Conservation des dossiers des courtiers hypothécaires en Ontario

Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.

Questions fréquentes

Combien de temps les courtiers hypothécaires doivent-ils conserver les dossiers clients?

Les lignes directrices FINTRAC exigent couramment 5 ans pour certains dossiers d’identification et de transaction. Les attentes ARSF sont fixées par la LCHH, le Règl. de l’Ont. 188/08 et les lignes directrices à jour. Consultez votre courtier principal.

Hivi-X fixe-t-il les périodes de conservation?

Non. Votre maison de courtage définit les politiques de conservation. Hivi-X aide à organiser les dossiers avec des horodatages sur le dossier d’emprunteur contrôlé par l’agent.

Où sont stockées les données de l’emprunteur?

Sur des serveurs hébergés au Canada. Les champs sensibles utilisent AES-256-GCM au repos; le trafic utilise TLS.

Autres guides — Hypothèque

• Le courriel n’est pas la collecte de documents pour les courtiers hypothécairesLes agents hypothécaires de l’Ontario perdent du temps à recueillir les dossiers d’emprunteur par courriel, texto et lecteurs partagés. Un flux fondé sur une liste de contrôle garde les dossiers complets avant la soumission au prêteur.
• Les documents manquants coûtent des clôtures aux agents hypothécairesLes dossiers d’emprunteur incomplets retardent la soumission au prêteur, déclenchent des chasses aux conditions PTD et érodent la confiance du client. Le suivi par liste de contrôle montre les lacunes avant la soumission.
• Une meilleure collecte de documents d’emprunteur pour les agents hypothécairesUn flux répétable fondé sur une liste de contrôle remplace les demandes ad hoc par courriel et donne aux agents ontariens une vue complète de chaque dossier d’emprunteur avant la soumission au prêteur.
• Arrêtez de courir après les talons de paie par courrielLes documents de vérification du revenu arrivent en retard, flous ou dans le mauvais fil. Une liste de contrôle avec révision approuver/rejeter repère les lacunes avant la soumission au prêteur.
• Pourquoi un LOS hypothécaire seul ne règle pas la chasse aux documentsFinmo, BOSS et Filogix gèrent l’origination et la soumission au prêteur — mais l’accueil avant le LOS vit souvent encore dans le courriel. Hivi-X comble cet écart sans remplacer votre LOS.
• Liste de contrôle documents demande hypothécaire en OntarioUne liste de contrôle pratique des documents d’emprunteur courants pour les demandes hypothécaires en Ontario — pièce d’identité, revenu, preuve de mise de fonds et conditions du prêteur.
• Flux de documents pour préapprobation hypothécaireCe dont les agents ontariens ont typiquement besoin pour une préapprobation — pièce d’identité, revenu, emploi, preuve de mise de fonds — et comment assembler un dossier complet avant la soumission au prêteur.
• Vérification du revenu pour les demandes hypothécaires en OntarioCe que les prêteurs scrutent pour les emprunteurs salariés et autonomes — talons de paie, lettres d’emploi, T1, avis de cotisation — et comment les agents suivent les documents de revenu avant la soumission.
• Documents d’emprunteur travailleur autonome pour hypothèques en OntarioCe que les prêteurs ontariens scrutent pour les emprunteurs BFS — T1, avis de cotisation, états financiers, relevés bancaires — et comment les agents suivent la liste de documents plus longue.
• Documents hypothécaires achat vs refinancementListe de contrôle ontarienne côte à côte pour dossiers d’achat vs refinancement/renouvellement — convention d’achat-vente, preuve de mise de fonds, relevés hypothécaires et revenu à jour.
• Flux d’accueil renouvellement et refinancement hypothécairesLe revenu à jour, les relevés hypothécaires et les impôts fonciers dominent les dossiers de renouvellement. Un modèle de liste de contrôle réutilisable évite de reconstruire la liste à chaque fois.
• Documents hypothécaires pour premiers acheteurs en OntarioLes dossiers d’achat FTB ont besoin de la pièce d’identité et du revenu standards, plus la convention d’achat-vente, la preuve de mise de fonds et la documentation de mise de fonds offerte le cas échéant.
• FINTRAC KYC pour les courtiers hypothécaires de l’OntarioDepuis octobre 2024, les courtiers hypothécaires sont des entités déclarantes FINTRAC. Ce qui a changé, la vérification d’identité, la tenue des dossiers et comment les listes de contrôle appuient les preuves.
• Dossier de conformité ARSF pour courtiers hypothécairesCe que la surveillance de l’ARSF attend dans les dossiers d’emprunteur — responsabilité du courtier principal, prévention de la fraude, documents à l’appui du formulaire 1 — et comment les agents organisent les preuves.
• Surveillance des dossiers d’emprunteur par le courtier principalLes courtiers principaux ont besoin d’un accueil cohérent d’un agent à l’autre. Des dossiers fondés sur une liste de contrôle avec index exportables appuient la supervision et l’examen de prévention de la fraude.
• Documentation à l’appui des divulgations du formulaire 1Le formulaire 1 et les divulgations connexes doivent être appuyés par des preuves de l’emprunteur — revenu, emploi, valeur de la propriété, crédit. Un accueil organisé renforce le dossier.
• Lettre de don et documentation de mise de fonds en OntarioLes mises de fonds offertes exigent une lettre de don, la pièce d’identité du donateur et sa preuve de fonds. La collecte multipartite a besoin d’un suivi par liste de contrôle.
• Flux de travail des documents pour les conditions PTD du prêteurLes conditions préalable au financement après approbation déclenchent une deuxième chasse aux documents. Réutilisez les listes de contrôle pour suivre les conditions du prêteur en suspens par dossier.
• Flux de trousse de soumission au prêteurAccueil, révision, approbation du courtier principal, puis téléversement au LOS. Hivi-X possède l’accueil jusqu’à l’export — pas la connectivité prêteur.
• Documentation hypothécaire privée et alternativeLes dossiers privés et alternatifs exigent souvent des documents renforcés sur la source des fonds, des divulgations aux investisseurs et des pistes d’authentification. Un accueil normalisé appuie l’examen du courtier principal.
• Flux co-agent pour les équipes hypothécairesLes micro-maisons de courtage de deux ou trois agents ont besoin d’un accueil cohérent dans l’équipe. Les flux co-agent partagent les dossiers d’emprunteur et les modèles de listes de contrôle.
• Trousse PDF exportable pour téléversement au LOSQuand le dossier d’emprunteur est complet, exportez un PDF organisé pour l’examen du courtier principal ou le téléversement manuel dans Finmo, BOSS ou Filogix.
• Collecte de documents hébergée au Canada pour courtiers hypothécairesLes RPR des emprunteurs méritent un hébergement canadien, un chiffrement au repos et une IA auto-hébergée — pas des pièces jointes dispersées sur des lecteurs nuage américains.
• Portail client sécurisé pour documents hypothécairesLes emprunteurs téléversent pièce d’identité, revenu et preuve de mise de fonds via un lien invité sécurisé (sans compte) ou le portail my-id.ca.
• Normalisation des documents dans une petite maison de courtage hypothécaireLes agents solo et les équipes de deux bénéficient de modèles de listes de contrôle réutilisables et de formats d’exportation cohérents que les courtiers principaux peuvent examiner.
• Flux de collecte de documents pour l’agentUn flux pratique en cinq étapes pour les agents hypothécaires de l’Ontario — modèle, dossier emprunteur, collecte, révision, exportation — avant la soumission au LOS.
• Notes vocales pour documenter les conseils hypothécairesLes résumés d’appels liés aux lignes de la liste de contrôle aident à documenter les conversations avec l’emprunteur sur le dossier contrôlé par l’agent — IA auto-hébergée, pas de fournisseurs tiers.
• Résumés IA pour les dossiers d’emprunteur hypothécairesL’IA auto-hébergée résume les notes vocales sur les dossiers d’emprunteur — pas de fournisseurs tiers, et pas de classification automatique des téléversements.
• DocuSign vs collecte de documents pour les agents hypothécairesLa signature électronique et la collecte de documents résolvent des problèmes différents. Hivi-X recueille les preuves de l’emprunteur; DocuSign exécute les signatures sur les formulaires que vous avez déjà.