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Documentation du dossier client gestionnaire de portefeuille (OSC)

Les examens de l’OSC examinent couramment si le dossier client d’un gestionnaire de portefeuille documente l’information connaître-son-client, la justification de convenance, la divulgation des conflits et la base des conseils — les exigences dépendent de la catégorie d’inscription et de la politique de la firme. Les dossiers dépositaires couvrent l’ouverture de compte; ils n’organisent pas automatiquement déclarations de revenus, polices d’assurance, documents successoraux ou preuves de rencontre. Hivi-X aide les boutiques à recueillir et exporter ces documents de dossier de planification sur des serveurs canadiens — en complément de Wealthbox, Redtail et de votre dépositaire.

Ce que les examinateurs cherchent au-delà du dossier dépositaire

Les examens de l’OSC examinent couramment si les conseils étaient convenables et correctement documentés — pas seulement si les comptes ont été ouverts. Le portail dépositaire recueille les formulaires de négociation; votre dossier client a encore besoin de preuves holistiques : situation financière, objectifs, tolérance et capacité au risque, et justification de convenance documentée tenue par votre firme.

Les associés le ressentent lorsque les collaborateurs courent deux fois après le même avis de cotisation parce que rien ne suivait l’exhaustivité avant la rencontre de planification.

Composantes centrales du dossier

Les exigences exactes dépendent de la catégorie d’inscription et des politiques de la firme, mais les dossiers clients GP comprennent couramment :

Questionnaires KYC et vérification d’identité / d’adresse à l’appui.
Documentation du revenu, de la valeur nette et des actifs détenus ailleurs.
Justification de convenance et énoncés de politique d’investissement.
Divulgations de conflits et d’ententes de référence le cas échéant.
Soumissions clients horodatées et actions de revue du conseiller.
Notes de rencontre vocales ou écrites soutenant les discussions de conseils.

Organiser la prise d’information avant l’examen

Hivi-X standardise l’admission ménage avec des listes réutilisables, le suivi des éléments manquants et des trousses PDF exportables pour dossiers CRM ou de conformité. Les données restent au Canada avec une IA auto-hébergée.

Renseignements généraux seulement — pas un avis juridique, de conformité ou en matière de placement. Consultez un conseiller en conformité compétent pour votre catégorie d’inscription.

Organisez la prise en charge familiale sans le suivi par courriel

Listes KYC réutilisables, téléversements clients my-id.ca et trousses exportables à côté de votre CRM.

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FAQ

L’intégration dépositaire couvre les formulaires centrés sur le compte. Les dossiers de planification holistiques — fiscalité, assurance, succession, preuves de rencontre — ont encore besoin d’une organisation contrôlée par la firme. Hivi-X comble cette couche d’admission.

Non. Les obligations envers l’OSC dépendent de votre inscription et des directives actuelles. Consultez un conseiller en conformité compétent.

Renseignements généraux seulement — ne constitue pas un avis juridique, de conformité ou en matière de placement. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents, pas un inscrit, un vérificateur KYC ni un service de filtrage LBA. Les obligations KYC, de convenance et LBA demeurent celles de votre firme. Consultez un conseiller en conformité compétent pour votre catégorie d’inscription.

Dernière mise à jour 2026-07-09.