Recueillir des documents auprès de clients qui lisent peu l’anglais
Recueillir des documents auprès de clients qui lisent peu l’anglais
Le portail est disponible en anglais, français, espagnol, portugais, ukrainien, chinois, hindi et bengali. Un lien invité utilise la langue du navigateur; un utilisateur connecté peut choisir sa langue dans le menu du compte.
Vos noms d’éléments et instructions restent dans la langue où vous les avez écrits. Utilisez une formulation bilingue pour les renseignements essentiels et précisez le document, la période et toutes les pages attendues. Un lien invité évite de demander la création d’un compte.
Demandez l’original et, au besoin, la traduction certifiée sous deux éléments distincts. Les photos envoyées par lien invité, depuis un compte ou dans l’assistant peuvent être signalées comme nécessitant une traduction si leur texte n’est ni en français ni en anglais. hivi-x ne traduit pas les documents.
Les avertissements des téléversements directs utilisent les huit langues du portail et ne bloquent jamais l’envoi. Les courriels sont envoyés en anglais, ou en français avec un portail client personnalisé réglé sur Français (forfaits Professionnel et Entreprise). L’entreprise demeure responsable de la révision et des exigences de traduction.
Organisez la collecte de documents clients avec des listes
hivi-x aide les professionnels de l’Ontario à recueillir les documents clients avec des listes réutilisables, un hébergement sécurisé au Canada et des trousses PDF exportables.
Autres guides — Features
- Vérifications automatiques des documentsLes nouveaux téléversements par lien invité ou depuis un compte affichent des avertissements sans bloquer l’envoi. Les photos utilisent une IA auto-hébergée; les vérifications PDF sont limitées.
- Alertes d’expiration et de renouvellement des documents clientshivi-x suit la date d’expiration des passeports, permis, licences et polices envoyés par vos clients, vous écrit 90, 30 et 7 jours avant, et demande au client une copie renouvelée en un clic.
- Détection des documents en doubleLes nouveaux téléversements par lien invité ou depuis un compte sont comparés aux envois récents de ce client pour repérer les copies exactes. Un avertissement ne bloque jamais le téléversement.
- Un portail client en huit languesLes clients peuvent utiliser le portail en anglais, français, espagnol, portugais, ukrainien, chinois, hindi ou bengali. Les instructions de l’entreprise restent telles qu’elles ont été écrites.
- Éviter de recevoir deux fois le même documentDes éléments précis, un nombre de fichiers demandé et des avertissements de doublon aident les clients à envoyer les bons documents.
- Collègue ou co-agent : lequel choisirUn collègue travaille dans votre cabinet, occupe un poste payé et utilise votre espace de travail. Un co-agent vient d’un autre cabinet, se joint gratuitement à un seul client et ne voit que ce que vous partagez.
- Espaces de travail d’équipe et rôlesInvitez vos collègues dans un seul espace de travail hivi-x qui partage vos clients, listes, modèles et demandes de signature. Chaque poste coûte le prix du forfait; les rôles propriétaire, administrateur et personnel décident qui peut faire quoi.
- Webhooks : envoyer les événements hivi-x vers vos autres systèmeshivi-x envoie une requête HTTPS signée à votre point de terminaison quand un client est ajouté, qu’un élément de liste est soumis ou révisé, qu’une liste est terminée, que des champs sont confirmés ou qu’une demande de signature est complétée.
- hivi-x pour Zapier : déclencheurs, actions et configurationConnectez hivi-x à Zapier : envoyez une liste de documents quand une transaction avance dans votre CRM, ajoutez des clients depuis vos formulaires et prévenez Slack quand une liste est complète. Tous les forfaits d’entreprise.