Alertes d’expiration et de renouvellement des documents clients
Alertes d’expiration et de renouvellement des documents clients
Réponse courte : hivi-x garde une date d’expiration sur les documents envoyés par vos clients, vous prévient 90, 30 et 7 jours avant et à l’expiration, et demande au client une copie renouvelée en un clic.
D’où vient la date
| Source | Quand |
|---|---|
| Vous | Sous le fichier dans la page de la liste, choisissez + Ajouter la date d’expiration (ou Modifier). |
| Lecture des champs | Quand vous confirmez la date d’expiration d’un passeport. |
| Vérification automatique | Quand la vérification de la photo lit une date d’expiration sur le document. |
Une date saisie à la main n’est jamais remplacée par une date lue sur le document.
Expire bientôt
La carte Expire bientôt du tableau de bord liste les documents qui expirent d’ici 90 jours, et ceux expirés depuis moins de 60 jours, avec le client, l’élément de liste et le fichier. Chaque ligne offre Demander le renouvellement et Marquer comme traité.
Alertes par courriel
Une fois par jour, hivi-x envoie un seul résumé :
- 90, 30 et 7 jours avant l’expiration, puis une fois à l’expiration;
- un document ajouté tard ne reçoit que l’alerte la plus proche;
- le propriétaire de l’espace reçoit tous les documents, et le membre attribué au client ceux de ce client;
- rien n’est envoyé tant que le compte est bloqué.
Demander le renouvellement ou marquer le document comme traité arrête ses alertes. Une nouvelle date les relance.
Demander le renouvellement
Demander le renouvellement crée une liste d’un seul élément pour le document renouvelé, avec une échéance avant l’expiration de l’ancien, et envoie au client un lien sécurisé. Le client doit avoir une adresse courriel au dossier. Les rappels habituels suivent.
Limites
- Les dates sont suivies sur les documents que les clients téléversent dans des listes, pas encore sur les fichiers que vous téléversez vous-même.
- Les délais sont fixes : 90, 30 et 7 jours.
Voir aussi
Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.
Questions fréquentes
- hivi-x peut-il me rappeler l’expiration du passeport ou du permis d’un client?
- Oui. Chaque document téléversé par un client peut porter une date d’expiration. hivi-x vous écrit 90, 30 et 7 jours avant, puis une fois à l’expiration, et l’affiche dans « Expire bientôt » au tableau de bord.
- D’où vient la date d’expiration?
- De vous, saisie sous le fichier dans la page de la liste; de la lecture des champs quand vous confirmez la date d’expiration d’un passeport; ou de la vérification automatique de la photo quand elle lit une date. Une date saisie à la main l’emporte toujours.
- hivi-x écrit-il à mon client quand un document va expirer?
- Pas de lui-même. C’est vous qui décidez : « Demander le renouvellement » envoie au client un lien sécurisé pour téléverser le nouveau document, puis les rappels habituels suivent.
- Quels forfaits incluent les alertes d’expiration?
- Tous les forfaits entreprise hivi-x.
Organisez la collecte de documents clients avec des listes
hivi-x aide les professionnels de l’Ontario à recueillir les documents clients avec des listes réutilisables, un hébergement sécurisé au Canada et des trousses PDF exportables.
Autres guides — Features
- Vérifications automatiques des documentsLes nouveaux téléversements par lien invité ou depuis un compte affichent des avertissements sans bloquer l’envoi. Les photos utilisent une IA auto-hébergée; les vérifications PDF sont limitées.
- Recueillir des documents auprès de clients qui lisent peu l’anglaisUtilisez la langue du portail, des instructions claires et des éléments distincts pour les originaux et les traductions nécessaires.
- Détection des documents en doubleLes nouveaux téléversements par lien invité ou depuis un compte sont comparés aux envois récents de ce client pour repérer les copies exactes. Un avertissement ne bloque jamais le téléversement.
- Un portail client en huit languesLes clients peuvent utiliser le portail en anglais, français, espagnol, portugais, ukrainien, chinois, hindi ou bengali. Les instructions de l’entreprise restent telles qu’elles ont été écrites.
- Éviter de recevoir deux fois le même documentDes éléments précis, un nombre de fichiers demandé et des avertissements de doublon aident les clients à envoyer les bons documents.
- Collègue ou co-agent : lequel choisirUn collègue travaille dans votre cabinet, occupe un poste payé et utilise votre espace de travail. Un co-agent vient d’un autre cabinet, se joint gratuitement à un seul client et ne voit que ce que vous partagez.
- Espaces de travail d’équipe et rôlesInvitez vos collègues dans un seul espace de travail hivi-x qui partage vos clients, listes, modèles et demandes de signature. Chaque poste coûte le prix du forfait; les rôles propriétaire, administrateur et personnel décident qui peut faire quoi.
- Webhooks : envoyer les événements hivi-x vers vos autres systèmeshivi-x envoie une requête HTTPS signée à votre point de terminaison quand un client est ajouté, qu’un élément de liste est soumis ou révisé, qu’une liste est terminée, que des champs sont confirmés ou qu’une demande de signature est complétée.
- hivi-x pour Zapier : déclencheurs, actions et configurationConnectez hivi-x à Zapier : envoyez une liste de documents quand une transaction avance dans votre CRM, ajoutez des clients depuis vos formulaires et prévenez Slack quand une liste est complète. Tous les forfaits d’entreprise.