Conservation des dossiers des courtiers d’assurance ontariens : la règle des six ans
Ce que la loi exige
La Loi sur les courtiers d’assurances inscrits et le Règl. de l’Ont. 991 fixent des normes minimales de tenue de dossiers pour les membres RIBO. L’article 17(9) exige de conserver les dossiers requis pendant au moins six ans avant la fin du plus récent exercice — pas six ans à compter de l’expiration de la police ou de la clôture d’un sinistre.
Le guide RIBO suggère d’envisager une conservation plus longue pour les lignes commerciales et les dossiers complexes. L’assureur responsabilité professionnelle de votre maison de courtage peut aussi avoir des attentes au-delà du minimum statutaire.
Quels dossiers doivent être conservés
Les dossiers requis incluent généralement les dossiers clients avec documents de demande, preuves de divulgation, correspondance et dossiers de transaction liés aux obligations RIBO de la maison de courtage. La portée exacte dépend de la ligne d’affaires et de l’orientation actuelle.
- Documents d’identité et de demande du client.
- Documentation écrite des divulgations et de la convenance.
- Dossiers de soumission (y compris la preuve du journal TAC pour l’auto).
- Correspondance et notes de conseil pertinentes au placement.
- Dossiers produisibles à RIBO sur demande.
Stockage électronique et récupération
Les pièces jointes de courriel éparses et les photos sur appareils personnels ne survivent pas à un horizon de six ans ni à une demande de production RIBO. Les dossiers électroniques doivent être récupérables, lisibles et protégés — d’où l’importance des mesures alignées sur la LPRPDE même lorsque le plancher statutaire porte sur la durée.
Hivi-X stocke les dossiers clients sur des serveurs canadiens avec chiffrement AES-256-GCM au repos et TLS en transit. Les trousses PDF exportables offrent aux principaux un seul artefact par dossier client pour téléversement BMS ou archive. Cette page est une information générale, pas un avis juridique ou de conformité; consultez un conseiller compétent et votre assureur responsabilité professionnelle.
FAQ
Renseignements généraux destinés uniquement aux courtiers d’assurance de l’Ontario. Ne constitue pas un avis juridique ou de conformité. Non affilié à RIBO, FSRA ni à aucune maison de courtage. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — ce n’est pas un courtier inscrit, il ne fournit pas de conseils en assurance et ne garantit pas la conformité à RIBO ou au Règl. de l’Ont. 991. Consultez un conseiller juridique compétent et votre assureur responsabilité professionnelle. Dernière mise à jour 2026-07-09.
Renseignements généraux destinés uniquement aux courtiers d’assurance de l’Ontario. Ne constitue pas un avis juridique ou de conformité. Non affilié à RIBO, FSRA ni à aucune maison de courtage. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — ce n’est pas un courtier inscrit, il ne fournit pas de conseils en assurance et ne garantit pas la conformité à RIBO ou au Règl. de l’Ont. 991. Consultez un conseiller juridique compétent et votre assureur responsabilité professionnelle.