Envoyer un document en signature électronique
Envoyer un document en signature électronique
hivi-x inclut la signature électronique : les documents courants peuvent être signés depuis le même dossier client où vous collectez les documents. Vous n’avez pas besoin d’un outil de signature distinct pour les consentements, accusés de réception, lettres de mandat ou ententes simples.
Partir du client
- Ouvrez le client et choisissez l’onglet Signer.
- Choisissez Nouvelle demande de signature.
Le client est prérempli comme premier destinataire, et la demande est liée à son dossier : elle apparaîtra plus tard dans l’onglet Signer de ce client.
Les quatre étapes
1. Document. Téléversez un PDF et donnez à la demande un titre et un message facultatif. Avant de continuer, confirmez que le document n’est pas un testament, un codicille, une procuration ou un document d’enregistrement foncier.
2. Destinataires. Ajoutez chaque signataire avec un nom et une adresse courriel. Vous pouvez vous inclure. Choisissez l’ordre de signature :
- Tous en même temps — tous les destinataires sont invités immédiatement. C’est le choix par défaut; c’est plus rapide.
- Dans l’ordre — chaque destinataire est invité seulement après la signature du précédent. Utilisez-le quand une signature dépend d’une autre, par exemple une caution qui doit voir la signature du locataire en premier.
3. Placer les champs. Glissez des champs sur la page pour chaque destinataire : signature, initiales, date de signature, nom, texte et case à cocher. Chaque destinataire a sa couleur, pour savoir clairement à qui appartient chaque champ.
4. Réviser et envoyer. Vérifiez le résumé, utilisez Modifier pour revenir à une étape, puis envoyez.
Ce que font vos destinataires
Chaque destinataire reçoit un courriel avec un lien de signature. Il :
- Se vérifie avec un code à usage unique envoyé à la même adresse courriel.
- Accepte de signer électroniquement.
- Remplit ses champs et termine — ou refuse, ce qui est consigné et vous est signalé.
Les signataires peuvent enregistrer leur signature et leurs initiales pour la prochaine fois. Ils n’ont pas besoin de compte hivi-x ou my-id.ca.
Rappels et suivi
Les destinataires qui n’ont pas signé reçoivent un rappel tous les trois jours, jusqu’à trois rappels. Vous pouvez aussi renvoyer vous-même un lien de signature depuis la demande.
Chaque demande affiche son statut — brouillon, envoyée, partiellement signée, terminée, refusée, annulée ou expirée — et chaque destinataire affiche en attente, consultée, signée ou refusée. Ouvrez une demande pour voir la piste d’activité complète.
Le résultat signé
Quand le dernier destinataire signe, hivi-x produit :
- Le PDF signé — aplati et verrouillé par empreinte. Son empreinte SHA-256 est enregistrée : n’importe qui peut téléverser le fichier sur my-id.ca/verify pour confirmer qu’il n’a pas changé depuis la signature.
- Un certificat d’achèvement — qui a signé, quand, d’où et comment chaque personne a été vérifiée.
Chacun reçoit une copie par courriel, et le PDF signé est enregistré dans vos Fichiers sous Signer, où il compte dans votre stockage.
Quand garder un autre outil de signature
La signature électronique de hivi-x vérifie les signataires par code à usage unique envoyé par courriel. Gardez DocuSign, Adobe Sign ou la plateforme de votre courtage ou de votre assureur quand :
- Votre courtage, assureur, prêteur ou organisme de réglementation exige une plateforme de signature ou une bibliothèque de formulaires précise.
- Vous avez besoin d’envois en lot, d’intégrations CRM poussées ou d’une vérification d’identité au-delà d’un code courriel.
Le droit fédéral et une loi dans chaque province reconnaissent la signature électronique pour la plupart des ententes courantes : en Ontario, la Loi de 2000 sur le commerce électronique; au Québec, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ c C-1.1), lue avec le Code civil du Québec. L’Ontario exclut les testaments, les codicilles et les procurations, et hivi-x ne les prend pas en charge, pas plus que les documents d’enregistrement foncier, dans aucune province. Au Québec, un acte qui doit respecter une forme précise, comme un acte notarié ou un testament olographe, suit ces règles. Pour tout ce qui est important, confirmez les exigences avec la partie qui se fie à la signature. Ceci est de l’information générale, pas un avis juridique.
Voir aussi
Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.
Questions fréquentes
- Mon client a-t-il besoin d’un compte pour signer?
- Non. Il ouvre le lien reçu par courriel, entre un code à usage unique envoyé à la même adresse et signe dans le navigateur. S’il a un compte my-id.ca avec ce courriel, la demande apparaît aussi dans sa boîte Signer.
- Combien de demandes de signature puis-je envoyer?
- Cela dépend de votre forfait : 10 par 30 jours sur Starter, 50 sur Pro et illimité sur Enterprise. Les documents que vous recevez et signez vous-même ne sont jamais comptés.
- Puis-je l’utiliser au lieu de DocuSign?
- Pour les documents courants — consentements, accusés de réception, lettres de mandat, ententes simples — oui. Gardez DocuSign ou la plateforme de signature de votre courtage ou de votre assureur là où elle est exigée, ou là où vous avez besoin d’envois en lot, d’intégrations poussées ou de vérifications d’identité au-delà d’un code courriel.
- Quels documents ne puis-je pas envoyer?
- Les testaments, codicilles, procurations et documents d’enregistrement foncier ou de titre. Ils ont des règles de signature formelles qu’une signature électronique ordinaire ne respecte pas, et vous confirmez que votre document n’en fait pas partie avant l’envoi.
Organisez la collecte de documents clients avec des listes
hivi-x aide les professionnels de l’Ontario à recueillir les documents clients avec des listes réutilisables, un hébergement sécurisé au Canada et des trousses PDF exportables.
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