisonnable et d’obligations de confidentialité.
10. Droit applicable
10.1 La présente ETD est régie par les lois de la province de l’Ontario, Canada, et est assujettie aux Conditions d’utilisation. En cas de conflit entre la présente ETD et les Conditions d’utilisation, la présente ETD prévaut en ce qui concerne le traitement des Données personnelles pour le compte du Responsable du traitement.
11. Contact
Les questions concernant la présente ETD peuvent être envoyées à : support@my-id.ca.
Date d’entrée en vigueur : 2026-09-06
Dernière mise à jour : 2026-09-06