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Formulaire de consentement de la LPRPDE pour les CRIC de l'Ontario

Dernière mise à jour :

Formulaire de consentement de la LPRPDE pour les CRIC de l'Ontario

Le consentement en vertu de la LPRPDE n'est pas une case à cocher unique — c'est un document conservé qui doit correspondre à la version de l'avis de confidentialité que le client a réellement vue.

Réponse directe

Les CRIC de l'Ontario devraient conserver l'avis de consentement et de protection des renseignements personnels signé en vertu de la LPRPDE pour toute la durée de la relation client et pendant la période de conservation post-fermeture du cabinet. Le Règlement sur la gestion des dossiers des clients du CCIC exige que le dossier client — où vivent normalement les dossiers de consentement — soit conservé dans un endroit sûr et accessible pendant au minimum six ans après la fermeture du dossier, avec une date de destruction prévue consignée à la fermeture (voir gestion des dossiers clients du CCIC; vérifiez par rapport aux exigences actuelles du CCIC). La LPRPDE elle-même n'établit aucune période de conservation fixe — les lignes directrices du CPVP indiquent que les renseignements personnels ne doivent être conservés que le temps nécessaire à l'objectif visé, dans le cadre d'une politique de conservation et d'élimination documentée, et que les renseignements utilisés pour prendre une décision au sujet d'une personne doivent être conservés assez longtemps pour lui permettre d'y accéder. Ne supprimez pas le consentement à la soumission auprès d'IRCC; ne conservez pas seulement une case cochée au CRM sans le PDF.

Tableau de contrôle qualité de la conservation

DossierNorme opérationnelle minimaleRejet / lacune
Consentement initial signéDaté; correspond à la version actuelle du modèleNon signé, non daté, modèle d'une mauvaise année
Consentement mis à jour après changement de politiqueNouvelle date; les deux versions exportables au besoinLe client est encore sur un modèle révoqué
Copie de l'avis de confidentialitéMême version que celle référencée dans le consentementConsentement orphelin pointant vers une ancienne URL
Documentation de retrait (le cas échéant)Instruction datée du clientVerbal seulement, aucune note au dossier

Discipline de la liste de contrôle

  1. Une ligne : « Consentement LPRPDE — signé »
  2. Approuver : signature, date, nom du client, identifiant de version du modèle en pied de page
  3. Rejeter : « Mauvais formulaire — téléchargez la v2026-09 depuis le lien du portail »
  4. Reconsentement : changement matériel de collecte → nouveau téléversement, ne pas écraser sans archiver
  5. Exportation : inclure le consentement approuvé dans le paquet PDF exportable à la fermeture

Hivi-X ne définit pas votre calendrier de conservation ni une purge automatique — c'est la politique de votre cabinet et votre flux de fermeture au CRM qui s'en chargent. La liste de contrôle prouve que le PDF de consentement existait et a réussi le contrôle qualité.

Voir aussi : collecte de documents LPRPDE, conservation des dossiers clients CRIC en Ontario.

Commencez un essai gratuit

Démarrer un essai gratuit afin de subordonner chaque dossier à une ligne de consentement approuvée avant la collecte des documents du programme.

Informations générales seulement. Ceci n'est pas un avis juridique en immigration ou en protection de la vie privée. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — pas un consultant en immigration agréé. Non affilié ni approuvé par le CCIC ou l'IRCC. Confirmez la conservation avec votre conseiller en conformité et les directives actuelles du CCIC.

Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.

Questions fréquentes

Combien de temps dois-je conserver mon consentement à la LPRPDE?
Pour la relation active et par votre fenêtre de rétention post-fermeture. Le Règlement sur la gestion des dossiers des clients du CICC exige que le dossier des clients soit conservé au moins six ans après la clôture; la LPRPDE n'a pas de période fixe — les lignes directrices du Commissariat exigent un calendrier de conservation et d'élimination documenté, et non une suppression arbitraire de 90 jours. Suivez la politique écrite de votre cabinet.
Ai-je besoin d'un nouveau consentement lorsque la politique de confidentialité est mise à jour?
Lorsque les changements importants affectent la collecte et l'utilisation, obtenir un consentement à jour et conserver les deux versions avec les dates. Rejeter les téléchargements d'un ancien modèle après avoir publié un nouveau modèle.
L'email est-il OK pour le consentement?
Votre cabinet choisit le format — le téléversement PDF signé est courant. Le dossier doit montrer ce que le client a accepté et quand. Hivi-X stocke le fichier téléversé approuvé, pas sa validité légale.
Le retrait du consentement supprime-t-il l'ancien formulaire?
En vertu de la LPRPDE, les clients peuvent généralement retirer leur consentement sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, mais la conservation du dossier de consentement historique s'applique souvent à des fins de responsabilisation et de réglementation. Confirmez avec votre conseiller de conformité.
Où vit le consentement dans Hivi-X?
Ligne de liste de contrôle dédiée — PDF approuvé exportable avec le reste du dossier CICC.

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