Éviter de recevoir deux fois le même document
Éviter de recevoir deux fois le même document
Créez un élément par document et précisez le nombre et la période : « Deux derniers talons de paie, toutes les pages ». Chaque élément accepte jusqu’à trois fichiers.
Les liens invités, les téléversements directs depuis un compte et l’assistant du compte peuvent signaler une copie exacte ou moins de fichiers que demandé. Un PDF peut contenir plusieurs documents; l’avertissement demande au client de vérifier, sans bloquer l’envoi.
Les téléversements directs sont enregistrés avant les vérifications. Le client peut remplacer le fichier ou choisir Envoyer quand même. L’entreprise voit le même avertissement et une note après ce choix. Si les vérifications sont indisponibles, le fichier reste accepté et l’entreprise en est informée.
Un compte my-id.ca permet aussi de joindre un fichier déjà enregistré. Cette réutilisation nécessite un compte. Les éléments conditionnels permettent de ne demander que les documents pertinents.
Si un doublon reste présent, choisissez Demander une correction avec une raison précise. La détection ne reconnaît que les copies exactes, pas une nouvelle photo du même document.
Organisez la collecte de documents clients avec des listes
hivi-x aide les professionnels de l’Ontario à recueillir les documents clients avec des listes réutilisables, un hébergement sécurisé au Canada et des trousses PDF exportables.
Autres guides — Features
- Vérifications automatiques des documentsLes nouveaux téléversements par lien invité ou depuis un compte affichent des avertissements sans bloquer l’envoi. Les photos utilisent une IA auto-hébergée; les vérifications PDF sont limitées.
- Recueillir des documents auprès de clients qui lisent peu l’anglaisUtilisez la langue du portail, des instructions claires et des éléments distincts pour les originaux et les traductions nécessaires.
- Alertes d’expiration et de renouvellement des documents clientshivi-x suit la date d’expiration des passeports, permis, licences et polices envoyés par vos clients, vous écrit 90, 30 et 7 jours avant, et demande au client une copie renouvelée en un clic.
- Détection des documents en doubleLes nouveaux téléversements par lien invité ou depuis un compte sont comparés aux envois récents de ce client pour repérer les copies exactes. Un avertissement ne bloque jamais le téléversement.
- Un portail client en huit languesLes clients peuvent utiliser le portail en anglais, français, espagnol, portugais, ukrainien, chinois, hindi ou bengali. Les instructions de l’entreprise restent telles qu’elles ont été écrites.
- Collègue ou co-agent : lequel choisirUn collègue travaille dans votre cabinet, occupe un poste payé et utilise votre espace de travail. Un co-agent vient d’un autre cabinet, se joint gratuitement à un seul client et ne voit que ce que vous partagez.
- Espaces de travail d’équipe et rôlesInvitez vos collègues dans un seul espace de travail hivi-x qui partage vos clients, listes, modèles et demandes de signature. Chaque poste coûte le prix du forfait; les rôles propriétaire, administrateur et personnel décident qui peut faire quoi.
- Webhooks : envoyer les événements hivi-x vers vos autres systèmeshivi-x envoie une requête HTTPS signée à votre point de terminaison quand un client est ajouté, qu’un élément de liste est soumis ou révisé, qu’une liste est terminée, que des champs sont confirmés ou qu’une demande de signature est complétée.
- hivi-x pour Zapier : déclencheurs, actions et configurationConnectez hivi-x à Zapier : envoyez une liste de documents quand une transaction avance dans votre CRM, ajoutez des clients depuis vos formulaires et prévenez Slack quand une liste est complète. Tous les forfaits d’entreprise.