établissements sans employés dans le SCIAN 5412 — les praticiens solo dominent
Source: ISED Ontario NAICS 5412
Incomplete packages stall every return
Every missing T-slip is prep time you cannot invoice — and a client file you cannot open yet.
Functional
T4s in email, receipt photos in texts, bank PDFs in Dropbox — no single view of what is missing. February becomes a scavenger hunt.
Emotional
Tax season burnout is a workflow problem. Clients respond a month later; you look disorganized asking for the same slip twice.
Financial
Every reminder email is prep time you cannot invoice. Hours hounding cardholders for receipts add up across 150 T1 files.
Auto-fill gap: many preparers still collect issuer copies when Represent-a-Client Auto-fill is incomplete — a checklist helps track what is still outstanding.
How Ontario firms collect client tax documents
Five steps: build a checklist, open a client file, collect via secure guest link (no account needed) or my-id.ca portal, track gaps, and export for TaxCycle.
Créez une liste de contrôle
Créez une liste d’impôt personnel T1, de tenue de livres mensuelle ou d’admission de société (vierge ou clonée à partir du modèle de votre cabinet).
Ouvrez un dossier client
Attachez la liste au dossier client que votre cabinet gère dans Hivi-X.
Collectez les documents
Partagez la liste; les clients peuvent téléverser par élément via un lien invité sécurisé (aucun compte — vérification par code unique) ou se connecter au portail my-id.ca; votre équipe peut aussi ajouter des fichiers à mesure qu’ils arrivent.
Suivez les lacunes
Voyez les éléments complétés et en suspens; approuvez ou refusez chaque soumission client (le client peut resoumettre après un refus).
Exportez la trousse
Générez un résumé PDF / dossier organisé pour la préparation fiscale ou les dossiers de travail.
One tool, every client file
From T1 personal tax to corporate T2 intake and CRA document requests.
T1 personal tax (Jan–Apr)
T4/T4A/T5/T3, RL-1, RRSP receipts, medical expenses, rental statements, prior-year NOA, and self-employed receipts — tracked in one client file.
Monthly bookkeeping
Bank/credit card statements, receipts, invoices, payroll remittances, and government confirmations on a recurring checklist.
Sole proprietor / gig economy
Business receipts, mileage logs, home office records, HST records, and bank statements for T2125 crossover clients.
Small-business year-end
GL trial balance inputs, asset additions, shareholder loans, and HST reconciliation documents.
Corporate T2 intake
Financial statements, minute book updates, T4 summaries, and asset schedules for compilation clients.
CRA document request
Source documents organized by tax year with an exportable index for working papers.
Multi-entity family packages
T1 + spouse + corp + trust — separate checklists, one firm dashboard.
Intake and organization — not tax software
Structured document collection alongside TaxCycle, DT Max, and QuickBooks.
Modèles d’admission réutilisables
Créez une fois, réutilisez chaque saison — listes T1, clôture mensuelle ou admission de société; clonez par client (créées par l’utilisateur, pas une bibliothèque ontarienne préchargée).
Tableau de bord des manquants
Ne préparez que les dossiers complets — arrêtez d’ouvrir des déclarations pour des clients auxquels il manque encore des T4.
Revue au niveau de l’élément
Approuvez, refusez ou demandez une photo plus claire d’un reçu avant la saisie.
Hébergement canadien sécurisé
Données sur des serveurs canadiens; AES-256-GCM au repos; TLS en transit; conçu pour la confidentialité des documents financiers clients.
IA auto-hébergée
Notes vocales + résumés de liste sur une infrastructure que vous pouvez expliquer — pas une IA tierce.
Dossier client par contribuable
Un foyer chiffré par client — pas dispersé dans les fils de courriel et WhatsApp.
Paquet PDF exportable
Transmettez à TaxCycle / DT Max avec un index de fichiers organisé pour les dossiers de travail.
Collaboration avec un co-mandataire
Impliquez le personnel administratif ou junior avec un accès limité pour les cabinets de 2 à 5 personnes.
Notes vocales au dossier
Capturez le contexte d’appel — « Le client dit que le T4 arrive de l’ancien employeur » — résumé au dossier.
Built for how Ontario firms actually collect source documents
Hivi-X aligns intake checklists to the artifacts Ontario accountants and bookkeepers actually chase — T-slips, HST records, and exportable packages for tax prep.
Document intake — not full practice management
Hivi-X fixes the document chase at $39–99/mo — it does not replace TaxDome, Canopy, or TaxCycle.
| Capability | Email / Dropbox | TaxDome / Canopy | Hivi-X |
|---|---|---|---|
| Liste structurée des éléments manquants | |||
| Approuver / refuser par élément | varie | ||
| Modèles d’admission réutilisables (créés par l’utilisateur) | (inclus dans le PM) | ||
| Suit ce qui manque encore | |||
| Portail client (authentifié) | non sécurisé | lien invité ou portail | |
| Un lien sécurisé, sans connexion | lien sécurisé (OTP) | ||
| Notes vocales + IA au dossier (auto-hébergée) | IA tierce | ||
| Trousse de dossier client exportable | |||
| Hébergé au Canada / IA auto-hébergée | options hébergées aux É.-U. | ||
| Préparation fiscale / TED / intégration grand livre | natif | (par conception) | |
| Suivi du temps / facturation / CRM | natif | (par conception) | |
| Prix (cabinet solo, axé admission) | Gratuit (taxe du chaos) | ~1 100–1 600 $ CA/siège/an | 39–99 $/mois |
“We had 180 T1 clients and email chaos every February. Built a reusable checklist in one afternoon — now the missing-item dashboard shows what is outstanding before we open TaxCycle.”
Anonymized scenario based on early Ontario firm feedback.
Simple plans, free trial
Billed monthly in CAD — intake-only alternative to full practice-management stacks.
De base
CPA / teneur de livres solo
- 50 clients
- Listes de contrôle illimitées
- Modèles d’admission créés par l’utilisateur
- Soutien par courriel
Professionnel
Saison d’impôt chargée (100+ T1)
- Clients illimités
- Voix + résumé IA
- Trousse de dossier exportable
- Assistance prioritaire
Entreprise
Cabinets de 3 à 5 employés
- Clients illimités
- Flux de travail co-agent
- Soutien dédié
See the full breakdown on the pricing page.
Accountant questions, answered
Book a 15-minute demo
15 minutes. Bring one messy February client file — we'll turn it into a reusable Hivi-X checklist live.
Renseignements généraux seulement. Ne constitue pas un avis fiscal, comptable ou juridique. Non affilié à la CRA, CPA Ontario, CPB Canada ni à aucun cabinet de CPA. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — il ne prépare pas de déclarations, ne donne pas d’avis fiscal et ne garantit pas la conformité réglementaire.