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Documents de conformité des travailleurs temporaires en Ontario

Les agences de placement temporaire de l’Ontario doivent documenter chaque affectation — y compris les détails d’affectation, les dossiers d’heures conservés au moins trois ans, l’orientation sécurité conjointe LSST avec l’employeur d’accueil, et les dossiers de conformité que les inspecteurs peuvent demander. Depuis le 1er juillet 2024, les agences doivent aussi détenir un permis provincial ATR/recruteur (frais de 1 500 $, caution de 25 000 $). Hivi-X aide les agences autorisées à organiser et suivre ces documents dans des dossiers de placement exportables sur des serveurs canadiens — ce n’est pas un avis juridique ni une garantie de conformité.

Permis du projet de loi 27 et pourquoi les dossiers comptent maintenant

Depuis le 1er juillet 2024, chaque agence de placement temporaire et recruteur ontarien doit détenir un permis provincial sous la Loi sur les normes d’emploi (projet de loi 27, Loi de 2021 visant à oeuvrer pour les travailleurs). Les frais de permis sont de 1 500 $ pour un terme de deux ans (au 1er janvier 2026), et les agences doivent déposer une caution de 25 000 $. Les inspecteurs de la LNE peuvent demander des dossiers — et les amendes progressives pour récidive atteignent 15 000 $, 25 000 $ et 50 000 $ en trois ans.

Le permis a créé un virage pratique : la collecte de documents n’est plus une administration « agréable à avoir ». Les dossiers d’affectation doivent être récupérables, lisibles et organisés — dossiers courriel et liens SharePoint ad hoc sont une faible stratégie d’audit.

Ce qu’une agence de placement temporaire doit documenter par affectation

Les exigences exactes dépendent de l’affectation et des orientations actuelles de la LNE, mais les inspecteurs et employeurs d’accueil s’attendent couramment à :

Détails d’affectation — poste, employeur d’accueil, date de début et conditions convenues.
Dossiers d’heures des employés affectés — conservés au moins trois ans sous la LNE.
Accusé de réception de l’orientation sécurité conjointe LSST entre ATR et employeur d’accueil.
Trousse de conformité de l’employeur d’accueil — WSIB, exigences de sécurité, conditions de facturation.
Documents de filtrage candidats liés au placement (autorisation de travail, certifications, consentement).

Périodes de conservation que les recruteurs devraient planifier

Les délais de conservation s’empilent rapidement entre LNE, LEPFNA et opérations d’agence. Les planchers statutaires autour desquels planifient la plupart des agences ontariennes incluent trois ans pour les dossiers d’affectation généraux, cinq ans pour les vacances, et sept ans pour les dossiers de recrutement de ressortissants étrangers sous la LEPFNA.

Les dossiers électroniques doivent être produisibles sur demande. Un dossier de placement piloté par liste — avec téléversements horodatés, flux d’approbation/refus et trousses PDF exportables — rend la récupération routinière au lieu d’une course dans les boîtes de réception.

Comment Hivi-X s’inscrit dans le flux d’une agence autorisée sous le projet de loi 27 (v1 honnête)

Hivi-X est une couche de collecte de documents à côté de votre ATS — pas un remplacement et pas une certification de conformité. Créez des listes réutilisables pour le filtrage candidats et les dossiers d’affectation de travailleurs temporaires, attachez-les aux dossiers candidats, et recueillez les téléversements via un lien invité sécurisé (aucun compte) ou le portail my-id.ca. Vos coordonnateurs approuvent ou refusent chaque élément et exportent une trousse PDF pour le dossier de placement ou la préparation d’inspection LNE.

Hivi-X ne vérifie pas les permis contre le registre public ATR, n’automatise pas la paie des dossiers d’heures, et ne garantit pas la conformité à la LNE. Cette page est de l’information opérationnelle générale, pas un avis juridique; consultez un conseiller compétent et le ministère du Travail de l’Ontario pour les exigences actuelles.

Recueillir les documents des candidats sans avoir à relancer les courriels

Listes réutilisables, téléversements my-id.ca et trousses de placement exportables à côté de votre ATS.

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FAQ

Habituellement les détails d’affectation, les dossiers d’heures (conservés au moins trois ans), l’accusé de réception de l’orientation sécurité sous les devoirs conjoints LSST, la documentation de l’employeur d’accueil, et le dossier de filtrage candidat soutenant le placement. Les exigences exactes dépendent du poste et des orientations actuelles de la LNE.

Au 1er janvier 2026, les frais de permis ATR/recruteur sont de 1 500 $ pour un terme de deux ans, avec une caution de 25 000 $ requise. Le permis est obligatoire depuis le 1er juillet 2024.

Non. Hivi-X aide à organiser et suivre les documents dans des dossiers de placement exportables sur des serveurs canadiens. Il ne remplace pas le conseiller juridique, les systèmes de paie, ni les garanties de conformité à la LNE.

Dernière mise à jour 2026-07-09.

Renseignements généraux destinés uniquement aux recruteurs et agences de placement de l’Ontario. Ne constitue pas un avis en droit du travail, en immigration ou en conformité RH. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — ce n’est pas un recruteur autorisé, une agence d’emploi, un consultant en immigration ni un parajuriste. Non affilié au ministère du Travail de l’Ontario, à l’IRCC ou au CICC. Les listes organisent les téléversements de candidats; vous demeurez responsable des obligations LNE, LAPHO, Code des droits de la personne, LPRPDE et d’immigration selon le droit actuel et un conseiller compétent. Hivi-X ne vérifie pas l’autorisation de travail, ne sélectionne ni ne classe les candidats, et ne garantit pas la conformité réglementaire.