Tous les articlesAccueilDemander une démonstration
Contents

Piste demande vs reçu pour audit CCIC — CRIC

Dernière mise à jour :

Piste demande vs reçu pour audit CCIC — CRIC

Réponse directe

Lors d'un audit ou d'une revue de pratique CCIC, les CRIC ontariens doivent typiquement montrer ce qui a été demandé vs ce qui a été reçu et approuvé — des modèles de liste avec statut par élément battent l'archéologie de boîte de réception.

Ce que les règles du Collège exigent vraiment

Deux ancres à connaître (confirmer les versions actuelles auprès du Collège) :

  • Le Code de déontologie professionnelle (DORS/2022-128) exige que les titulaires maintiennent un système fiable d'administration de bureau et qu'ils tiennent et conservent des dossiers. Les consignes du Collège sur cette section insistent pour consigner rapidement les actions et communications dans le dossier client — date, heure, action/résultat et suivi.
  • Le Règlement sur la gestion des dossiers clients exige d'ouvrir un dossier client au mandat; de tenir des dossiers clients exacts et à jour; d'employer un système clair et cohérent pour ouvrir, étiqueter, stocker, récupérer, fermer, conserver et détruire les dossiers; d'inclure les pièces justificatives et les copies de correspondance entre/au sujet du client et du titulaire; de stocker les dossiers en sécurité; et de conserver les dossiers fermés pendant au moins six ans après la fermeture, avec destruction documentée.

Une piste demande-vs-reçu, c'est à quoi ressemblent ces obligations en pratique. Les détails de canal (courriel, texto, applis de messagerie) ne remplacent pas un dossier complet — si des consignes ou documents de fond arrivent hors bande, copiez-les dans le dossier client nommé plutôt que de les laisser sur un téléphone.

Question d'audit mappée aux dossiers

L'auditeur demandeRéponse faibleRéponse solide
Qu'avez-vous demandé?Courriel « liste standard »Modèle de liste attaché
Qu'est-ce qui est arrivé?47 pièces jointesHistorique de téléversement par ligne
A-t-il été contrôlé?« On a révisé »Statuts approuvé/rejeté
Pouvez-vous reproduire le dossier?CourseExport PDF + journal de correspondance

Voir gestion des dossiers clients CCIC et journaux de communication CRIC.

Construire la piste pour l'avenir

  1. Attachez un modèle de programme au mandat — c'est la demande de documents
  2. Le client téléverse sur des lignes nommées
  3. Approuvez/rejetez les documents pour le CQ
  4. Exportez le PDF au dépôt — instantané du forfait reçu
  5. Notes vocales pour les conseils — résumés IA auto-hébergés optionnels; ne les traitez pas comme le dossier entier

Hivi-X ne remplace pas le suivi des échéances de votre CRM, les portails IRCC ni les exigences du Collège — il renforce les preuves de piste documentaire à l'intérieur. Il n'envoie pas de rappels client automatisés ni ne certifie la préparation à l'audit.

Preuve Hivi-X en cours de dossier

Le tableau des pièces manquantes montre les éléments en suspens sur les dossiers actifs. L'accès coagent montre quel personnel a fait le CQ. Chiffrement AES-256-GCM hébergé au Canada au repos.

Commencer un essai gratuit

Commencer un essai gratuit et construisez des pistes prêtes pour audit dès le prochain mandat.

Renseignements généraux seulement — pas un conseil juridique ou en immigration. La portée des audits, le Code de déontologie professionnelle et les règlements du Collège changent; vérifiez les exigences actuelles auprès des documents publiés du Collège ou d'un conseiller. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — pas un consultant en immigration agréé et pas une certification de conformité. Non affilié ni endossé par le CCIC ou IRCC.

Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.

Questions fréquentes

Que recherchent les audits CCIC dans les pistes documentaires?
Typiquement des preuves de gestion organisée des dossiers conforme au Règlement sur la gestion des dossiers clients et au Code de déontologie professionnelle du Collège — ententes, dossiers clients, communications, pièces justificatives et travail effectué — produisibles sur demande. Confirmez la portée actuelle de l'audit auprès des documents publiés du Collège.
Combien de temps les dossiers clients CRIC doivent-ils être conservés?
Le Règlement sur la gestion des dossiers clients du Collège exige que les dossiers clients fermés soient gardés sécurisés et accessibles pendant un minimum de six ans après la fermeture, avec destruction consignées. Vérifiez les exigences actuelles avant de fixer la politique de conservation.
Comment une liste prouve-t-elle demande vs reçu?
Les lignes de modèle nommées montrent ce qui était exigé; les statuts de téléversement montrent soumis, approuvé ou rejeté avec l'historique de resoumission du client.
Hivi-X certifie-t-il la conformité CCIC?
Non. Hivi-X aide à structurer la collecte et à exporter les dossiers. Vos politiques CRIC et votre supervision gouvernent la conformité.
Les principaux peuvent-ils exporter des forfaits prêts pour audit?
Export PDF des documents approuvés plus vos journaux de communication selon la politique du cabinet — Hivi-X ne remplace pas votre CRM ni les portails IRCC.

Collectez des dossiers d’immigration complets sans la course

Hivi-X aide les CRIC de l’Ontario à recueillir passeports, certificats de police, lettres d’employeur et formulaires IRCC avec des listes réutilisables, le portail client my-id.ca, des résumés IA auto-hébergés et des trousses PDF pour vos archives — aux côtés de votre CRM d’immigration.

Essai gratuitListe Entrée express PDF gratuite
Piste documents audit CCIC CRIC | Docs hivi-x