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Ontario rental application document checklist

Every document a complete Ontario rental application typically needs, in one place. Use it as a reference — or have Hivi-X turn it into a reusable, trackable checklist you share with applicants on the my-id.ca client portal.

What documents should Ontario realtors collect for a rental application?

An Ontario rental application typically needs five things: government photo ID, proof of income, references, credit-check consent, and the completed application form (often OREA Form 410). Self-employed applicants add a Notice of Assessment, and a guarantor adds guarantee documents. Here is the full checklist:

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We'll email you the one-page PDF you can share with clients.

Identity

Government-issued photo ID for each applicant (driver's licence, passport, or PR card)
A second piece of ID where the landlord requests it

Proof of income

Recent pay stubs (commonly the last 2–3)
Employment letter stating role, start date, and salary
Notice of Assessment or T4 for self-employed or commission income
Bank statements where income is irregular

References & history

Current and previous landlord references (name and contact)
Employer or character reference where requested
Rental history / previous addresses

Consent & forms

Completed rental application (e.g. OREA Form 410)
Credit-check consent
Guarantor information and guarantee documents where required

General information for Ontario realtors only. Not legal, tenancy, or compliance advice. Hivi-X is document-collection software — not a licensed brokerage or real estate agent. Not affiliated with or endorsed by RECO, OREA, or FINTRAC. Checklists organize client uploads; you remain responsible for identity verification, FINTRAC record-keeping, and regulatory compliance per current FINTRAC guidance and your brokerage policy. Last updated 2026-07-09.

FAQ

Une demande de location complète de l’Ontario comprend généralement une pièce d’identité avec photo, une preuve de revenu (talons de paie, une lettre d’emploi ou un avis d’évaluation), des références de propriétaires actuels et anciens, une autorisation de vérification de crédit et le formulaire de demande dûment rempli (souvent le formulaire OREA 410 de votre courtier). Les demandeurs indépendants et les garants ajoutent généralement des documents supplémentaires concernant les revenus ou la garantie. Les exigences exactes sont établies par le propriétaire et votre courtier.

Oui. Hivi-X transforme cette liste de vérification en un modèle réutilisable : partagez-la avec chaque demandeur sur le portail my-id.ca, suivez ce qui manque encore, approuvez chaque téléversement et exportez un PDF prêt pour le propriétaire.

Want this as a reusable live checklist?

Instead of a static PDF, Hivi-X turns this into a reusable checklist you share with each applicant on my-id.ca — they upload every item, you track what's missing, approve each upload, and export a landlord-ready package.

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Renseignements généraux destinés uniquement aux courtiers immobiliers de l’Ontario. Ne constitue pas un avis juridique, locatif ou de conformité. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — ce n’est pas une maison de courtage ni un agent immobilier titulaire. Non affilié ni approuvé par le RECO, l’OREA ou le FINTRAC. Les listes de contrôle organisent les téléversements clients; vous demeurez responsable de la vérification d’identité, de la tenue de dossiers FINTRAC et de la conformité réglementaire selon les orientations actuelles du FINTRAC et la politique de votre maison de courtage.