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Tracer la supervision des tâches déléguées par un CRIC

Dernière mise à jour :

Tracer la supervision des tâches déléguées par un CRIC

Il est important de consigner la supervision des tâches déléguées lorsqu’une autre personne que le CRIC principal recueille ou vérifie les documents et que le titulaire de permis doit néanmoins produire un dossier client complet. Dire « le coagent s’en est occupé » ne suffit pas : il faut pouvoir retracer qui a fait quoi et quand.

Cet article porte sur les preuves opérationnelles liées à la collecte de documents. Il ne constitue pas un avis juridique et ne certifie pas la conformité aux exigences du Collège.

Coagent (produit) et agent (Collège) : deux rôles distincts

Ne confondez pas les deux :

TermeSignification
Coagent hivi-xMembre de l’équipe invité à une liste de contrôle client partagée; le cabinet définit les rôles de collecte et de contrôle qualité.
Agent du CollègeRelation réglementée d’aide à l’étranger. L’inscription auprès du Collège et une entente écrite d’agent sont généralement requises avant le début du travail; les titulaires de permis demeurent responsables des actes et omissions de leurs agents.

Si vous travaillez avec des agents du Collège, suivez les exigences en vigueur du Règlement sur les agents et du Code, notamment celles concernant l’inscription, l’entente et la transmission des dossiers clients. L’accès comme « coagent » dans le produit ne remplit pas ces obligations.

Éléments d’une piste de collecte utile

Les règles de gestion des dossiers clients exigent généralement que le titulaire de permis conserve des dossiers exacts et un dossier comprenant au minimum les mandats et ententes connexes, les pièces justificatives de la demande, la correspondance, les copies des biens du client, les documents de facturation et les autorisations pertinentes. Vérifiez le texte réglementaire en vigueur pour votre pratique.

Pour la collecte déléguée de documents, une piste pratique peut comprendre :

ÉvénementRenseignements consignés
Liste de contrôle jointeUtilisateur, modèle et date
Document demandéÉlément concerné et mode d’avis au client
Téléversement reçuDate, heure et fichier
Approbation ou rejetUtilisateur et motif, en cas de rejet
Nouvelle soumissionNouveau téléversement et nouvelle approbation
Exportation ou préparation du dossierPersonne ayant effectué l’exportation, date et heure, objet de la soumission ou de l’archivage

Chaque approbation ou chaque rejet devrait être associé à l’identité de l’utilisateur et à une date et une heure, plutôt qu’à une mention anonyme comme « fichier mis à jour ». En règle générale, les titulaires de permis sont responsables des actes et omissions de leurs employés et agents dans l’exercice de leurs fonctions. Une piste attribuable aide à démontrer la supervision lors d’un examen de la pratique.

Flux de travail de délégation pour les cabinets de CRIC en Ontario

  1. Le CRIC principal ou la politique du cabinet précise qui peut recueillir les documents et qui peut les approuver.
  2. Un membre de l’équipe joint la liste de contrôle et envoie le lien au client.
  3. Un membre de l’équipe ou le CRIC principal approuve ou rejette chaque téléversement en indiquant le motif au besoin.
  4. Le CRIC principal échantillonne les dossiers selon la fréquence établie par le cabinet, par exemple chaque semaine ou chaque mois.
  5. Le cabinet exporte un dossier PDF avant la soumission dans un portail si son processus exige un ensemble de preuves figé.

Voir le flux de travail avec coagents pour les équipes de CRIC et la supervision des dossiers clients par le CRIC principal.

Les dossiers clients fermés sont généralement conservés pendant au moins six ans après leur clôture selon les règles de gestion des dossiers clients. Vérifiez les directives actuelles du Collège qui s’appliquent à votre situation.

Pourquoi les lecteurs partagés ne suffisent pas aux examens de supervision

Les dossiers Google Drive contiennent des fichiers, mais n’indiquent pas nécessairement qui a approuvé un document ni pourquoi un certificat de police a été rejeté à deux reprises. Les échanges par courriel dispersent le contexte de délégation dans différentes boîtes de réception. Les photos envoyées par WhatsApp ou WeChat qui ne sont jamais associées à l’élément correspondant du dossier laissent des lacunes difficiles à reconstituer pour un inspecteur ou un successeur.

Une liste de contrôle qui consigne les approbations et les rejets par utilisateur crée une piste organisée de pièces justificatives et de correspondance. C’est un élément utile au dossier, mais pas un certificat de conformité.

Créer des pistes de supervision avec hivi-x

L’accès des coagents permet de consigner les activités, d’approuver ou de rejeter les éléments avec un motif et de superviser les dossiers au moyen d’un tableau de bord pour le CRIC principal. Vous pouvez exporter un PDF pour verser une copie au dossier. Les notes vocales et les résumés générés par l’IA, lorsqu’ils sont activés, peuvent aussi consigner le contexte d’une consultation dans le même dossier. Vérifiez leur exactitude avant de vous y fier.

hivi-x n’inscrit pas les agents auprès du Collège, ne rédige pas d’ententes d’agent, ne remplace pas un système de gestion de cabinet ou de comptabilité, n’envoie pas de rappels automatiques aux clients et ne certifie pas que votre supervision respecte les exigences du Collège.

Commencer un essai gratuit

Commencer un essai gratuit ou consulter la page sur la supervision des dossiers clients par le CRIC principal.

Renseignements généraux seulement. Ne constitue pas un avis en immigration ou un avis juridique. hivi-x est un logiciel de collecte de documents, et non un service de consultation en immigration agréé. Le produit n’est ni affilié au Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (CCIC) ou à IRCC, ni approuvé par ceux-ci. Avant de vous fier à un flux de travail, vérifiez les exigences actuelles du Code, des règles de gestion des dossiers clients et du Règlement sur les agents auprès d’un conseiller juridique et dans les documents du Collège.

Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.

Questions fréquentes

Que devrait consigner le CRIC principal lorsqu’il délègue la collecte de documents?
En général : qui a joint la liste de contrôle, qui a approuvé ou rejeté chaque téléversement, les dates et heures, ainsi que les motifs de rejet. Ces renseignements peuvent être exportés dans le dossier PDF du client. Vérifiez les exigences de votre cabinet et les directives à jour du Collège.
Un coagent de hivi-x est-il la même chose qu’un agent du Collège?
Non. Les agents du Collège forment une catégorie réglementée d’aide à l’étranger, assujettie à des obligations d’inscription et d’entente d’agent. Les coagents de hivi-x sont des membres d’équipe qui partagent une liste de contrôle client. Ne confondez pas les rôles du produit avec l’inscription d’un agent auprès du Collège.
Le Collège exige-t-il un registre de supervision nominatif pour chaque téléversement?
Les règles de gestion des dossiers clients exigent des dossiers clients complets et bien organisés, notamment les mandats, les pièces justificatives, la correspondance, la facturation et les documents connexes. Les titulaires de permis sont responsables des actes et omissions de leurs employés et agents. Les listes de vérification applicables aux inspections peuvent varier; consultez les directives à jour du Collège.
Comment les CRIC principaux peuvent-ils vérifier à distance les dossiers délégués?
Examinez les tableaux de bord des éléments manquants, échantillonnez l’historique des approbations et des rejets, puis exportez les dossiers PDF des clients. La politique du cabinet détermine la fréquence d’échantillonnage.
Les motifs de rejet devraient-ils être consignés au dossier client?
Oui, lorsqu’ils documentent une décision de contrôle qualité — par exemple, pourquoi un certificat de police a été rejeté — et contribuent à une piste claire de correspondance et de pièces justificatives.

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