Vérifications automatiques des documents
Vérifications automatiques des documents
Quand les vérifications ont lieu
Les nouveaux fichiers téléversés directement dans une liste de contrôle sont enregistrés d’abord. Cela fonctionne par lien invité, sans compte, et dans un compte my-id.ca. L’assistant du compte vérifie aussi les fichiers avant sa confirmation d’envoi.
Les résultats des vérifications mesurées et PDF apparaissent sous le fichier après le téléversement. L’analyse d’une photo peut prendre un peu plus de temps; le résultat se met à jour tant que la page reste ouverte. Le fichier est déjà accessible à l’entreprise.
Ce qui est vérifié
| Vérification | Photos | |
|---|---|---|
| Trop sombre, floue ou trop petite | Oui | Non |
| Angle, texte couvert, bords coupés ou petits caractères illisibles | Oui | Non |
| Une seule page apparente d’un document plus long | Oui | Non |
| Zone de signature vide | Oui | Champ de signature vide dans un formulaire PDF |
| Document expiré ou date hors de la période demandée | Oui | Non |
| Document semblant correspondre à un autre élément, ou difficile à identifier | Oui | Non |
| Texte dans une langue autre que l’anglais ou le français, pouvant nécessiter une traduction | Oui | Non |
| Copie exacte d’un fichier déjà envoyé | Oui | Oui |
| Moins de fichiers que demandé | Oui | Oui |
| Fichier impossible à ouvrir, endommagé ou protégé par mot de passe | Oui | Oui |
Pour l’expiration, l’IA lit la date imprimée; le logiciel fait le calcul.
Ce que voient le client et l’entreprise
Les avertissements des téléversements directs sont disponibles dans les huit langues du portail : anglais, français, espagnol, portugais, hindi, bengali, ukrainien et chinois. Ils sont formulés simplement, sans score ni nom de modèle.
Remplacer le fichier permet de choisir un autre fichier. L’original reste en place jusqu’à la réussite du nouveau téléversement, même si l’élément contient déjà trois fichiers. Envoyer quand même enregistre le choix de conserver le fichier après avoir lu l’avertissement.
L’entreprise voit le même texte. Une note distincte indique que le client a choisi d’envoyer malgré l’avertissement seulement après ce choix. Quitter la page sans choisir ne retire pas le fichier. L’entreprise décide toujours d’approuver l’élément ou de demander une correction.
Si les vérifications ne peuvent pas se terminer
Une file d’attente pleine, une limite d’utilisation ou un modèle indisponible ne fait pas échouer le téléversement. Les vérifications mesurées et PDF s’exécutent lorsqu’elles sont disponibles. Le client voit que son fichier est enregistré; l’entreprise voit que les vérifications automatiques sont incomplètes ou indisponibles. L’absence d’avertissement ne garantit pas la qualité du document.
Les vérifications des photos invitées utilisent la capacité IA de l’entreprise, avec des limites par lien et par entreprise. Elles passent après les demandes ordinaires des comptes. La limite reste de 5 Mo par fichier et trois fichiers par élément.
Les vérifications portent sur la photo telle que le client l’a envoyée. hivi-x conserve ensuite une copie plus légère d’une grande photo (au plus 2560 pixels sur le grand côté) pour économiser du stockage, et reconnaît toujours la même photo envoyée de nouveau comme un doublon.
Confidentialité et limites
Les seuils mesurés et les règles de confiance du modèle restent identiques pour les invités et les comptes. L’IA tourne sur l’infrastructure de hivi-x; aucun document n’est envoyé à OpenAI, Google, Anthropic ou à un autre fournisseur d’IA. Les compteurs d’utilisation contiennent des métadonnées, pas les documents ni les réponses du modèle. Les événements d’accès et d’acceptation sont consignés avec des identifiants.
Les vérifications ne détectent pas la fraude, ne vérifient pas l’identité, n’approuvent pas les documents et ne les traduisent pas. Elles peuvent manquer un problème ou produire un avertissement erroné. Les PDF ne sont pas lus par le modèle photo.
Les liens invités et listes existants continuent de fonctionner. Les anciens fichiers ne sont pas revérifiés; les vérifications s’appliquent aux nouveaux téléversements directs.
Voir aussi
Organisez la collecte de documents clients avec des listes
hivi-x aide les professionnels de l’Ontario à recueillir les documents clients avec des listes réutilisables, un hébergement sécurisé au Canada et des trousses PDF exportables.
Autres guides — Features
- Recueillir des documents auprès de clients qui lisent peu l’anglaisUtilisez la langue du portail, des instructions claires et des éléments distincts pour les originaux et les traductions nécessaires.
- Alertes d’expiration et de renouvellement des documents clientshivi-x suit la date d’expiration des passeports, permis, licences et polices envoyés par vos clients, vous écrit 90, 30 et 7 jours avant, et demande au client une copie renouvelée en un clic.
- Détection des documents en doubleLes nouveaux téléversements par lien invité ou depuis un compte sont comparés aux envois récents de ce client pour repérer les copies exactes. Un avertissement ne bloque jamais le téléversement.
- Un portail client en huit languesLes clients peuvent utiliser le portail en anglais, français, espagnol, portugais, ukrainien, chinois, hindi ou bengali. Les instructions de l’entreprise restent telles qu’elles ont été écrites.
- Éviter de recevoir deux fois le même documentDes éléments précis, un nombre de fichiers demandé et des avertissements de doublon aident les clients à envoyer les bons documents.
- Collègue ou co-agent : lequel choisirUn collègue travaille dans votre cabinet, occupe un poste payé et utilise votre espace de travail. Un co-agent vient d’un autre cabinet, se joint gratuitement à un seul client et ne voit que ce que vous partagez.
- Espaces de travail d’équipe et rôlesInvitez vos collègues dans un seul espace de travail hivi-x qui partage vos clients, listes, modèles et demandes de signature. Chaque poste coûte le prix du forfait; les rôles propriétaire, administrateur et personnel décident qui peut faire quoi.
- Webhooks : envoyer les événements hivi-x vers vos autres systèmeshivi-x envoie une requête HTTPS signée à votre point de terminaison quand un client est ajouté, qu’un élément de liste est soumis ou révisé, qu’une liste est terminée, que des champs sont confirmés ou qu’une demande de signature est complétée.
- hivi-x pour Zapier : déclencheurs, actions et configurationConnectez hivi-x à Zapier : envoyez une liste de documents quand une transaction avance dans votre CRM, ajoutez des clients depuis vos formulaires et prévenez Slack quand une liste est complète. Tous les forfaits d’entreprise.