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Comment les courtiers immobiliers de l’Ontario recueillent les documents des clients

La collecte de documents pour courtiers immobiliers est le processus de demander, suivre et assembler les pièces d’identité, preuves de revenu, références, consentements et formulaires qu’un client ou locataire doit fournir. Hivi-X remplace la chasse par courriel et WhatsApp par des listes d’admission ontariennes réutilisables, un portail client my-id.ca hébergé au Canada, le suivi des éléments manquants et une trousse PDF prête pour audit destinée aux propriétaires et maisons de courtage.

Pourquoi le courriel et WhatsApp s’effondrent

La plupart des courtiers immobiliers de l’Ontario recueillent encore les documents de la même façon : une avalanche de courriels, quelques photos WhatsApp, un dossier Drive partagé, et beaucoup de renommage manuel. Ça fonctionne jusqu’à ce qu’un dossier s’emballe. Alors les documents se dispersent entre canaux, vous trouvez un talon de paie manquant la veille d’une échéance, et un bon candidat perd le logement parce que la trousse n’était pas prête à temps.

Le problème central : le courriel n’a aucune notion de « complet ». Il n’y a pas un seul endroit qui montre ce que vous avez demandé, ce qui est arrivé, et ce qui manque encore. Chaque vérification de statut est un défilement manuel dans un fil.

Ce qu’un outil de collecte de documents fait vraiment

Un outil conçu à cet effet transforme une liste d’éléments requis en dossier client suivi. Vous choisissez un modèle de liste, l’attachez au dossier client, et le client téléverse chaque élément via le portail my-id.ca. Le système — pas vous — tient le score de ce qui manque et vous laisse approuver ou refuser chaque soumission.

  • Listes d’admission réutilisables au lieu de pièces jointes dispersées.
  • Un tableau de bord en direct des éléments reçus vs manquants.
  • Approbation, refus ou resoumission par élément pour contrôler la qualité.
  • Une trousse PDF prête pour audit à remettre à un propriétaire ou à téléverser dans le système de votre maison de courtage.

Comment Hivi-X s’inscrit dans un flux ontarien

Hivi-X est une couche de collecte de documents aux côtés des outils de votre maison de courtage — pas un remplacement. Vous créez des listes réutilisables pour demandes de location, admission acheteur, admission vendeur et dossiers propriétaire, les attachez aux dossiers clients, et les clients téléversent via un lien invité sécurisé (aucun compte requis) ou le portail my-id.ca. Votre équipe peut aussi ajouter des fichiers à mesure qu’ils arrivent par courriel.

Tout reste au Canada : les données sont hébergées sur des serveurs canadiens et les résumés vocaux utilisent une IA auto-hébergée, de sorte que les renseignements clients ne sont jamais envoyés à des fournisseurs d’IA tiers.

Collect these documents without the chase

Share a checklist on the my-id.ca portal, track what's missing, and export an audit-ready PDF package.

FAQ

Créez une liste réutilisable, partagez-la sur le portail my-id.ca du client, et laissez-le téléverser chaque élément depuis son téléphone. Hivi-X suit ce qui manque, vous laisse approuver ou refuser les soumissions, et exporte une trousse PDF terminée. Cela élimine le fil de courriels aller-retour qui ralentit la plupart des dossiers.

Oui. Dans Hivi-X vous créez un modèle une fois — par exemple une demande de location ontarienne — et le réutilisez pour chaque client. Vous pouvez conserver plusieurs modèles pour différents types de transaction et ajuster les éléments par client au besoin.

Renseignements généraux destinés uniquement aux courtiers immobiliers de l’Ontario. Ne constitue pas un avis juridique, locatif ou de conformité. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — ce n’est pas une maison de courtage ni un agent immobilier titulaire. Non affilié ni approuvé par le RECO, l’OREA ou le FINTRAC. Les listes de contrôle organisent les téléversements clients; vous demeurez responsable de la vérification d’identité, de la tenue de dossiers FINTRAC et de la conformité réglementaire selon les orientations actuelles du FINTRAC et la politique de votre maison de courtage. Dernière mise à jour 2026-07-09.

Renseignements généraux destinés uniquement aux courtiers immobiliers de l’Ontario. Ne constitue pas un avis juridique, locatif ou de conformité. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — ce n’est pas une maison de courtage ni un agent immobilier titulaire. Non affilié ni approuvé par le RECO, l’OREA ou le FINTRAC. Les listes de contrôle organisent les téléversements clients; vous demeurez responsable de la vérification d’identité, de la tenue de dossiers FINTRAC et de la conformité réglementaire selon les orientations actuelles du FINTRAC et la politique de votre maison de courtage.

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