Pour les CRIC de l’Ontario

Recueillez des dossiers d’immigration complets sans courir après les clients.

Hivi-X aide les RCIC de l’Ontario à recueillir passeports, certificats de police, lettres d’employeur, traductions et formulaires IRCC par lien invité sécurisé ou via le portail client my-id.ca, avec un tableau de bord des éléments manquants, un contrôle qualité par élément, des alertes d’expiration et un export de dossier prêt pour vérification — en complément de votre GRC d’immigration.

Réserver une démo de 15 min Obtenir la liste Entrée express gratuite

15 minutes · ou commencer l’essai gratuit

Hosted in CanadaSelf-hosted AI, no third-party AIAES-256-GCM · TLS in transitClients upload via my-id.ca portalBuilt for Ontario RCICs

app.hivi-x.ca / clients

Express Entry — ITA file

APClient · A. Patel

5 missing

17%

Intake checklist · 6 items1/6 received

Passport

Identity document

Received

IELTS results

Language test

Pending

Police certificate

RCMP or foreign

Pending

Employer letter

NOC-aligned reference

Pending

ECA report

WES or designated org

Pending

Proof of funds

Bank letter

Pending

Patel_EE_ClientFile.pdf

6 documents · audit-ready export

Qu’est-ce que Hivi-X pour les CRIC?

Hivi-X est un logiciel canadien de collecte de documents pour les RCIC de l’Ontario. Organisez l’admission des clients en immigration avec des listes de contrôle réutilisables, un stockage sécurisé hébergé au Canada, des rappels automatiques et des trousses de dossier exportables — en complément de votre GRC d’immigration.

Hivi-X est un logiciel canadien de collecte de documents pour les RCIC de l’Ontario. Utilisez des listes de contrôle réutilisables pour demander passeports, certificats de police, lettres d’employeur, tests de langue, traductions et formulaires IRCC; suivez ce qui manque encore; recevez une alerte avant l’expiration des documents au dossier; et exportez une trousse prête pour vérification. Forfaits dès 39 $ CA/mois avec essai gratuit. Hébergé au Canada avec IA auto-hébergée. Il complète votre GRC d’immigration — il ne remplace pas l’accès au portail IRCC ni la comptabilité en fiducie.

Listes de contrôle d’admission en immigration réutilisables — créez une fois, réutilisez par client.

Tableau de bord des éléments manquants avec approbation/refus des téléversements clients.

Alertes d’expiration 90, 30 et 7 jours avant l’échéance d’un document au dossier.

Hébergé au Canada; lien invité sécurisé (aucun compte requis) ou portail my-id.ca.

5 391

RCIC en Ontario (~45 % des inscrits nationaux)

Source: Rapport annuel CICC 2025

60 jours

fenêtre typique de soumission après ITA pour les demandes Express Entry

Source: IRCC

6 ans

conservation minimale du dossier client après fermeture selon le Règlement sur la gestion des dossiers clients du CICC

Source: Règlement sur la gestion des dossiers clients du CICC

54,3 %

des RCIC à l’échelle nationale ont 0 à 4 ans de pratique (marché sensible au prix)

Source: Rapport annuel CICC 2025

The document chase

Chasing documents quietly costs you binds

Every incomplete file is admin time you cannot bill and a quote you cannot place on time.

Functional

Incomplete police certificates, scattered files across email/WhatsApp/Drive, missing employer letters found after ITA, no single status view per client file.

Emotional

Embarrassed asking clients a third time, client thinks you are disorganized, anxiety before CICC complaint, fear of refused application because IRCC does not chase missing docs.

Financial

Admin steals time from billable consults, 60-day ITA windows create overtime crises, paying coordinators for avoidable chase work.

How it works

How do RCICs collect client immigration documents?

Five steps: build a checklist, open a client file, share with client on my-id.ca, track gaps with approve/reject, and export an audit-ready package.

Choisissez ou créez un modèle

Créez une liste de contrôle réutilisable pour Entrée express, le parrainage conjugal, un permis d’études ou tout autre programme, ou partez de la liste de départ en immigration et adaptez-la.

Ouvrez un dossier client

Attachez la liste de contrôle au dossier client que votre équipe gère dans Hivi-X.

Partagez avec le client

Partagez la liste; le client reçoit un courriel et peut téléverser via un lien invité sécurisé (aucun compte — vérification par code unique) ou se connecter au portail my-id.ca. Votre équipe peut aussi ajouter des fichiers à mesure qu’ils arrivent.

Suivez les lacunes

Voyez les éléments complétés et en suspens; approuvez ou refusez chaque téléversement client; le client peut resoumettre après un refus.

Exportez la trousse

Générez une trousse PDF de dossier client prête pour vérification pour les dossiers CICC et la préparation de soumission IRCC.

Use cases

One tool, every immigration program

From Express Entry ITA rush to CICC client-file compliance.

Primary

Express Entry document collection

CRS profile → ITA → 60-day submission prep. Police certificates, employer letters, language tests, and IRCC forms tracked in one client file.

Family

Spousal / family sponsorship

Relationship proof, police certificates, medicals, and sponsor supporting documents — checklist-driven instead of WhatsApp threads.

Study

Study permit intake

LOA, proof of funds, biometrics, and statement of purpose collected via my-id.ca before IRCC portal filing.

Work

Work permit / LMIA support

Employer letters, job offers, and NOC-aligned duty descriptions tracked with item-level QC.

Compliance

CICC client-file compliance

Structured intake supporting Client File Management Regulation — organized supporting documents for 6-year retention.

Features

Document intake built for RCIC workflows

Checklist-driven collection alongside your immigration CRM — not a replacement for IRCC portal filing.

Modèles de listes réutilisables

Créez des listes Express Entry, parrainage conjugal, permis d’études ou programmes personnalisés une fois; réutilisez-les par client.

Partage de liste + avis par courriel

Le client reçoit un courriel lorsque vous partagez; il téléverse chaque élément via un lien invité sécurisé (aucun compte) ou le portail my-id.ca.

Tableau de bord des manquants

Progression de la liste, échéances avec retards signalés, états de soumission du client (à faire / soumis / approuvé / refusé) et rappels automatiques par courriel qui nomment les éléments encore manquants.

Revue au niveau de l’élément

Approuvez ou refusez les téléversements; le client peut resoumettre après un refus. Les téléversements par lien invité affichent aussi des avertissements automatiques; le client peut remplacer le fichier ou l’envoyer quand même.

Rappels automatiques

Les clients d’une liste partagée par lien invité reçoivent jusqu’à trois courriels qui nomment ce qui manque. Hivi-X ne calcule pas les échéances IRCC; c’est vous qui fixez la date d’échéance.

Export PDF prêt pour vérification

Générez et téléchargez des rapports PDF de liste pour les dossiers clients CICC.

Image de marque RCIC / équipe

Le nom de votre cabinet sur l’expérience client — une admission professionnelle pour une pratique réglementée.

Hébergement canadien sécurisé

Données sur des serveurs canadiens; AES-256-GCM au repos; TLS en transit.

Collaboration avec un co-mandataire

Intégrez un consultant junior ou un admin avec un accès limité sur les dossiers clients partagés.

Ontario-specific

Built for how Ontario RCICs actually work

Hivi-X aligns intake checklists to CICC client-file obligations, IRCC document realities, and the 60-day ITA window — alongside your immigration CRM, not instead of it.

CICC Client File Management6-year retentionPolice certificatesEmployment reference lettersCertified translationsIELTS / CELPIP / TEFECA (WES)60-day ITA windowPIPEDA safeguards

General information for Ontario RCICs, not immigration advice. Hivi-X is not a licensed immigration consultant and is not certified by CICC or endorsed by IRCC.

Comparison

Email vs Google Drive vs CRM vs Hivi-X

Hivi-X handles document intake and QC; your CRM handles case management; your accountant handles trust accounts.

Capability	Google Drive	Immigration CRM	Hivi-X
Portail documents client sécurisé	dossier partagé	connexion au portail	my-id.ca
Aucun compte client requis		habituellement	lien sécurisé (OTP)
Suit ce qui manque encore		statut de dossier seulement
Approbation/refus/resoumission par élément
Listes de programmes réutilisables	manuel		(créées par l’utilisateur)
Rappels automatisés pour docs manquants		certains CRM	jusqu'à 3, éléments nommés
Export PDF de dossier client prêt pour vérification
Portail IRCC / suivi des échéances
Comptabilité en fiducie		certains
Hébergé au Canada / IA auto-hébergée

Exemple de déroulement

Après une invitation à présenter une demande, un CRIC qui travaille seul envoie au client une liste Entrée express par lien invité. Les lettres d’employeur manquantes sont nommées dans les rappels par courriel, chaque téléversement est approuvé ou renvoyé ligne par ligne, et le CRIC voit quand le dossier est complet.

Exemple illustratif du déroulement, pas un témoignage client.

CICC & client-file compliance

Structured intake for CICC client files

CICC requires RCICs to maintain agreements, supporting documents, correspondence, billing, drafts, and submitted applications for at least six years after closure. Disorganized intake contributes to conduct complaints — 1,211 new CICC conduct cases in 2024–25.

Hivi-X does not replace your immigration CRM, log WhatsApp messages, or handle trust accounting. It helps your team collect, organize, and export supporting documents for the client file you already must maintain.

Read the CICC client file guide

General information only — not immigration advice. Hivi-X is not a licensed immigration consultant and is not affiliated with or endorsed by CICC or IRCC.

Checklist-driven intake for Express Entry, spousal, study, and work permit files
Timestamped client uploads on the RCIC-controlled record
Expiry alerts before a passport, permit or police certificate on file runs out
Audit-ready PDF client-file export for CICC records
Canadian hosting with encryption and self-hosted AI

Security & trust

Canadian hosting, self-hosted AI

Your clients' immigration documents are highly sensitive. Hivi-X stores them on servers hosted in Canada, encrypts sensitive fields at rest with AES-256-GCM, secures every connection with TLS, and runs AI on infrastructure Hivi-X operates — client data is never sent to OpenAI, Google, Anthropic, or other third-party AI providers.

Hosted in CanadaSelf-hosted AINo third-party AIAES-256-GCM at restTLS in transitConsent-first sharing

Visit the trust page

Pricing

Simple plans, free trial

Less than one hour of coordinator time per month — complements your immigration CRM.

De base

RCIC individuels

$39CAD/mo

Jusqu’à 50 clients
1 Go de stockage infonuagique inclus
10 demandes de signature électronique par mois
Demandes de documents illimitées
Modèles d’admission réutilisables
Soutien par courriel

Commencer l’essai gratuit

Professionnel

RCIC actifs avec 20+ dossiers

$59CAD/mo

Clients illimités
5 Go de stockage infonuagique inclus
50 demandes de signature électronique par mois
Export PDF prêt pour vérification
Portail client, courriels et domaine personnalisé à votre image
Soutien par courriel

Commencer l’essai gratuit

Entreprise

Petites firmes d’immigration

$99CAD/mo

Clients illimités
10 Go de stockage infonuagique inclus
Signatures électroniques illimitées
Portail client, courriels et domaine personnalisé à votre image
Soutien par courriel

Commencer l’essai gratuit

Prices are per person: each teammate is one more seat at the same price. See the full breakdown on the pricing page.

FAQ

RCIC questions, answered

Habituellement des pièces d’identité, des résultats de tests de langue, une Évaluation des diplômes d’études (si applicable), des certificats de police, des lettres de référence d’emploi, une preuve de fonds, des photos numériques, un examen médical (lorsque requis), des traductions certifiées et des formulaires IRCC remplis — les éléments exacts varient selon le programme et le profil. Hivi-X fournit des listes réutilisables pour que les RCIC suivent chaque élément au lieu de faire défiler des fils de courriel. Vérifiez les exigences selon les orientations actuelles de l’IRCC.

Évitez le courriel non chiffré pour les passeports et certificats de police. Hivi-X offre un portail client chiffré hébergé au Canada sur my-id.ca avec suivi par liste, pour que les documents restent dans un dossier contrôlé par le RCIC avec revue par élément.

Oui. Les GRC d’immigration suivent les dossiers, échéances et correspondance IRCC. Hivi-X est une couche de collecte de documents — listes réutilisables, téléversements clients, suivi des manquants et contrôle qualité avant soumission. La plupart des RCIC utilisent les deux.

Non. Les RCIC déposent toujours dans le portail des représentants de l’IRCC. Hivi-X prépare la trousse de documents et aide votre équipe à suivre l’exhaustivité — il ne s’intègre pas aux systèmes IRCC et ne dépose pas les demandes par voie électronique.

Aucun compte n’est requis. Lorsque vous partagez une liste, Hivi-X envoie un lien sécurisé. Les clients peuvent téléverser via un lien invité sécurisé — ils vérifient le courriel avec un code unique et accèdent à un cabinet temporaire personnalisé — ou se connecter au portail gratuit my-id.ca. L’expérience de téléversement est adaptée au mobile depuis n’importe quel téléphone.

Hivi-X aide à organiser les documents justificatifs et les dossiers d’admission dans un emplacement chiffré hébergé au Canada. Il ne remplace pas votre obligation de consigner toutes les communications, de tenir des comptes en fiducie, ni de satisfaire à lui seul chaque exigence du Règlement sur la gestion des dossiers clients.

Sur des serveurs hébergés au Canada. Le traitement par IA utilise l’infrastructure exploitée par Hivi-X — les données clients ne sont pas envoyées à OpenAI, Google, Anthropic ni à d’autres fournisseurs d’IA tiers. Les champs sensibles utilisent AES-256-GCM au repos; le trafic utilise TLS.

Non. Les clients téléversent par lien invité sécurisé ou via le portail my-id.ca; vous devez toujours consigner WhatsApp et les SMS séparément pour les dossiers de communication CICC, et garder vos notes de consultation dans vos propres dossiers.

Oui. Hivi-X fonctionne dans le navigateur sur ordinateur et mobile. Les clients ouvrent les liens de téléversement sur leur téléphone après connexion à my-id.ca. Votre équipe peut réviser et approuver depuis n’importe quel appareil.

39 $ CA/mois (Starter), 59 $/mois (Professional) ou 99 $/mois (Enterprise). Tous les forfaits incluent un essai gratuit, des modèles réutilisables, l’hébergement canadien et l’IA auto-hébergée. Moins d’une heure de temps de coordination par mois.

Passez-le pour les mandats d’un seul document, les cabinets dont le GRC gère déjà une admission complète avec contrôle qualité, ou les pratiques IRB seulement qui ne courent pas après des trousses de demande. Hivi-X est la couche d’admission et de CQ des documents à côté de votre GRC — pas le dépôt IRCC, pas la fiducie, et pas obligatoire pour chaque dossier. Voir /docs/immigration/when-not-to-use-hivi-x-rcic-practices.

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Bring one messy client file — we'll turn it into a reusable Hivi-X checklist live.

See an Express Entry checklist built end-to-end

Watch missing-item tracking on client uploads

Export an audit-ready client-file PDF

Complete files. Fewer chase emails.

Organize Ontario RCIC intake alongside your immigration CRM.

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Renseignements généraux seulement. Ne constitue pas un avis en matière d’immigration. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — ce n’est pas un consultant en immigration autorisé. Non affilié ni approuvé par le CICC ou l’IRCC. Les listes de contrôle sont des outils opérationnels pour les RCIC; vérifiez toutes les exigences selon les orientations actuelles de l’IRCC et le profil de chaque client.