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Liste de contrôle du dossier client RIBO pour les courtiers ontariens

Un dossier client ontarien bien documenté est un enregistrement organisé de ce qui a été recueilli, divulgué et discuté à chaque étape de la relation courtier-client. Les contrôles ponctuels examinent la documentation des divulgations, les preuves de convenance et les artefacts propres à la ligne comme les journaux TAC. Hivi-X offre une admission guidée par liste pour que les principaux voient l’exhaustivité du dossier avant la souscription et exportent des trousses pour revue.

Ce que les contrôles ponctuels RIBO examinent vraiment

Les contrôles ponctuels RIBO examinent si les maisons de courtage tiennent des dossiers clients organisés — pas si les polices ont été placées. Au cours de l’exercice 2023–24, RIBO a rapporté que 57 % des maisons contrôlées n’avaient pas de documentation écrite des divulgations dans les dossiers clients.

Les principaux vivent cela comme un problème opérationnel : les producteurs savent quels conseils ils ont donnés, mais le dossier ne le prouve pas parce que l’admission vivait dans le courriel.

Éléments de base que chaque dossier client devrait inclure

Les exigences exactes varient selon la ligne et le MGA, mais un dossier client ontarien typique inclut souvent :

Pièce d’identité avec photo émise par le gouvernement et formulaires de demande.
Documents d’historique de police / sinistres (pages de déclaration, relevés, historiques de sinistres).
Dossier de communication des divulgations obligatoires à ou avant la soumission (RIBO-002).
Preuve de remise des Principes CISRO et de la fiche d’information RIBO.
Auto : journal TAC selon RIBO Guidance 004.
Notes vocales ou écrites documentant les conseils et instructions du client.

Transformer l’admission en liste répétable

Au lieu de relister ces éléments par courriel pour chaque soumission, créez une liste réutilisable dans Hivi-X et attachez-la à chaque dossier client. Les clients téléversent via le portail my-id.ca; votre équipe approuve ou refuse chaque élément; les résumés vocaux capturent les comptes rendus d’appel selon les lignes de la liste.

Quand le dossier est complet, exportez une trousse PDF pour le dossier client de votre BMS ou la revue de contrôle ponctuel d’un principal. Hivi-X complète votre BMS — il ne remplace pas l’admin de police, les eDocs ni la tarification.

Rassemblez ces documents sans tracas

Partagez une liste sur le portail my-id.ca, suivez ce qui manque et exportez une trousse prête pour le BMS.

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FAQ

RIBO a rapporté que 57 % des maisons de courtage dans ses contrôles ponctuels 2023–24 n’avaient pas de documentation écrite des divulgations dans les dossiers clients. Une admission organisée et guidée par liste aide les principaux à démontrer ce qui a été recueilli et quand.

Non. Cette page est une information opérationnelle générale. Les exigences RIBO sont fixées par la Loi sur les courtiers d’assurances inscrits, le Règl. de l’Ont. 991 et l’orientation RIBO actuelle. Consultez un conseiller compétent et votre assureur responsabilité professionnelle.

Renseignements généraux destinés uniquement aux courtiers d’assurance de l’Ontario. Ne constitue pas un avis juridique ou de conformité. Non affilié à RIBO, FSRA ni à aucune maison de courtage. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — ce n’est pas un courtier inscrit, il ne fournit pas de conseils en assurance et ne garantit pas la conformité à RIBO ou au Règl. de l’Ont. 991. Consultez un conseiller juridique compétent et votre assureur responsabilité professionnelle. Dernière mise à jour 2026-07-09.