Portail locataire sécurisé pour les téléversements de documents
Portail locataire sécurisé pour les téléversements de documents
Les pièces jointes courriel sont un maillon faible
Les firmes de GP de l'Ontario demandent aux locataires des documents sensibles : pièce d'identité gouvernementale, talons de paie, lettres d'emploi et formulaires de consentement signés.
Le courriel est pratique — et risqué :
- Les pièces jointes circulent sans chiffrement de bout en bout dans la plupart des flux de travail
- Les fils de discussion sont transférés à de mauvais destinataires
- Les fichiers se téléchargent sur des téléphones personnels sans contrôle
- Personne ne suit si le bon document est arrivé dans un format lisible
La LPRPDE exige des mesures de protection appropriées pour les renseignements personnels.
Ce que le portail locataire Hivi-X offre
- Le GP crée un dossier locataire et joint une liste de contrôle de présélection
- Le locataire reçoit l'accès à ses éléments de liste de contrôle
- Le locataire téléverse via un lien invité sécurisé (OTP par courriel) ou se connecte à my-id.ca par élément
- L'équipe GP voit le statut de soumission — à faire, soumis, approuvé, rejeté
- Le locataire peut resoumettre après un rejet
Les documents restent sur le dossier locataire contrôlé par le GP — limité à ce candidat.
Lien invité sécurisé ou portail
Lorsque vous partagez une liste de contrôle, la valeur par défaut est : « Le client peut utiliser un lien sécurisé — aucun compte requis. » Les locataires vérifient leur courriel avec un OTP à usage unique, puis téléversent par élément de liste de contrôle. Ils peuvent aussi se connecter à my-id.ca — la connexion confirme l'identité et maintient les téléversements sur le bon dossier.
Approuver, rejeter et demander des corrections
Le portail n'est pas une boîte de dépôt aveugle. Votre équipe approuve les téléversements acceptables et rejette les photos illisibles ou les mauvais fichiers — avec une rétroaction documentée que le locataire voit dans le portail.
Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.
Questions fréquentes
- Les locataires ont-ils besoin d'un compte pour téléverser des documents?
- Les locataires peuvent utiliser un lien invité sécurisé (aucun compte requis; vérification OTP par courriel) ou téléverser via my-id.ca.
- Le portail locataire est-il chiffré?
- Oui. Le trafic utilise TLS. Les champs sensibles utilisent AES-256-GCM au repos sur des serveurs canadiens.
- Les locataires peuvent-ils voir les dossiers d'autres candidats?
- Non. Les locataires voient uniquement les éléments de liste de contrôle que votre firme de GP a partagés avec eux sur leur dossier.
Organisez les documents de présélection des locataires sans courriels
Hivi-X aide les gestionnaires immobiliers de l’Ontario à recueillir les documents de présélection avec des listes réutilisables, un lien invité ou le portail my-id.ca, l’approbation/rejet des téléversements, des résumés IA vocaux auto-hébergés et des trousses PDF — aux côtés de Buildium, AppFolio ou du courriel.
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