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Dossiers de conformité LTL pour gestionnaires immobiliers de l’Ontario

Les gestionnaires immobiliers de l’Ontario conservent couramment les baux standards signés, la correspondance liée au loyer, les dossiers d’inspection, les dossiers de sélection locataire et la documentation des délais de préavis pour les dossiers propriétaires et la préparation aux litiges. Les périodes de conservation et la stratégie de classement dépendent des obligations de la LTL, des ententes avec les propriétaires et des conseils juridiques. Hivi-X aide à recueillir et organiser ces dossiers sur des serveurs canadiens avec suivi par liste et trousses PDF exportables — il ne fournit pas d’avis juridique ni ne génère de formulaires de tribunal.

Ce que la LTL s’attend à ce que vous documentiez

La Loi de 2006 sur la location à usage d’habitation fixe des attentes de tenue de dossiers pour les propriétaires et leurs agents. Les propriétaires doivent fournir une copie du bail standard signé dans les 21 jours. Des dossiers incomplets créent des plaintes de propriétaires et une charge de préparation lorsque les litiges atteignent la Commission de la location immobilière.

Hivi-X vous aide à recueillir et conserver les documents; il ne remplace pas un conseiller juridique ni n’automatise la génération de formulaires LTB.

Dossiers de base pour un portefeuille PM

Un dossier d’unité ou de location bien organisé comprend typiquement :

Formulaire de bail standard signé et tout addenda légal
Demande de location et dossier de sélection (revenu, références, consentement)
Dossiers d’inspection d’emménagement et de déménagement avec photos et signatures
Avis d’augmentation de loyer (N1) et documentation à l’appui que vous recueillez
Correspondance pertinente à la location (pas un substitut aux grands livres comptables)

Demandes LTB et documentation à l’appui

Des demandes comme L1 (arrérages) et L2 (autres motifs) exigent une documentation à l’appui. Des dossiers organisés réduisent le temps de préparation — mais la stratégie de dépôt est une question juridique pour un conseiller.

Liez dossiers d’inspection, copies de bail et documentation d’avis dans une trousse exportable par unité pour que votre équipe ne reconstruise pas le dossier à partir du courriel la semaine précédant une audience.

Comment Hivi-X soutient la collecte de dossiers (v1 honnête)

Utilisez des listes réutilisables pour la sélection, la signature de bail et les inspections d’emménagement/déménagement. Les locataires téléversent via le portail my-id.ca; votre équipe approuve ou refuse chaque élément; les résumés vocaux capturent les comptes rendus d’appel au dossier.

Exportez une trousse PDF pour le client propriétaire ou l’archive interne. Les données restent au Canada avec chiffrement AES-256-GCM au repos. Cette page est un renseignement général, pas un avis juridique.

Organiser la sélection des locataires sans avoir à relancer les courriels

Listes ontariennes réutilisables, lien invité sécurisé (aucun compte) ou téléversements my-id.ca, et trousses PDF exportables pour les propriétaires.

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FAQ

Les périodes de conservation dépendent des obligations de la LTL, des ententes avec les propriétaires et des conseils juridiques. Hivi-X aide à stocker des dossiers électroniques organisés sur des serveurs canadiens, mais ne fixe pas votre politique de conservation.

Non. Hivi-X recueille et stocke les documents que votre équipe et les locataires fournissent. Il ne génère pas de formulaires de tribunal, ne signifie pas d’avis et ne fournit pas d’avis juridique.

Renseignements généraux destinés uniquement aux gestionnaires immobiliers de l’Ontario. Ne constitue pas un avis juridique. Non affilié à la LTB ni à la HRTO. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — il ne filtre pas les locataires, ne génère pas de formulaires de tribunal, ne fixe pas la politique de sélection et ne garantit pas la conformité à la LTL ou au Code des droits de la personne. Dernière mise à jour 2026-07-09.

General information for Ontario property managers only. Not legal advice. Not affiliated with the LTB or HRTO. Hivi-X is document-collection software — it does not screen tenants, generate tribunal forms, set screening policy, or guarantee RTA or Human Rights Code compliance.