des revenus nationaux des services d’emploi en Ontario
Source: Statistique Canada
permis ATR/recruteur obligatoire sous le projet de loi 27 (LNE)
Chasing candidates quietly costs you placements
Every incomplete file is coordinator time you cannot bill and a placement a faster agency might win.
Functional
Résumés in the inbox; certifications in SharePoint; consent forms lost in email threads — no single view of file completeness before placement.
Emotional
Embarrassed asking a strong candidate twice for the same document; the client thinks you are disorganized; placement delayed because the file was not ready.
Financial
Admin steals time from sourcing and client calls; lost placement revenue; paying coordinators to rename PDFs and chase missing work permits.
Since July 1, 2024, every Ontario temporary help agency and recruiter must hold a provincial licence. ESA inspectors can request records — assignment-employee hour records kept 3 years; foreign-national recruiter records 7 years under EPFNA. Scattered email attachments can be hard to retrieve on request.
Temp worker compliance documents in OntarioHow do recruiters collect candidate documents?
Five honest steps: build a checklist, open a candidate file, collect via the my-id.ca portal, track gaps with approve/reject, export a placement package.
Choisissez un modèle
Créez une liste de filtrage candidats ontarienne ou une liste d’admission client (utilisez le PDF d’aimant à prospects comme guide de départ; aucune bibliothèque de placement préchargée dans l’app pour l’instant).
Ouvrez un dossier candidat
Attachez la liste au dossier client/candidat que votre équipe gère dans Hivi-X.
Partagez et collectez
Partagez la liste avec le candidat; il peut téléverser via un lien invité sécurisé (aucun compte — vérification par code unique) ou se connecter au portail my-id.ca; votre équipe peut ajouter des fichiers à mesure qu’ils arrivent.
Suivez les lacunes
Voyez les éléments complétés et en suspens; approuvez ou refusez les soumissions candidats.
Exportez la trousse
Générez un résumé PDF pour le dossier de placement, la passation au client ou vos dossiers internes.
One tool, every placement file
From candidate screening to Bill 27 record organization — alongside your ATS.
Candidate screening file
Résumé, certifications, work-authorization documents, references, skills assessments, background-check consent — the core pre-offer placement file (SIN and tax forms after hire).
Client employer intake
Service agreements, job descriptions, workplace safety requirements, billing terms, WSIB proof, licence verification.
Temp worker placement
Assignment details, safety orientation acknowledgment, hour-record support documents, host-employer compliance packet.
Pre-employment screening
Consent forms, vulnerable sector check requests, credential verification before offer.
Bill 27 record file
Licence proof, renewal records, and organized exportable documentation your team may need for ESA-related record-keeping.
Everything you need to stop chasing
Authenticated candidate portal + share checklist + approve/reject + PDF export — alongside your ATS.
Listes de filtrage réutilisables
Créez des listes de filtrage candidats et d’admission clients une fois; réutilisez-les par placement.
Dossier candidat par placement
Gardez documents, listes et notes liés à chaque candidat — pas dispersés dans le courriel.
Suivi des éléments manquants
Progression de la liste plus états de soumission candidat (à faire / soumis / approuvé / refusé).
Revue au niveau de l’élément
Approuvez ou refusez les téléversements candidats; le candidat peut resoumettre après un refus.
Notes vocales + résumé IA
Enregistrez un compte rendu d’appel de filtrage; l’IA auto-hébergée résume selon les lignes de la liste.
Partage de liste avec le candidat
Envoyez un courriel au candidat lorsqu’une liste est prête; il la voit dans son portail my-id.ca.
Hébergement canadien sécurisé
Données sur des serveurs canadiens; AES-256-GCM au repos; TLS en transit.
IA auto-hébergée
Les données candidats ne sont pas envoyées à OpenAI, Google ou Anthropic.
Collaboration avec un co-mandataire
Intégrez un coordonnateur ou un recruteur secondaire avec un accès limité.
Paquet PDF exportable
Générez et téléchargez des rapports PDF de liste pour les dossiers de placement.
Built for how Ontario recruiters and staffing agencies actually work
Real artifacts and regulations — a moat generic ATS vendors cannot easily copy.
Sources: THA licensing · Licence registry · PIPEDA
Hivi-X vs email vs ATS vs DocuSign
Hivi-X complements your ATS — it handles the document-collection step ATS platforms treat as an afterthought.
| Capability | Email / spreadsheets | ATS (Bullhorn, etc.) | DocuSign | Hivi-X |
|---|---|---|---|---|
| Suit ce qui manque encore | Partiel | centré sur la liste | ||
| Approbation/refus/resoumission par élément | ||||
| Listes de filtrage réutilisables | (vous créez) | |||
| Notes de dossier voix + IA | auto-hébergé | |||
| Export organisé pour dossier de placement | exporter | docs signés seulement | export de trousse | |
| Portail de documents candidats | non sécurisé | connexion au portail | signature | chiffré (lien invité ou portail) |
| Hébergé au Canada / IA auto-hébergée | hébergement É.-U. courant | |||
| Affichage de postes / GRC de pipeline | (pas un ATS) | |||
| Un lien sécurisé, sans connexion | lien sécurisé (OTP) | |||
| Rappels automatisés pour docs manquants | (bientôt) |
“12-person temp agency, 40 active candidates, email chaos — built a screening checklist from the lead-magnet guide in 20 min, shared with candidates via portal, placement file complete before the client deadline.”
Anonymized scenario based on early Ontario agency workflows.
Simple plans, free trial
Billed monthly in CAD — one extra placement pays for a year of Hivi-X.
De base
Recruteur unique / agence de niche
- Jusqu’à 50 clients
- Demandes de documents illimitées
- Listes de filtrage réutilisables
- Soutien par courriel
Professionnel
Agence temporaire occupée avec plusieurs placements simultanés
- Clients illimités
- Voix + résumé IA
- Trousse de dossier exportable
- Assistance prioritaire
Entreprise
Équipe multi-recruteurs avec expérience client à votre image
- Clients illimités
- Flux de travail co-agent
- Soutien dédié
See the full breakdown on the pricing page.
Recruiter questions, answered
Book a 15-minute demo
15 minutes. Bring one messy candidate file — we'll turn it into a reusable Hivi-X checklist live.
No spam. Canadian-hosted. Candidate PII never sent to third-party AI.
Renseignements généraux destinés uniquement aux recruteurs et agences de placement de l’Ontario. Ne constitue pas un avis en droit du travail, en immigration ou en conformité RH. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — ce n’est pas un recruteur autorisé, une agence d’emploi, un consultant en immigration ni un parajuriste. Non affilié au ministère du Travail de l’Ontario, à l’IRCC ou au CICC. Les listes organisent les téléversements de candidats; vous demeurez responsable des obligations LNE, LAPHO, Code des droits de la personne, LPRPDE et d’immigration selon le droit actuel et un conseiller compétent. Hivi-X ne vérifie pas l’autorisation de travail, ne sélectionne ni ne classe les candidats, et ne garantit pas la conformité réglementaire.