Collecte de documents hébergée au Canada pour conseillers

Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.

Questions fréquentes

Où les documents des clients sont-ils stockés?

Sur des serveurs hébergés au Canada.

La collecte par courriel est-elle plus sécuritaire?

Un courriel non chiffré offre une protection faible pour des pièces d'identité et des documents fiscaux. Le téléversement par portail avec chiffrement au repos est une posture opérationnelle beaucoup plus solide pour les examens de confidentialité.

L'hébergement canadien signifie-t-il une certification FSRA ou OSC?

Non. Le lieu d'hébergement n'est qu'une des mesures de protection. Hivi-X n'est ni certifié ni approuvé par un organisme de réglementation.

Autres guides — Planification financière

• Le courriel n'est pas une collecte de documents pour conseillers financiersLes planificateurs financiers et gestionnaires de portefeuille de l'Ontario perdent du temps à recueillir des documents KYC et de planification par courriel. Un flux de travail axé sur la liste de contrôle garde les dossiers ménage complets avant la planification ou l'ouverture de compte.
• Les documents manquants coûtent du temps de planification aux conseillersLes dossiers d'intake KYC et planification incomplets ralentissent l'intégration ménage en Ontario. Le suivi par liste de contrôle montre ce qui manque encore avant la première rencontre de planification.
• Meilleure collecte de documents client pour conseillers financiersApproche pratique axée sur la liste de contrôle pour les conseillers ontariens qui recueillent des documents KYC, fiscaux, d'assurance et de succession avant la planification ou l'intégration chez un dépositaire.
• Arrêtez de courir après les déclarations de revenus par courrielLes T1 General et les avis de cotisation sont des documents essentiels du dossier de planification que les conseillers ontariens recueillent encore par courriel. Un portail axé sur la liste de contrôle garde la prise en charge fiscale organisée.
• Pourquoi un CRM seul ne règle pas la chasse aux documentsWealthbox, Redtail et Salesforce gèrent les contacts et les tâches — mais l'intake client pré-planification vit souvent encore dans le courriel. Hivi-X comble cette lacune sans remplacer votre CRM.
• Liste de contrôle d'intake KYC et planification financière en OntarioListe de contrôle opérationnelle des documents KYC, de planification et pré-dépositaire courants que recueillent les conseillers ontariens — pièce d'identité, fiscalité, assurance, succession et éléments LBA.
• Documents d'intégration client pour la planification financièreCe que les conseillers ontariens recueillent lors de l'intégration d'un client de planification — dossier de planification contre dossier de dépositaire, et flux de prise en charge en cinq étapes.
• Documents d'ouverture de compte d'investissement (pré-dépositaire)Documents que les gestionnaires de portefeuille ontariens assemblent avant l'intégration chez le dépositaire — identité, informations bancaires, bénéficiaires, dossiers d'entité et source des fonds.
• Flux de prise en charge client en gestion de patrimoineComment les boutiques ontariennes de 50 à 120 ménages standardisent la prise en charge entre les rôles de conseiller principal et d'associé aux opérations.
• Documents de planification REEE et REERDocuments de dossier de planification pour mandats REEE et REER au-delà des formulaires de compte dépositaire — preuve du bénéficiaire, marge de cotisation, relevés antérieurs.
• Documents à l'appui de l'analyse des besoins d'assuranceDocuments que les cabinets CFP holistiques recueillent pour l'analyse des besoins en assurance vie, invalidité et maladies graves — polices, couverture collective, preuves de remplacement de revenu.
• Documentation AML source des fonds pour conseillersQuand les conseillers ontariens recueillent les documents source des fonds et source de la richesse — et comment Hivi-X collecte les fichiers sans vérification de base de données AML.
• Documentation du dossier client pour gestionnaire de portefeuille (OSC)Ce que les gestionnaires de portefeuille inscrits à l'OSC conservent typiquement dans les dossiers clients — KYC, justification de convenance, conflits et preuves de conseils.
• Mises à jour KYC significatives SN 31-368Documenter les preuves d'interaction significative pour les mises à jour KYC selon l'avis conjoint ACVM/CIRO SN 31-368 — pas seulement des champs CRM cochés.
• Flux documentaire petit gestionnaire de portefeuilleFlux documentaire pour boutiques GP OSC en Ontario — 2–8 employés, douleur de chasse courriel et standardisation par listes de contrôle avant examens.
• Flux documentaire conseiller soloComment les planificateurs financiers solo en Ontario gèrent l'intake KYC et de planification sans équipe opérations — modèles de listes de contrôle et téléversements portail.
• Portail du dépositaire vs dossier de planificationPourquoi l'intégration chez le dépositaire ne remplace pas le dossier de planification financière holistique que les conseillers ontariens doivent maintenir.
• Wealthbox vs collecte de documents pour conseillersWealthbox excelle en CRM — Hivi-X comble l'intake par liste de contrôle pour déclarations de revenus, documents successoraux et preuves KYC.
• Vérification de pièce d'identité gouvernementale pour l'intake KYCRecueillir et examiner une pièce d'identité gouvernementale avec photo pour le KYC en Ontario — flux de liste de contrôle sans vérification automatique de base de données d'identité.
• Documentation de la personne de confianceRecueillir les formulaires de personne de confiance et la documentation KYC connexe pour les dossiers clients en conseil en Ontario.
• Documents de propriété réelle pour entités et fiduciesRecueillir les documents constitutifs et les registres de propriété réelle pour les clients corporatifs et fiduciaires — intake par liste de contrôle sans filtrage de base de données LBA.
• Documentation des ententes de référenceRecueillir les divulgations d'entente de référence et les dossiers à l'appui pour les dossiers clients des conseillers en Ontario — un domaine ciblé par les examens de l'OSC.
• Documentation de la tolérance et de la capacité de risqueDocumenter la tolérance au risque et la capacité de risque séparément pour le KYC — questionnaires, preuves et organisation par liste de contrôle.
• Notes vocales pour la documentation des mises à jour KYCEnregistrer les notes d'appels de découverte et de revue avec des résumés IA auto-hébergés liés aux lignes de la liste de contrôle — pour appuyer les preuves d'interaction KYC significative.
• Résumés IA pour dossiers clients planification financièreRésumés IA auto-hébergés de notes vocales sur dossiers ménage — sans IA tierce, hébergement canadien, contexte liste de contrôle.
• Flux de travail co-agent pour équipes de planificationComment les planificateurs associés et les responsables des opérations collaborent sur la prise en charge des ménages grâce à un accès co-agent limité dans Hivi-X.
• Dossier PDF exportable pour téléversement vers le CRMExportez des dossiers de prise en charge ménage organisés depuis Hivi-X vers les dossiers clients de Wealthbox, Redtail ou Salesforce.
• Portail client sécurisé pour téléversements de documents conseillerComment les conseillers ontariens recueillent documents KYC et de planification via le portail client chiffré my-id.ca plutôt que par courriel.
• Supervision des dossiers clients par le conseiller principalComment les conseillers gestionnaires examinent la qualité de la prise en charge faite par les associés avant la planification et les examens — listes de contrôle standardisées et dossiers exportables.