Guide

Gestion des dossiers clients CICC : ce que les RCIC doivent conserver

Le CICC exige que les RCIC ouvrent un dossier client à la signature du mandat et conservent conventions, documents justificatifs, correspondance, facturation, brouillons et demandes soumises pendant au moins six ans après la fermeture. Hivi-X aide les RCIC de l’Ontario à organiser documents justificatifs et dossiers d’admission dans un emplacement chiffré hébergé au Canada — il ne remplace pas votre obligation de consigner toutes les communications ni de tenir séparément les comptes en fiducie.

Ce qui va dans un dossier client CICC

Le Règlement sur la gestion des dossiers clients exige que les RCIC ouvrent un dossier à la signature d’un mandat et tiennent des registres tout au long de l’engagement. Documents justificatifs, correspondance, facturation, brouillons et demandes soumises appartiennent au dossier.

Convention de mandat et portée de la représentation.
Documents justificatifs (identité, certificats de police, lettres, traductions).
Correspondance avec le client et l’IRCC.
Dossiers de facturation et factures.
Brouillons de demande et trousse finale soumise.

Dossiers actifs vs fermés; conservation de 6 ans

Les dossiers actifs et fermés doivent être stockés séparément. Après fermeture, conservez le dossier complet au moins six ans. Hivi-X aide à stocker des dossiers d’admission électroniques organisés sur des serveurs canadiens — votre politique de conservation et votre flux de fermeture restent votre responsabilité.

Journaux de communication — ce que Hivi-X aide vs ce qu’il ne fait pas

Le CICC s’attend à ce que toutes les formes de communication client soient consignées. Hivi-X soutient la documentation de consultation via notes vocales et résumés IA auto-hébergés sur la liste. Il ne capture pas automatiquement WhatsApp, SMS ou courriel — vous devez encore consigner ces canaux séparément pour les dossiers CICC.

Comment une admission structurée réduit le risque de plainte

Des dossiers désorganisés contribuent aux plaintes de conduite — 1 211 nouvelles affaires de conduite CICC en 2024–25. Une admission pilotée par liste avec téléversements horodatés et revue par élément donne aux RCIC un dossier défendable de ce qui a été recueilli et quand. Hivi-X n’est pas approuvé par le CICC; il vous aide à organiser des dossiers dont vous demeurez responsables.

Recueillez les documents d’immigration sans le suivi par courriel

Listes réutilisables, téléversements clients my-id.ca et export de dossier prêt pour vérification à côté de votre GRC d’immigration.

Réserver une démo de 15 minutes

FAQ

Au moins six ans après la fermeture du dossier selon le Règlement sur la gestion des dossiers clients du CICC. Les dossiers actifs et fermés doivent être stockés séparément. Consultez les orientations actuelles du CICC pour votre pratique.

Conventions, documents justificatifs, correspondance, dossiers de facturation, brouillons et demandes soumises. La portée exacte dépend du type d’engagement et du règlement actuel.

Les dossiers électroniques sont permis lorsqu’ils sont récupérables et protégés. Hivi-X stocke les dossiers sur des serveurs canadiens avec chiffrement — votre cabinet fixe le format et la politique de sauvegarde.

Il peut aider à organiser documents justificatifs et dossiers d’admission. Il ne remplace pas la consignation des communications, la comptabilité en fiducie, ni votre jugement professionnel sur l’exhaustivité du dossier.

Hivi-X ne gère pas la comptabilité en fiducie ni les fonds clients. La conformité au Règlement sur les comptes clients reste dans votre logiciel de comptabilité et vos comptes bancaires canadiens séparés.

Dernière mise à jour 2026-07-09.

Renseignements généraux seulement. Ne constitue pas un avis en matière d’immigration. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — ce n’est pas un consultant en immigration autorisé. Non affilié ni approuvé par le CICC ou l’IRCC. Les listes de contrôle sont des outils opérationnels pour les RCIC; vérifiez toutes les exigences selon les orientations actuelles de l’IRCC et le profil de chaque client.