Envoyer votre premier lien invité
Envoyer votre premier lien invité
Le moyen le plus rapide de savoir si hivi-x convient à votre pratique, c’est de voir un vrai client terminer une vraie liste de contrôle. Ça prend trois étapes, et le client n’a rien à créer.
Étape 1 — Créer ou cloner une liste de contrôle
Créez un modèle de liste de contrôle pour un flux que vous répétez : demande de location, dossier d’emprunteur, ouverture de dossier, trousse d’accueil client.
Deux raccourcis :
- Partez de la bibliothèque de modèles, clonez quelque chose proche de votre flux, puis modifiez les éléments.
- Ou construisez-en une à partir du dernier dossier client que vous avez assemblé à la main — les documents que vous avez dû relancer deviennent la liste de contrôle.
Les modèles sont réutilisables et illimités sur chaque forfait entreprise. Le but du premier n’est pas d’être parfait; c’est d’être réutilisé pour le deuxième client.
Étape 2 — Ajouter le client et rattacher la liste de contrôle
Créez la fiche client avec le nom et le courriel, puis rattachez la liste de contrôle que vous venez de créer. Elle devient la liste des éléments en attente de ce client, et chaque téléversement se range sous l’élément correspondant.
Étape 3 — Partager un lien invité
Depuis la page du client, partagez la liste de contrôle avec un lien invité.
Ce que reçoit le client :
- Un courriel avec un lien.
- Un code de vérification à usage unique envoyé à la même adresse.
- Une page simple qui liste exactement ce que vous avez demandé, avec un contrôle de téléversement pour chaque élément.
Ce dont le client n’a pas besoin : un compte, un mot de passe, une application, ni un appel avec vous pour expliquer comment ça fonctionne.
Ensuite
- Les téléversements apparaissent sous l’élément de la liste de contrôle et dans le dossier du client.
- Les éléments en attente restent visibles sur la liste du client et sur votre tableau de bord, pour voir ce qui manque encore.
- Vous pouvez approuver un élément ou le renvoyer si le scan est illisible ou si le mauvais document est arrivé.
- Quand le dossier est complet, exportez-le en trousse PDF ordonnée pour le système que votre pratique utilise déjà.
Limites à connaître avant de vous y fier
- Les relances sont manuelles pour l’instant. hivi-x vous montre ce qui est en attente; il n’envoie pas encore de rappels automatiques par courriel quand un client reste silencieux. Les rappels automatiques pour les éléments manquants sont prévus. D’ici là, la vue « qui est bloqué » est le tableau de bord, et la relance, c’est à vous de l’envoyer.
- Le cabinet invité recueille des documents, pas des réponses de formulaire. Les clients téléversent des fichiers contre les éléments de la liste. Remplir un formulaire dans le cabinet invité n’est pas encore disponible.
Essayez d’abord sur vous-même
Avant d’envoyer un lien à un vrai client, envoyez-en un à votre propre courriel avec une fiche client de test. Vous verrez exactement le courriel, le code et la page de téléversement que votre client verra — le moyen le plus rapide de repérer un élément dont le libellé n’a de sens que pour vous.
Articles connexes
Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.
Questions fréquentes
- Mon client a-t-il besoin d’un compte hivi-x ou my-id.ca?
- Non. Un lien invité ne nécessite que l’adresse courriel du client. Il reçoit un code à usage unique, le saisit et téléverse. Il peut créer un compte my-id.ca gratuit plus tard s’il veut conserver les documents, mais ce n’est pas obligatoire.
- Combien de temps un lien invité reste-t-il valide?
- 14 jours par défaut, et vous pouvez choisir entre 1 et 60 jours à la création. Vous pouvez renvoyer, renouveler ou révoquer le lien en tout temps depuis la page du client — un renvoi émet un nouveau lien et retire l’ancien.
- Un lien invité peut-il voir mes autres clients?
- Non. Un lien invité est limité à un client d’une entreprise. Il n’atteint aucun autre client, liste de contrôle ou fichier de votre espace de travail.
- Les clients peuvent-ils remplir des formulaires via le lien invité?
- Pas encore. Le cabinet invité sert à téléverser les documents de la liste de contrôle. Le remplissage de formulaires dans le cabinet invité est une fonction prévue, pas encore livrée.
- Le client peut-il téléverser depuis un téléphone?
- Oui. Le cabinet invité fonctionne dans un navigateur mobile : le client peut photographier une pièce d’identité ou un talon de paie et le téléverser sans rien installer.
Organisez la collecte de documents clients avec des listes
hivi-x aide les professionnels de l’Ontario à recueillir les documents clients avec des listes réutilisables, un hébergement sécurisé au Canada et des trousses PDF exportables.
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