Exigences FINTRAC pour courtiers immobiliers de l’Ontario : dossiers et conservation de 5 ans

Ce que le FINTRAC exige des agents immobiliers

Les maisons de courtage, courtiers et représentants sont des entités déclarantes sous la loi canadienne anti–blanchiment d’argent (la LRPCFAT), supervisée par le FINTRAC. Cela signifie que chaque agent a des obligations de vérification d’identité, de tenue de dossiers et de déclaration sur les transactions qu’il traite — pas seulement l’agent de conformité de la maison de courtage.

En pratique, les devoirs centraux sont : vérifier l’identité des parties avec lesquelles vous traitez, conserver les dossiers à l’appui, surveiller et déclarer les opérations douteuses, et tout retenir pour pouvoir le produire si le FINTRAC le demande.

• Vérifier l’identité du client selon une méthode acceptée (pièce d’identité avec photo, dossier de crédit, ou double processus).
• Tenir une fiche de renseignements avec les détails du client pour la transaction.
• Faire une détermination de tiers (agissent-ils pour quelqu’un d’autre?).
• Tenir des dossiers de réception de fonds et déclarer les importantes opérations en espèces et les opérations douteuses.
• Conserver les dossiers pendant cinq ans et les produire dans les 30 jours d’une demande du FINTRAC.

Ce qui a changé le 1er octobre 2025

Des modifications entrées en vigueur le 1er octobre 2025 ont élargi qui les agents doivent vérifier. Les agents doivent maintenant vérifier l’identité des parties non représentées — les personnes de l’autre côté d’une transaction qui n’ont pas leur propre représentant — et leur appliquer aussi la détermination de tiers et les règles de tenue de dossiers.

L’effet pratique : plus de documents d’identité à recueillir, auprès de plus de personnes, sur plus de dossiers — exactement le genre de chasse aux documents qui se perd quand elle vit dans le courriel. Le RECO a aussi rappelé aux inscrits qu’un manquement à la vérification d’identité est un risque disciplinaire, pas seulement un risque FINTRAC.

Combien de temps les courtiers doivent-ils conserver les dossiers FINTRAC? (5 ans)

Les dossiers qui soutiennent les obligations FINTRAC doivent généralement être conservés pendant cinq ans et être récupérables dans les 30 jours d’une demande du FINTRAC. Cela inclut les dossiers de vérification d’identité, la fiche de renseignements et les dossiers de réception de fonds liés à la transaction.

Cinq ans de documents d’identité et de revenu pour chaque client est un vrai problème de stockage et de récupération. Les pièces jointes éparses et les lecteurs partagés rendent une demande de production de 30 jours stressante; un seul dossier organisé et horodaté la rend routinière.

Comment Hivi-X vous aide à recueillir et organiser les dossiers FINTRAC

Hivi-X transforme les documents que les agents attachent couramment aux obligations FINTRAC en une liste réutilisable que vous partagez avec le client sur my-id.ca. Le client téléverse pièce d’identité gouvernementale, revenu et consentement depuis son téléphone ou ordinateur; vous suivez ce qui manque encore, approuvez chaque élément, et assemblez une trousse PDF propre et horodatée. Hivi-X n’effectue pas la vérification d’identité, ne fait pas de déterminations de tiers et ne garantit pas la conformité réglementaire.

Tout reste au Canada : les documents sont stockés sur des serveurs canadiens, chiffrés au repos avec AES-256-GCM, et les résumés vocaux utilisent une IA auto-hébergée — les données clients ne sont jamais envoyées à des fournisseurs d’IA tiers. Cette page est une information générale, pas un avis juridique ou de conformité; suivez toujours les orientations actuelles du FINTRAC et la politique de votre maison de courtage.