Notes cliniques vs documents d’accueil
Notes cliniques vs documents d’accueil : ce qui va où
Portée de la norme 5.1 de l’OPAO
L’OPAO exige un dossier clinique exact, complet et lisible pour chaque client, conservé au moins 10 ans à compter de la dernière interaction ou du 18e anniversaire du client, selon la date la plus tardive. Ce dossier comprend les notes de séance, les plans de traitement et la documentation d’évolution — plus les documents d’accueil et de consentement qui appartiennent au dossier.
Hivi-X ne remplace pas votre DME et n’automatise pas le suivi des modifications, les calendriers de conservation ni la destruction sécurisée. Il vous aide à recueillir et organiser la portion d’accueil du dossier.
Guide des types de documents
| Type de document | Quand recueilli | Stockage typique | Rôle de Hivi-X |
|---|---|---|---|
| Questionnaire biopsychosocial | Pré-séance | Dossier clinique | Liste de contrôle + portail |
| Consentement éclairé | Pré-séance | Dossier clinique | Liste de contrôle + portail |
| Formulaires d’assurance / PAE | Pré-séance | Dossier clinique | Liste de contrôle + portail |
| Notes d’évolution de séance | Continu | DME / dossier | Pas dans Hivi-X |
| Plan de traitement | Début du traitement | DME / dossier | Pas dans Hivi-X |
| Documentation des risques (continue) | Continu | DME / dossier | Pas dans Hivi-X |
DME vs outil d’accueil
Jane App, Owl Practice et SimplePractice combinent prise de rendez-vous, facturation et notes. Leurs modules de formulaires peuvent recueillir une partie de l’accueil — mais le suivi de la complétude pré-séance entre téléversements dispersés reste souvent manuel. Hivi-X se spécialise dans l’accueil centré sur une liste de contrôle avec révision approuver/rejeter au niveau de l’élément et des trousses exportables.
Beaucoup de praticiens utilisent Jane ou Owl pour la gestion de pratique et un outil d’accueil dédié — ou tiennent leurs notes sur papier et utilisent Hivi-X seulement pour la collecte de documents.
Renseignements généraux pour les psychothérapeutes et les pratiques de counseling de l’Ontario seulement. Pas un avis juridique, clinique, de confidentialité ou de psychothérapie. Non affilié ni cautionné par l’OPAO ni aucun ordre. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — ce n’est pas un psychothérapeute titulaire de permis, il ne fournit pas de psychothérapie ni d’évaluations cliniques, ne certifie pas la conformité LPRPS ou OPAO, et ne remplace pas votre DME ni vos obligations de dossier clinique. Vous demeurez le dépositaire des renseignements sur la santé en vertu de la LPRPS. Consultez un avocat qualifié et votre assureur de responsabilité professionnelle.
Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.
Questions fréquentes
- Hivi-X remplace-t-il mes notes de séance?
- Non. Hivi-X est une couche d’accueil et de collecte de documents. Les notes de séance, plans de traitement et notes d’évolution restent dans votre DME ou système de dossier clinique.
- Puis-je exporter l’accueil vers Jane?
- Oui. Hivi-X génère des trousses PDF d’accueil exportables que vous pouvez téléverser vers Jane App, Owl Practice, SimplePractice ou votre archive sécurisée.
- Hivi-X gère-t-il la conservation de 10 ans et la destruction sécurisée?
- Non. Les politiques de conservation et de destruction OPAO sont la responsabilité du dépositaire. Hivi-X aide à stocker les dossiers d’accueil électroniques, mais ne fixe pas votre calendrier de conservation.
Collectez l’accueil complet avant la première séance
Hivi-X aide les psychothérapeutes et conseillers CRPO de l’Ontario à recueillir consentement éclairé, formulaires biopsychosociaux, cartes d’assurance et consentement de télépratique avec des listes réutilisables, un lien invité ou le portail my-id.ca, des résumés IA auto-hébergés et des trousses pour Jane, Owl Practice ou votre DME.
Autres guides — Psychothérapie
- Le courriel n’est pas la collecte de documents pour les psychothérapeutesLes praticiens OPAO de l’Ontario perdent du temps clinique quand les documents d’accueil arrivent par courriel et texto. Un flux fondé sur une liste de contrôle garde les dossiers pré-séance organisés.
- Les documents manquants coûtent du temps de séance aux thérapeutesUn accueil incomplet avant la séance un brûle des heures cliniques facturables. Les psychothérapeutes de l’Ontario perdent du temps à courir après le consentement, l’assurance et les questionnaires.
- Une meilleure collecte de documents clients pour les psychothérapeutesUn accueil fondé sur une liste de contrôle remplace la chasse par courriel pour les praticiens OPAO de l’Ontario — consentement, assurance et questionnaires dans un seul dossier contrôlé par le thérapeute.
- Arrêtez de courir après les formulaires de consentement par courrielLe consentement éclairé et le consentement à la téléthérapie devraient être au dossier avant la séance un — pas dans des fils de courriel PDF protégés par mot de passe.
- Gestion de pratique vs collecte de documents pour la psychothérapieJane et Owl gèrent la prise de rendez-vous et les notes. Hivi-X gère la complétude de l’accueil pré-séance — consentement, assurance et questionnaires avec suivi des éléments manquants.
- Liste de contrôle d’accueil client psychothérapie OntarioListe de contrôle PDF gratuite des documents d’accueil que les praticiens OPAO de l’Ontario recueillent typiquement — histoire biopsychosociale, consentement, assurance et téléthérapie.
- Formulaires d’accueil clients de thérapie en OntarioQuels formulaires d’accueil les praticiens OPAO recueillent avant la séance un — histoire biopsychosociale, consentement, assurance et documentation de téléthérapie.
- Collecte de documents de consentement éclairéComment les psychothérapeutes de l’Ontario recueillent le consentement éclairé et le consentement à la téléthérapie de façon sécurisée — attentes de l’OPAO et collecte fondée sur une liste de contrôle.
- Conformité à la tenue de dossiers OPAOConservation selon la norme 5.1 de l’OPAO, planification du dépositaire successeur, et comment Hivi-X appuie la documentation d’accueil sans remplacer votre DME.
- Flux du questionnaire d’accueil biopsychosocialRecueillez et révisez l’histoire biopsychosociale avant la séance un — suivi par liste de contrôle pour les psychothérapeutes de l’Ontario sous la LPRPS.
- Documentation de dépistage des risques à l’accueilDocumentez le dépistage des risques à l’accueil — automutilation, danger pour autrui, consommation de substances — sur la liste de contrôle avant la séance un.
- Collecte de documents pour la téléthérapieRecueillez le consentement à la télépsychothérapie, les contacts d’urgence et la vérification du lieu du client avant la première séance vidéo.
- Liste de contrôle d’accueil thérapie de coupleConsentement double, histoires individuelles et problème présenté conjoint — liste d’accueil pour les thérapeutes de couple et de famille en Ontario.
- Documents d’appui aux reçus d’assuranceRecueillez les détails de police d’assurance maladie complémentaire, les plafonds de séances et les cartes d’assurance à l’accueil pour la facturation de psychothérapie en Ontario.
- Flux de documents de référence PAERecueillez les lettres de référence PAE, les plafonds de séances et l’autorisation de l’employeur à l’accueil pour les psychothérapeutes de l’Ontario.
- Accueil de nouveaux clients pour les psychothérapeutesDe la demande à la séance un — trousse d’accueil, consentement, révision d’assurance et vérification de complétude sans chasse par courriel.
- Obligations de dépositaire LPRPS pour les psychothérapeutesLes membres solo de l’OPAO sont des dépositaires de renseignements sur la santé en vertu de la LPRPS — comment les outils de collecte d’accueil s’insèrent dans votre programme de confidentialité.
- Dossiers d’accueil selon la norme 5.1 de l’OPAOQuelle documentation d’accueil et de consentement appartient au dossier clinique en vertu de la norme 5.1 de l’OPAO — et ce que Hivi-X recueille.
- Documentation d’accueil du dépositaire successeurPlanification du dépositaire successeur selon la norme 6.4 de l’OPAO — documentez la désignation aux côtés des listes d’accueil.
- Consentement du tuteur pour client mineur en OntarioConsentement du tuteur et documentation de capacité pour les clients mineurs en psychothérapie — éléments de liste de contrôle pour les praticiens de l’Ontario.
- Notes vocales pour les appels d’accueil en psychothérapieEnregistrez les dépistages téléphoniques d’accueil et résumez-les par rapport aux lignes de la liste de contrôle avec une IA auto-hébergée — aucun fournisseur d’IA tiers.
- Résumés IA pour les dossiers clients de psychothérapieL’IA auto-hébergée résume les notes vocales d’accueil par rapport aux éléments de la liste de contrôle — les données clients restent sur l’infrastructure canadienne.
- Flux co-agent pour les pratiques de thérapieLes associés supervisés et le personnel admin révisent les téléversements d’accueil sur des dossiers clients partagés — permissions co-agent Entreprise.
- Trousse PDF exportable pour téléversement au DMEGénérez des résumés PDF d’accueil par liste de contrôle pour Jane, Owl Practice, SimplePractice ou le téléversement vers une archive sécurisée.
- Collecte de documents hébergée au Canada pour psychothérapeutesDonnées d’accueil clients sur des serveurs canadiens avec AES-256-GCM au repos et IA auto-hébergée — pertinent pour les dépositaires LPRPS.
- Portail client sécurisé pour documents de psychothérapieLes clients téléversent les documents d’accueil via un lien invité sécurisé (sans compte) ou le portail my-id.ca authentifié.
- Normalisation de l’accueil en petite pratique de groupeModèles d’accueil partagés et révision co-agent pour les pratiques de psychothérapie de 2 à 4 cliniciens en Ontario.
- Flux d’accueil pour psychothérapeute soloAccueil léger par liste de contrôle pour PE solo et PE (admissible) sans personnel admin dédié — à partir de 39 $ CAD/mois.
- Jane App vs collecte de documents pour la psychothérapieJane excelle pour la prise de rendez-vous et les notes. Hivi-X comble l’écart pour la complétude de l’accueil pré-séance avec suivi des éléments manquants.