Pour les courtiers d’assurance de l’Ontario

Constituez des dossiers clients organisés sans courir après les courriels.

Hivi-X aide les courtiers titulaires d’un permis RIBO à recueillir les documents de demande, à suivre ce qui manque et à conserver des dossiers organisés sur des serveurs canadiens — en complément d’Applied, Epic, SIG ou de votre BMS actuel.

Commencer l’essai gratuit Réserver une démo de 15 min

Essai gratuit · ou voir la liste auto Ontario

Hosted in CanadaSelf-hosted AIAES-256-GCM at rest · TLS in transit14-day free trialWorks alongside your BMS

app.hivi-x.ca / clients

Personal auto — new business

MKClient · M. Kim

5 missing

17%

Intake checklist · 6 items1/6 received

Driver's licence

Government photo ID

Received

Prior policy dec page

Or letter of experience

Pending

Driver's abstract

Motor vehicle record

Pending

Signed application

CSIO auto application

Pending

TAC quote log

Premium · market · comments

Pending

CISRO / Fact Sheet

Delivery record

Pending

Kim_Auto_NB_Package.pdf

6 documents · ready for BMS

Qu’est-ce que le logiciel de collecte de documents Hivi-X pour les courtiers d’assurance de l’Ontario?

Hivi-X est un logiciel canadien de collecte de documents pour les courtiers d’assurance de l’Ontario. Organisez l’admission client avec des listes de contrôle réutilisables, un stockage sécurisé hébergé au Canada, des notes vocales résumées et des trousses de dossier exportables — en complément de votre BMS existant.

Hivi-X est un logiciel canadien de collecte de documents pour les courtiers d’assurance de l’Ontario. Utilisez des listes réutilisables pour demander pièce d’identité, documents de police antérieure, relevés de conduite et formulaires de demande; suivez ce qui manque encore; ajoutez des résumés vocaux au dossier client; et exportez une trousse organisée pour votre BMS. Forfaits dès 39 $ CA/mois avec essai gratuit. Hébergé au Canada avec IA auto-hébergée.

Listes d’admission ontariennes réutilisables pour auto, renouvellement et commercial.

Tableau de bord des éléments manquants avec approbation/refus des téléversements clients.

Notes vocales + résumés IA auto-hébergés sur le dossier client.

Trousse PDF exportable pour Applied, Epic, SIG ou votre BMS.

Hébergé au Canada; lien invité sécurisé (aucun compte) ou portail my-id.ca.

57 %

des maisons de courtage ontariennes dans les contrôles ponctuels RIBO 2023–24 n’avaient pas de documentation écrite des divulgations dans les dossiers clients

Source: RIBO Spot Check Findings

6 ans

conservation statutaire minimale des dossiers des membres RIBO (plus l’exercice courant selon le guide)

Source: O. Reg. 991, s. 17(9)

20 678

titulaires individuels actifs de permis de courtier d’assurance en Ontario (31 juill. 2024)

Source: RIBO Annual Report

The document chase

Chasing documents quietly costs you binds

Every incomplete file is admin time you cannot bill and a quote you cannot place on time.

Functional

Dec pages in email, photos in text, loss runs in a carrier portal — nothing shows whether the file is complete before you quote or bind.

Emotional

RIBO spot checks found more than half of brokerages missing written disclosure records in client files. Scattered intake makes it harder to show what was collected before a spot check.

Financial

Every follow-up email is time you are not placing risk. Incomplete packages delay binders and renewals.

How it works

How do insurance brokers collect client documents?

Five steps: pick a checklist template, open a client file, collect documents via the my-id.ca portal, track gaps with approve/reject, and export a package for your BMS.

Choisissez un modèle

Partez d’une liste d’admission client ontarienne — auto personnelle, renouvellement ou soumission commerciale.

Ouvrez un dossier client

Attachez la liste de contrôle au dossier client que votre équipe gère déjà dans Hivi-X.

Collectez les documents

Partagez la liste; les clients peuvent téléverser via un lien invité sécurisé (aucun compte — vérification par code unique) ou se connecter au portail my-id.ca. Votre équipe peut aussi ajouter des fichiers à mesure qu’ils arrivent.

Suivez les lacunes

Voyez les éléments complétés et en suspens; approuvez ou refusez les soumissions clients.

Exportez la trousse

Générez un résumé PDF pour le dossier client de votre BMS ou la revue du dossier par le principal.

Use cases

One tool, every client file

From personal auto new business to Principal Broker oversight.

Primary

Personal auto — new business

Driver's licence, prior policy dec page, driver abstract, vehicle details, signed application, and TAC quote log evidence — tracked in one client file.

Renewal

Updated dec page, change requests, CISRO/Fact Sheet delivery proof, and disclosure-at-quote records organized for the renewal bind.

Commercial

Commercial lines

Loss runs, SOV, financial statements, schedules, and ACORD supplements — checklist-driven instead of scattered email threads.

Claims

Claims intake (FNOL)

Photos, police report, proof of loss, and correspondence log collected on the client record your team already manages.

Principal

Principal Broker oversight

Standardized intake across producers; co-agent visibility; exportable file index for spot-check readiness.

Features

Everything you need to stop chasing

Checklist-driven intake alongside your BMS — not a replacement for it.

Modèles ontariens réutilisables

Créez des listes d’admission auto personnelle, renouvellement et commerciale une fois; réutilisez-les par client.

Dossier client par assuré

Gardez documents, listes et notes liés à chaque client — pas dispersés dans le courriel.

Suivi des éléments manquants

Progression de la liste plus états de soumission client (à faire / soumis / approuvé / refusé).

Revue au niveau de l’élément

Approuvez ou refusez les téléversements; le client peut resoumettre après un refus.

Notes vocales + résumé IA

Enregistrez un résumé d’appel; l’IA auto-hébergée résume les notes vocales selon les lignes de la liste.

Demandes de correction

Demandez au client de corriger des documents de métadonnées; suivi sur le dossier client.

Hébergement canadien sécurisé

Données sur des serveurs canadiens; AES-256-GCM au repos; TLS en transit.

IA auto-hébergée

Les données clients ne sont pas envoyées à OpenAI, Google ou Anthropic.

Collaboration avec un co-mandataire

Incluez un CSR ou un producteur secondaire avec un accès ciblé.

Paquet PDF exportable

Générez et téléchargez des rapports PDF de liste de contrôle.

Ontario-specific

Built for Ontario insurance broker workflows

Hivi-X aligns intake checklists to the artifacts Ontario brokers actually collect — disclosures, TAC quote logs, CISRO distribution, and exportable client-file packages.

RIBO client fileMandatory disclosures at quoteCISRO PrinciplesRIBO Fact SheetTAC quote logO.E.F. endorsementsO.A.F. commercial forms6-year retentionPIPEDA safeguards

Comparison

Email vs DocuSign vs BMS vs Hivi-X

Hivi-X fills the pre-bind intake gap — it does not replace policy admin.

Capability	Email / shared drive	DocuSign	BMS only	Hivi-X
Suit les documents d’admission manquants			centré sur la police	centré sur la liste
Modèles d’admission courtier réutilisables
Notes de dossier voix + IA				auto-hébergé
Export organisé pour téléversement BMS		docs signés seulement	natif	export de trousse
Portail documents client	non sécurisé	signature		chiffré
Hébergé au Canada / IA auto-hébergée			varie
Admin de police / eDocs / tarification				(par conception)
Un lien sécurisé, sans connexion				lien sécurisé (OTP)

“We used to chase dec pages in email threads and still miss a driver abstract before bind. Now the checklist shows what is outstanding, clients upload through my-id, and we export a package into Epic.”

Producer

Ontario brokerage

Representative of feedback from early Ontario users.

RIBO & client-file compliance

Documentation RIBO spot checks actually look for

RIBO spot checks review whether brokerages maintain organized client files — including written evidence that mandatory disclosures were provided by the time of quote. In the 2023–24 fiscal year, RIBO reported that 57% of spot-checked brokerages lacked written disclosure documentation in client files.

Hivi-X does not replace your BMS or automate RIBO filings. It helps your team collect, organize, and export the documents and notes that belong in the client file you already must maintain under O. Reg. 991.

Read the mandatory disclosures guide

Renseignements généraux destinés uniquement aux courtiers d’assurance de l’Ontario. Ne constitue pas un avis juridique ou de conformité. Non affilié à RIBO, FSRA ni à aucune maison de courtage. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — ce n’est pas un courtier inscrit, il ne fournit pas de conseils en assurance et ne garantit pas la conformité à RIBO ou au Règl. de l’Ont. 991. Consultez un conseiller juridique compétent et votre assureur responsabilité professionnelle.

Checklist-driven intake aligned to new business and renewal workflows
Timestamped client activity on the broker-controlled record
Voice summaries and file notes for advice documentation
Exportable package for upload to Applied, Epic, SIG, or your BMS client folder
Canadian hosting with encryption and self-hosted AI (no third-party AI vendors)

Security & trust

Canadian hosting, self-hosted AI

Your clients' documents are sensitive. Hivi-X stores them on servers hosted in Canada, encrypts sensitive fields at rest with AES-256-GCM, secures every connection with TLS, and runs AI on infrastructure Hivi-X operates — client data is never sent to OpenAI, Google, Anthropic, or other third-party AI providers. Requests are consent-first, with clear export and deletion.

Hosted in CanadaSelf-hosted AINo third-party AIAES-256-GCM at restTLS in transitConsent-first sharing

Visit the trust page

Pricing

Simple plans, free trial

Billed monthly in CAD — complements your BMS, not a replacement.

De base

Producteurs autonomes

$39CAD/mo

Jusqu’à 50 clients
Demandes de documents illimitées
Modèles d’admission ontariens
Soutien par courriel

Start free trial

Professionnel

Producteurs occupés et petites équipes

$59CAD/mo

Clients illimités
Voix + résumé IA
Trousse de dossier exportable
Assistance prioritaire

Start free trial

Entreprise

Maisons de courtage

$99CAD/mo

Clients illimités
Flux de travail co-agent
Soutien dédié

Start free trial

See the full breakdown on the pricing page.

FAQ

Broker questions, answered

Beaucoup de dossiers auto personnels incluent une pièce d’identité avec photo émise par le gouvernement, la page de déclaration de la police antérieure, le relevé de conduite, les détails du véhicule et les formulaires de demande signés; les risques commerciaux et à risque élevé ajoutent souvent les historiques de sinistres et des états financiers. Les exigences exactes varient selon le assureur et le MGA. Hivi-X fournit des listes d’admission ontariennes pour que les producteurs suivent chaque élément au lieu de faire défiler des fils de courriel.

Plusieurs maisons de courtage utilisent des portails clients chiffrés hébergés au Canada plutôt que le courriel non chiffré pour les fichiers sensibles. Hivi-X offre un portail client et un suivi par liste pour que pièces d’identité, pages de déclaration et demandes restent dans un dossier contrôlé par le courtier avec journalisation d’accès.

Non. Hivi-X est une couche de collecte de documents et d’organisation de dossiers clients. Il complète Applied Epic, Vertafore SIG, Power Broker et des BMS similaires — vous exportez des trousses organisées dans le système que vous utilisez déjà pour les polices et les eDocs.

Oui. DocuSign gère la signature électronique de documents que vous avez déjà. Hivi-X gère la collecte des documents que vous n’avez pas encore — demandes, pages de déclaration, historiques de sinistres — et le suivi de ce qui manque encore.

Le Règl. de l’Ont. 991 exige que les membres RIBO conservent les dossiers requis pendant au moins six ans avant la fin de leur plus récent exercice. Le guide RIBO recommande d’envisager des périodes plus longues pour les lignes commerciales. Hivi-X aide à stocker des dossiers électroniques mais ne fixe pas votre politique de conservation.

RIBO a rapporté que 57 % des maisons de courtage dans ses contrôles ponctuels 2023–24 (n=61) n’avaient pas de documentation écrite des divulgations dans les dossiers clients. Une admission organisée et des trousses exportables aident les principaux à démontrer ce qui a été recueilli et quand.

Sur des serveurs hébergés au Canada. Le traitement par IA utilise l’infrastructure exploitée par Hivi-X — les données clients ne sont pas envoyées à OpenAI, Google, Anthropic ni à d’autres fournisseurs d’IA tiers. Les champs sensibles utilisent AES-256-GCM au repos; le trafic utilise TLS.

39 $ CA/mois (Starter), 59 $/mois (Professional) ou 99 $/mois (Enterprise). Tous les forfaits incluent un essai gratuit, des modèles réutilisables, l’hébergement canadien et l’IA auto-hébergée.

Passez votre tour si le portail de votre assureur recueille déjà chaque document de souscription, si vous êtes uniquement commercial, ou si une habitude de souscription en un seul courriel fonctionne vraiment pour votre portefeuille. Hivi-X est la couche d’admission pré-souscription pour la course aux lignes personnelles et le contrôle qualité — pas un BMS, pas de tarification, et pas obligatoire pour chaque cabinet. Voir le guide des limites honnêtes sur /docs/insurance/when-not-to-use-hivi-x-insurance-brokers-ontario.

Book a demo

Book a 15-minute demo

Bring one messy auto file — we'll turn it into a reusable Hivi-X intake checklist live.

See an Ontario intake checklist built end-to-end

Watch missing-item tracking on client uploads

Export a BMS-ready PDF package

Build organized files. Close more submissions.

Organize Ontario broker intake alongside Applied, Epic, SIG, or your current BMS.

Start free trial Book a demo