des maisons de courtage ontariennes dans les contrôles ponctuels RIBO 2023–24 n’avaient pas de documentation écrite des divulgations dans les dossiers clients
Source: RIBO Spot Check Findings
conservation statutaire minimale des dossiers des membres RIBO (plus l’exercice courant selon le guide)
Source: O. Reg. 991, s. 17(9)
titulaires individuels actifs de permis de courtier d’assurance en Ontario (31 juill. 2024)
Source: RIBO Annual Report
Chasing documents quietly costs you binds
Every incomplete file is admin time you cannot bill and a quote you cannot place on time.
Functional
Dec pages in email, photos in text, loss runs in a carrier portal — nothing shows whether the file is complete before you quote or bind.
Emotional
RIBO spot checks found more than half of brokerages missing written disclosure records in client files. Scattered intake makes it harder to show what was collected before a spot check.
Financial
Every follow-up email is time you are not placing risk. Incomplete packages delay binders and renewals.
How do insurance brokers collect client documents?
Five steps: pick a checklist template, open a client file, collect documents via the my-id.ca portal, track gaps with approve/reject, and export a package for your BMS.
Choisissez un modèle
Partez d’une liste d’admission client ontarienne — auto personnelle, renouvellement ou soumission commerciale.
Ouvrez un dossier client
Attachez la liste de contrôle au dossier client que votre équipe gère déjà dans Hivi-X.
Collectez les documents
Partagez la liste; les clients peuvent téléverser via un lien invité sécurisé (aucun compte — vérification par code unique) ou se connecter au portail my-id.ca. Votre équipe peut aussi ajouter des fichiers à mesure qu’ils arrivent.
Suivez les lacunes
Voyez les éléments complétés et en suspens; approuvez ou refusez les soumissions clients.
Exportez la trousse
Générez un résumé PDF pour le dossier client de votre BMS ou la revue du dossier par le principal.
One tool, every client file
From personal auto new business to Principal Broker oversight.
Personal auto — new business
Driver's licence, prior policy dec page, driver abstract, vehicle details, signed application, and TAC quote log evidence — tracked in one client file.
Renewal
Updated dec page, change requests, CISRO/Fact Sheet delivery proof, and disclosure-at-quote records organized for the renewal bind.
Commercial lines
Loss runs, SOV, financial statements, schedules, and ACORD supplements — checklist-driven instead of scattered email threads.
Claims intake (FNOL)
Photos, police report, proof of loss, and correspondence log collected on the client record your team already manages.
Principal Broker oversight
Standardized intake across producers; co-agent visibility; exportable file index for spot-check readiness.
Everything you need to stop chasing
Checklist-driven intake alongside your BMS — not a replacement for it.
Modèles ontariens réutilisables
Créez des listes d’admission auto personnelle, renouvellement et commerciale une fois; réutilisez-les par client.
Dossier client par assuré
Gardez documents, listes et notes liés à chaque client — pas dispersés dans le courriel.
Suivi des éléments manquants
Progression de la liste, échéances avec retards signalés, états de soumission du client (à faire / soumis / approuvé / refusé) et rappels automatiques par courriel qui nomment les éléments encore manquants.
Revue au niveau de l’élément
Approuvez ou refusez les téléversements; le client peut resoumettre après un refus. Les téléversements par lien invité affichent aussi des avertissements automatiques; le client peut remplacer le fichier ou l’envoyer quand même.
Rappels automatiques
Les clients d’une liste partagée par lien invité reçoivent jusqu’à trois courriels qui nomment ce qui manque encore : quelques jours après l’envoi, avant l’échéance et juste après.
Demandes de correction
Demandez au client de corriger des documents de métadonnées; suivi sur le dossier client.
Hébergement canadien sécurisé
Données sur des serveurs canadiens; AES-256-GCM au repos; TLS en transit.
IA auto-hébergée
Les données clients ne sont pas envoyées à OpenAI, Google ou Anthropic.
Collaboration avec un co-mandataire
Incluez un CSR ou un producteur secondaire avec un accès ciblé.
Paquet PDF exportable
Générez et téléchargez des rapports PDF de liste de contrôle.
Built for Ontario insurance broker workflows
Hivi-X aligns intake checklists to the artifacts Ontario brokers actually collect — disclosures, TAC quote logs, CISRO distribution, and exportable client-file packages.
Email vs DocuSign vs BMS vs Hivi-X
Hivi-X fills the pre-bind intake gap — it does not replace policy admin.
| Capability | Email / shared drive | DocuSign | BMS only | Hivi-X |
|---|---|---|---|---|
| Suit les documents d’admission manquants | centré sur la police | centré sur la liste | ||
| Modèles d’admission courtier réutilisables | ||||
| Export organisé pour téléversement BMS | docs signés seulement | natif | export de trousse | |
| Portail documents client | non sécurisé | signature | chiffré | |
| Hébergé au Canada / IA auto-hébergée | varie | |||
| Admin de police / eDocs / tarification | (par conception) | |||
| Un lien sécurisé, sans connexion | lien sécurisé (OTP) |
Un producteur d’un cabinet ontarien envoie une liste de nouvelle affaire avant l’émission. La liste indique si la page des déclarations et le relevé de dossier de conduite manquent encore, et le producteur exporte un rapport PDF de la liste à classer dans le système de gestion du cabinet.
Exemple illustratif du déroulement, pas un témoignage client.
Simple plans, free trial
Billed monthly in CAD — complements your BMS, not a replacement.
De base
Producteurs autonomes
- Jusqu’à 50 clients
- 1 Go de stockage infonuagique inclus
- 10 demandes de signature électronique par mois
- Demandes de documents illimitées
- Modèles d’admission ontariens
- Soutien par courriel
Professionnel
Producteurs occupés et petites équipes
- Clients illimités
- 5 Go de stockage infonuagique inclus
- 50 demandes de signature électronique par mois
- Trousse de dossier exportable
- Portail client, courriels et domaine personnalisé à votre image
- Soutien par courriel
Entreprise
Maisons de courtage
- Clients illimités
- 10 Go de stockage infonuagique inclus
- Signatures électroniques illimitées
- Portail client, courriels et domaine personnalisé à votre image
- Soutien par courriel
Prices are per person: each teammate is one more seat at the same price. See the full breakdown on the pricing page.
Broker questions, answered
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Bring one messy auto file — we'll turn it into a reusable Hivi-X intake checklist live.
Renseignements généraux destinés uniquement aux courtiers d’assurance de l’Ontario. Ne constitue pas un avis juridique ou de conformité. Non affilié à RIBO, FSRA ni à aucune maison de courtage. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — ce n’est pas un courtier inscrit, il ne fournit pas de conseils en assurance et ne garantit pas la conformité à RIBO ou au Règl. de l’Ont. 991. Consultez un conseiller juridique compétent et votre assureur responsabilité professionnelle.