hivi-x pour Zapier : déclencheurs, actions et configuration
hivi-x pour Zapier
En bref : dans Zapier, connectez hivi-x, ouvrez une session, approuvez ce que Zapier peut faire, puis créez vos Zaps avec les déclencheurs et actions ci-dessous. Tous les forfaits d’entreprise l’incluent.
Pendant l’examen par Zapier, l’application est sur invitation. Écrivez à support@hivi-x.ca pour obtenir le lien. D’ici là, vous pouvez aussi utiliser les webhooks avec le déclencheur Catch Hook de Zapier.
Connexion
- Dans Zapier, choisissez hivi-x comme application d’un déclencheur ou d’une action, puis Sign in.
- Ouvrez une session sur hivi-x.ca. Vous voyez ce que Zapier pourra faire.
- Pour envoyer les montants de revenu de la lecture des champs, cochez cette autorisation. Elle reste désactivée sinon.
- Confirmez votre identité avec votre mot de passe ou votre code d’authentification, puis choisissez Autoriser Zapier.
Vous pouvez aussi commencer dans hivi-x : Compte → Applications connectées → Connecter à Zapier ouvre l’application dans Zapier. Tant qu’elle est sur invitation, la même carte propose plutôt Demander une invitation.
hivi-x vous envoie un courriel chaque fois qu’une application est connectée. Si vous êtes membre d’une équipe, le propriétaire de l’espace de travail le reçoit aussi.
Déclencheurs (instantanés)
| Déclencheur | Quand |
|---|---|
| New Client | Un client est ajouté (à la main, par import, par capture ou par Zapier) |
| Checklist Item Submitted | Un client téléverse un fichier ou répond à un élément |
| Checklist Item Reviewed | Vous approuvez ou renvoyez une soumission |
| Checklist Completed | Tous les éléments obligatoires d’une liste sont faits |
| Signature Request Completed | Tout le monde a signé |
| Client Document Expiring | Un document d’un client est à 90, 30, 7 ou 0 jour de son expiration |
| Read Fields Confirmed | Quelqu’un confirme des valeurs lues sur un talon de paie, un T4, un avis de cotisation ou un relevé bancaire |
Les noms des étapes sont en anglais dans Zapier.
Actions et recherche
| Étape | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| Create Client | Ajoute un client, ou renvoie celui qui a déjà ce courriel (aucun courriel n’est envoyé au client) |
| Update Client | Modifie le nom, le courriel, le téléphone ou le statut |
| Send Checklist | Crée une liste à partir de votre modèle et l’envoie par lien sécurisé ou par le portail client |
| Find Client | Trouve un client par courriel ou par nom |
Ajouter des clients à une liste d’envoi exige leur consentement selon la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Créer un client dans hivi-x n’est pas un consentement.
Équipes et droits
- Tout membre de l’espace de travail peut connecter Zapier. Ses Zaps agissent avec ses accès : un employé limité aux clients assignés ne voit que ces clients.
- Le propriétaire et les administrateurs voient toutes les connexions dans Compte → Applications connectées et peuvent les déconnecter.
Ce qui ne quitte jamais hivi-x
- Les fichiers et les liens de téléchargement.
- Les numéros d’identité (NAS, passeport, permis de conduire, carte santé), les numéros de compte bancaire ou de carte et les données de passeport de la lecture des champs.
Les données envoyées à Zapier sont traitées par Zapier aux États-Unis, sous votre compte Zapier. Au Québec, vérifiez votre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant de communiquer des renseignements de clients hors du Québec.
Déconnexion
Dans hivi-x, ouvrez Compte → Applications connectées et choisissez Déconnecter. Fermer votre session hivi-x ne déconnecte pas Zapier; changer ou réinitialiser votre mot de passe le fait.
Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.
Questions fréquentes
- Existe-t-il une application hivi-x pour Zapier?
- Oui. Pendant que Zapier l’examine, elle est offerte sur invitation : écrivez à support@hivi-x.ca pour obtenir le lien.
- Zapier peut-il envoyer une liste de documents à mon client?
- Oui. L’action Envoyer une liste crée une liste à partir de l’un de vos modèles et l’envoie au client par lien sécurisé (sans compte) ou dans son portail client, avec une date d’échéance facultative.
- Quel forfait faut-il?
- N’importe quel forfait d’entreprise hivi-x. Zapier a ses propres forfaits.
- Des fichiers ou des numéros d’identité sont-ils envoyés à Zapier?
- Non. Les événements nomment les fichiers téléversés sans jamais les inclure ni donner de lien de téléchargement. Les données de passeport, le NAS, le permis, la carte santé et les numéros de compte ou de carte ne sont jamais envoyés.
Organisez la collecte de documents clients avec des listes
hivi-x aide les professionnels de l’Ontario à recueillir les documents clients avec des listes réutilisables, un hébergement sécurisé au Canada et des trousses PDF exportables.
Autres guides — Features
- Vérifications automatiques des documentsLes nouveaux téléversements par lien invité ou depuis un compte affichent des avertissements sans bloquer l’envoi. Les photos utilisent une IA auto-hébergée; les vérifications PDF sont limitées.
- Recueillir des documents auprès de clients qui lisent peu l’anglaisUtilisez la langue du portail, des instructions claires et des éléments distincts pour les originaux et les traductions nécessaires.
- Alertes d’expiration et de renouvellement des documents clientshivi-x suit la date d’expiration des passeports, permis, licences et polices envoyés par vos clients, vous écrit 90, 30 et 7 jours avant, et demande au client une copie renouvelée en un clic.
- Détection des documents en doubleLes nouveaux téléversements par lien invité ou depuis un compte sont comparés aux envois récents de ce client pour repérer les copies exactes. Un avertissement ne bloque jamais le téléversement.
- Un portail client en huit languesLes clients peuvent utiliser le portail en anglais, français, espagnol, portugais, ukrainien, chinois, hindi ou bengali. Les instructions de l’entreprise restent telles qu’elles ont été écrites.
- Éviter de recevoir deux fois le même documentDes éléments précis, un nombre de fichiers demandé et des avertissements de doublon aident les clients à envoyer les bons documents.
- Collègue ou co-agent : lequel choisirUn collègue travaille dans votre cabinet, occupe un poste payé et utilise votre espace de travail. Un co-agent vient d’un autre cabinet, se joint gratuitement à un seul client et ne voit que ce que vous partagez.
- Espaces de travail d’équipe et rôlesInvitez vos collègues dans un seul espace de travail hivi-x qui partage vos clients, listes, modèles et demandes de signature. Chaque poste coûte le prix du forfait; les rôles propriétaire, administrateur et personnel décident qui peut faire quoi.
- Webhooks : envoyer les événements hivi-x vers vos autres systèmeshivi-x envoie une requête HTTPS signée à votre point de terminaison quand un client est ajouté, qu’un élément de liste est soumis ou révisé, qu’une liste est terminée, que des champs sont confirmés ou qu’une demande de signature est complétée.