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Comment les courtiers d’assurance de l’Ontario collectent les documents clients

La collecte de documents pour les courtiers d’assurance est le processus de demander, suivre et assembler les pièces d’identité, documents de police, relevés et formulaires de demande qu’un client doit fournir avant la soumission ou la souscription. Hivi-X remplace la course aux courriels par des listes d’admission ontariennes réutilisables, un portail client hébergé au Canada, le suivi des éléments manquants et une trousse PDF exportable pour votre BMS — sans remplacer Applied, Epic ou SIG.

Pourquoi le courriel et les lecteurs partagés s’effondrent

La plupart des courtiers ontariens recueillent encore les documents de demande de la même façon : pages de déclaration par courriel, photos par texto, historiques de sinistres dans un portail d’assureur, et un dossier partagé que quelqu’un a oublié de mettre à jour. Ça fonctionne jusqu’à ce qu’un dossier s’accélère. Alors les documents se dispersent, vous découvrez un relevé de conduite manquant le matin de la souscription, et une soumission que vous auriez pu placer attend une seule pièce jointe.

Le courriel n’a aucune notion de « complet ». Il n’y a pas d’endroit unique qui montre ce que vous avez demandé, ce qui est arrivé et ce qui reste en suspens. Chaque vérification d’état est un défilement manuel — et les principaux ont besoin d’un dossier client organisé, pas d’une recherche dans la boîte de réception, pour les contrôles ponctuels RIBO.

Ce qu’un outil de collecte de documents fait vraiment

Un outil conçu à cet effet transforme une liste d’éléments d’admission requis en dossier client suivi. Vous choisissez un modèle de liste, l’attachez au dossier client, et le client téléverse chaque élément via un portail sécurisé. Le système — pas vous — tient le score de ce qui manque et vous laisse approuver ou refuser chaque soumission.

  • Listes d’admission ontariennes réutilisables au lieu de retaper la même liste par courriel.
  • Tableau de bord en direct des éléments reçus vs manquants par client.
  • Approuver, refuser ou demander un remplacement au niveau de l’élément pour contrôler la qualité.
  • Trousse PDF exportable que vous téléversez dans Applied, Epic, SIG ou le dossier client de votre BMS.

Comment Hivi-X s’inscrit dans le flux d’un courtier ontarien (v1 honnête)

Hivi-X est une couche de collecte de documents aux côtés de votre BMS — pas un remplacement. Vous créez des listes réutilisables pour les nouvelles affaires auto personnelles, les renouvellements et les soumissions commerciales, les attachez aux dossiers clients, et les clients téléversent via un lien invité sécurisé (aucun compte) ou le portail my-id.ca. Votre équipe peut aussi ajouter des fichiers reçus des assureurs ou MGA.

Les notes vocales et résumés IA auto-hébergés aident à capturer les comptes rendus d’appel et notes de dossier. Quand la trousse est prête, exportez un PDF pour le dossier BMS ou la revue du principal. Tout reste au Canada : données sur des serveurs canadiens et IA sur l’infrastructure Hivi-X — les renseignements clients ne sont jamais envoyés à des fournisseurs d’IA tiers.

Rassemblez ces documents sans tracas

Partagez une liste sur le portail my-id.ca, suivez ce qui manque et exportez une trousse prête pour le BMS.

FAQ

Utilisez une liste d’admission réutilisable attachée au dossier client. Le client téléverse chaque élément via un portail sécurisé, l’outil suit ce qui manque, et vous approuvez ou refusez les soumissions avant d’exporter une trousse vers votre BMS. Cela élimine le va-et-vient par courriel qui ralentit la plupart des dossiers.

Oui. Dans Hivi-X vous créez un modèle une fois — par exemple une liste nouvelles affaires auto personnelle — et le réutilisez pour chaque client. Vous pouvez garder plusieurs modèles pour différentes lignes et ajuster les éléments selon le risque.

Renseignements généraux destinés uniquement aux courtiers d’assurance de l’Ontario. Ne constitue pas un avis juridique ou de conformité. Non affilié à RIBO, FSRA ni à aucune maison de courtage. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — ce n’est pas un courtier inscrit, il ne fournit pas de conseils en assurance et ne garantit pas la conformité à RIBO ou au Règl. de l’Ont. 991. Consultez un conseiller juridique compétent et votre assureur responsabilité professionnelle. Dernière mise à jour 2026-07-09.

Renseignements généraux destinés uniquement aux courtiers d’assurance de l’Ontario. Ne constitue pas un avis juridique ou de conformité. Non affilié à RIBO, FSRA ni à aucune maison de courtage. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — ce n’est pas un courtier inscrit, il ne fournit pas de conseils en assurance et ne garantit pas la conformité à RIBO ou au Règl. de l’Ont. 991. Consultez un conseiller juridique compétent et votre assureur responsabilité professionnelle.

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