Envoyer votre premier lien invité

Envoyer votre premier lien invité

Le moyen le plus rapide de savoir si hivi-x convient à votre pratique, c’est de voir un vrai client terminer une vraie liste de contrôle. Ça prend trois étapes, et le client n’a rien à créer.

Les nouveaux fichiers téléversés sont enregistrés avant les vérifications. Les avertissements apparaissent sous le fichier, avec Remplacer le fichier et Envoyer quand même; ils ne bloquent jamais le téléversement. L’entreprise voit les mêmes avertissements et une note si le client choisit de les accepter. Si les vérifications ne peuvent pas se terminer, le fichier reste enregistré. En savoir plus.

Étape 1 — Créer ou cloner une liste de contrôle

Créez un modèle de liste de contrôle pour un flux que vous répétez : demande de location, dossier d’emprunteur, ouverture de dossier, trousse d’accueil client.

Deux raccourcis :

• Partez de la bibliothèque de modèles, clonez quelque chose proche de votre flux, puis modifiez les éléments.
• Ou construisez-en une à partir du dernier dossier client que vous avez assemblé à la main — les documents que vous avez dû relancer deviennent la liste de contrôle.

Les modèles sont réutilisables et illimités sur chaque forfait entreprise. Le but du premier n’est pas d’être parfait; c’est d’être réutilisé pour le deuxième client.

Étape 2 — Ajouter le client et rattacher la liste de contrôle

Créez la fiche client avec le nom et le courriel, puis rattachez la liste de contrôle que vous venez de créer. Elle devient la liste des éléments en attente de ce client, et chaque téléversement se range sous l’élément correspondant.

Étape 3 — Partager un lien invité

Depuis la page du client, partagez la liste de contrôle avec un lien invité.

Ce que reçoit le client :

1. Un courriel avec un lien.
2. Un code de vérification à usage unique envoyé à la même adresse.
3. Une page simple qui liste exactement ce que vous avez demandé : une question à laquelle répondre, un contrôle de téléversement ou un bouton Signer pour chaque élément.

Ce dont le client n’a pas besoin : un compte, un mot de passe, une application, ni un appel avec vous pour expliquer comment ça fonctionne.

Ensuite

• Les téléversements apparaissent sous l’élément de la liste de contrôle et dans le dossier du client.
• Les éléments en attente restent visibles sur la liste du client et sur votre tableau de bord, pour voir ce qui manque encore.
• Vous pouvez approuver un élément ou le renvoyer si le scan est illisible ou si le mauvais document est arrivé.
• Quand le dossier est complet, générez un rapport PDF de la liste (statut de chaque élément, réponses du client et preuves de signature) à conserver dans vos dossiers. Les documents téléversés se téléchargent un par un depuis la liste du client.

Limites à connaître avant de vous y fier

• Les rappels sont automatiques. Si un client reste silencieux, hivi-x envoie jusqu’à trois rappels — quelques jours après le partage, avant l’échéance et après — chacun nommant les éléments manquants avec un nouveau lien sécurisé (les anciens liens cessent de fonctionner). Décochez Envoyer des rappels automatiques dans la fenêtre de partage pour les désactiver sur une liste. D’ici là, la vue « qui est bloqué » est le tableau de bord, et la relance, c’est à vous de l’envoyer.
• Les formulaires PDF complets suivent un autre parcours. Les questions de la liste, les téléversements et les éléments de signature électronique fonctionnent tous par le lien invité. Un formulaire complet envoyé depuis l’onglet Documents du client se remplit dans un compte my-id.ca gratuit.

Essayez d’abord sur vous-même

Avant d’envoyer un lien à un vrai client, envoyez-en un à votre propre courriel avec une fiche client de test. Vous verrez exactement le courriel, le code et la page de téléversement que votre client verra — le moyen le plus rapide de repérer un élément dont le libellé n’a de sens que pour vous.

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