Guide

Collecte de documents pour comptables

La collecte de documents pour comptables est le processus de demander, suivre et assembler les feuillets T, reçus, relevés bancaires et déclarations des années antérieures qu’un client doit fournir avant le début de la préparation fiscale. Hivi-X remplace la course par courriel par des listes d’admission créées par l’utilisateur, des téléversements via lien invité sécurisé ou portail my-id.ca, le suivi des éléments manquants et une trousse PDF exportable pour TaxCycle ou DT Max — sans remplacer QuickBooks, Xero ni votre pile de gestion de pratique.

Pourquoi le courriel échoue à chaque saison d’impôt

La plupart des micro-cabinets ontariens recueillent encore les documents sources de la même façon : T4 dans le courriel, photos de reçus dans les textos, PDF bancaires dans Dropbox — aucune vue unique de ce qui manque. Février devient une chasse au trésor entre canaux, et chaque courriel de rappel est du temps de préparation que vous ne pouvez pas facturer.

Le courriel n’a aucune notion de « complet ». Il n’y a pas de tableau de bord qui montre lesquels de vos 150 clients T1 doivent encore un reçu REER ou un état locatif. Vous découvrez les lacunes en ouvrant la déclaration — pas avant.

Ce qu’un outil de collecte de documents fait vraiment

Un outil d’admission conçu à cet effet transforme la liste de documents de votre cabinet en dossier client suivi. Vous créez un modèle de liste, l’attachez au dossier client, et le client téléverse chaque élément via un portail sécurisé. Le système — pas vous — tient le score de ce qui manque et vous laisse approuver ou refuser chaque soumission.

Listes d’admission T1, tenue de livres et sociétés créées par l’utilisateur au lieu de retaper la même liste par courriel.
Tableau de bord en direct des éléments reçus vs manquants par client.
Approuver, refuser ou demander un remplacement élément par élément avant la saisie dans TaxCycle.
Une trousse PDF exportable pour les dossiers de travail ou la transmission au logiciel fiscal.

Comment Hivi-X s’inscrit dans le flux d’un cabinet ontarien (v1 honnête)

Hivi-X est l’admission et l’organisation — pas la préparation fiscale, le grand livre, la TED ni le flux de lettres d’engagement. Vous créez des listes réutilisables, les attachez aux dossiers clients, et les clients téléversent via un lien invité sécurisé (aucun compte requis) ou le portail my-id.ca. Votre équipe peut aussi ajouter des fichiers à mesure qu’ils arrivent de clients qui envoient encore par courriel.

Les notes vocales et résumés IA auto-hébergés capturent le contexte d’appel au dossier. Lorsque la trousse est prête, exportez un PDF pour TaxCycle, DT Max ou vos dossiers de travail. Tout reste au Canada avec IA auto-hébergée.

Organisez la collecte des données pour la période d’impôt sans avoir à envoyer de courriels

Listes ontariennes créées par l’utilisateur, téléversements my-id.ca et trousses exportables pour TaxCycle.

Réserver une démo de 15 minutes

FAQ

Utilisez une liste d’admission réutilisable attachée au dossier client. Le client téléverse chaque élément via un portail sécurisé, l’outil suit ce qui manque, et vous approuvez ou refusez les soumissions avant d’exporter une trousse vers le logiciel fiscal. Cela élimine le va-et-vient par courriel qui ralentit la plupart des dossiers de février.

Oui. Dans Hivi-X, vous créez un modèle une fois — par exemple une liste d’impôt personnel T1 — et le clonez par client. Vous pouvez garder plusieurs modèles pour T1, tenue de livres mensuelle et admission de société.

Renseignements généraux seulement. Ne constitue pas un avis fiscal, comptable ou juridique. Non affilié à la CRA, CPA Ontario, CPB Canada ni à aucun cabinet de CPA. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — il ne prépare pas de déclarations, ne donne pas d’avis fiscal et ne garantit pas la conformité réglementaire. Dernière mise à jour 2026-07-09.