Le courriel n'est pas une collecte de documents
Le courriel n'est pas une collecte de documents
Le courriel n'a pas été conçu pour les dossiers de filtrage candidat
Les recruteurs et agences de dotation ontariens collectent des documents sensibles pour chaque placement : CV, pièce d'identité gouvernementale, permis de travail, certifications, références, consentement de vérification des antécédents et éléments de conformité propres au client.
Pour beaucoup d'agences boutique, cela se fait encore par courriel.
Un CV arrive en pièce jointe Word. Une photo de permis de travail arrive par texto. Une lettre de référence manque une signature. Un coordonnateur fouille trois boîtes de réception pour assembler un dossier de soumission client.
Le candidat voit quelques demandes simples. Votre équipe voit tout le désordre.
Pourquoi cela compte avant la soumission client
Quand un client demande trois candidats filtrés pour vendredi, un dossier incomplet retarde la soumission. Un bon candidat peut accepter une autre offre pendant que votre coordonnateur court après une vérification secteur vulnérable manquante.
La vitesse compte, mais la vitesse sans organisation crée des risques — pour les placements, pour la gestion LPRPDE des RPI candidats, et pour les agences licenciées sous la loi 27 qui doivent produire des dossiers sur demande.
Le meilleur flux : une liste de contrôle, un processus
Au lieu de collecter les documents un message à la fois, construisez une liste de contrôle de filtrage candidat réutilisable :
- CV / résumé (version actuelle)
- Pièce d'identité avec photo émise par le gouvernement
- Autorisation de travail (permis de travail, carte RP, etc.)
- Certifications propres au rôle
- Références professionnelles
- Consentement de vérification des antécédents (écrit, selon les bonnes pratiques LPRPDE)
- Éléments propres au client au besoin
Partagez la liste de contrôle avec le candidat via un lien invité sécurisé (sans compte requis) ou le portail my-id.ca. Suivez ce qui est soumis, approuvé ou encore manquant. Exportez un dossier PDF quand le dossier est prêt pour la remise client.
Comment hivi-x s'intègre (v1 honnête)
hivi-x est un logiciel de collecte de documents canadien — pas un ATS. Construisez des listes de contrôle de filtrage une fois, attachez-les aux dossiers candidats, collectez les téléversements via le portail my-id.ca chiffré, approuvez ou rejetez chaque élément, ajoutez des résumés vocaux des appels de filtrage et exportez un PDF organisé pour votre dossier de placement.
hivi-x ne vérifie pas l'autorisation de travail contre les bases gouvernementales, n'envoie pas de rappels automatisés pour documents manquants (bientôt) et ne remplace pas le pipeline de votre ATS. Renseignements opérationnels généraux pour les recruteurs et agences de dotation de l'Ontario — ne constituent pas des conseils en droit du travail, en immigration ou en conformité RH.
Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.
Questions fréquentes
- Pourquoi le courriel est-il un mauvais outil pour la collecte de documents candidats?
- Le courriel disperse les téléversements dans des fils, mélange les formats et n'offre aucune vue unique de ce qui manque encore avant la soumission client. Les coordonnateurs passent du temps à renommer des PDF et à relancer au lieu de placer des candidats.
- Quels documents appartiennent à un dossier de filtrage candidat ontarien?
- Habituellement CV, pièce d'identité avec photo émise par le gouvernement, autorisation de travail pour non-citoyens, certifications, références et consentement de vérification des antécédents avant l'offre — plus NAS et formulaires fiscaux après l'embauche. Les éléments exacts varient selon le client et le rôle.
- hivi-x remplace-t-il Bullhorn ou Greenhouse?
- Non. hivi-x gère l'étape de collecte de documents — demander, suivre, approuver et exporter les dossiers de filtrage — aux côtés de votre ATS existant pour le pipeline et les placements.
Collectez des dossiers de présélection complets sans la course
Hivi-X aide les recruteurs et agences de placement de l’Ontario à recueillir les documents de présélection avec des listes réutilisables, le portail candidat my-id.ca, des résumés IA auto-hébergés et des trousses PDF — aux côtés de Bullhorn, Greenhouse ou votre ATS.
Autres guides — Recrutement
- Les documents manquants coûtent des placements aux recruteursLes dossiers candidats incomplets retardent les soumissions client et affaiblissent les revenus de placement des agences de dotation ontariennes.
- Meilleure collecte documentaire candidatL'expérience candidat affecte le succès des placements. Des listes de contrôle de filtrage claires guident les candidats et font paraître votre agence préparée.
- Arrêtez de courir après les CV par courrielLes CV enfouis dans les boîtes de réception ralentissent les flux de recrutement en Ontario. Centralisez la collecte de CV avec suivi par liste de contrôle.
- ATS vs collecte de documents pour agences de dotationLes plateformes ATS gèrent le pipeline; la collecte de documents assemble le dossier de filtrage que les champs de pièces jointes ATS n'ont pas été conçus pour suivre.
- Liste de contrôle documentaire candidat — OntarioGuide opérationnel des documents que les recruteurs ontariens collectent habituellement avant soumission client et placement.
- Vérification du droit au travail — dotation en OntarioCe que les agences de dotation ontariennes collectent pour l'autorisation de travail — et ce qu'un logiciel de collecte documentaire peut et ne peut pas vérifier.
- Registres de licence des agences de dotation — loi 27Ce que la licence THA/recruteur en Ontario implique pour l'organisation documentaire — frais, caution et contexte de tenue de dossiers.
- Documents de conformité pour travailleurs temporaires en OntarioDossiers d'affectation, documentation des heures et orientation en sécurité LSST pour les agences d'aide temporaire ontariennes.
- Documents de filtrage pré-embaucheDocuments et consentements collectés avant l'offre — vérifications des antécédents, références, accréditations et tests de compétences.
- Collecte du consentement pour vérification des antécédentsCollectez le consentement écrit pour vérification des antécédents en toute sécurité pour le recrutement en Ontario — moment LPRPDE et téléversements via portail.
- Accueil client — agence de recrutementDocuments d'intégration des employeurs-clients — ententes de service, descriptions de poste, CSPAAT et vérification de licence.
- Flux documentaire de placementProcessus de dossier de placement de bout en bout — accueil client, filtrage candidat jusqu'au dossier exportable.
- Dossier documentaire du nouvel employé en OntarioDocuments post-offre pour les travailleurs placés — TD1, dépôt direct, contact d'urgence, accusés de réception de politiques.
- Documents d'intégration d'agence de dotationDossier de conformité au niveau de l'agence — licence THA, caution, assurance et politiques internes.
- Flux de dossier CV et résumé candidatNormalisez les versions de CV, lettres de présentation et résumés de compétences dans un dossier de filtrage unique.
- Flux de soumission candidat au clientAssemblez et exportez des dossiers de filtrage pour examen client sans pièces jointes courriel.
- Liste de contrôle d'intégration — dotation temporaireDocuments du premier jour et du début d'affectation pour les travailleurs temporaires placés en Ontario.
- Flux co-agent pour équipes de recrutementIntégrez coordonnateurs et recruteurs secondaires aux dossiers candidats avec un accès limité.
- Dossier PDF exportable pour les fichiers de placementGénérez des rapports PDF de liste de contrôle pour les dossiers de placement, la remise client et les archives internes.
- Collecte de documents hébergée au Canada pour recruteursCollecte conforme à la LPRPDE sur serveurs canadiens avec IA auto-hébergée — pas des pièces jointes ATS hébergées aux États-Unis.
- Portail candidat sécurisé pour le recrutementLes candidats téléversent les documents de filtrage via le portail my-id.ca chiffré.
- Notes vocales pour les appels de filtrage en recrutementEnregistrez les comptes rendus d'appels de filtrage et attachez-les au dossier candidat.
- Résumés IA pour dossiers candidatsRésumés IA auto-hébergés sur notes vocales — données candidats non envoyées à des fournisseurs d'IA tiers.
- Normalisation documentaire pour petites agences de dotationLes agences boutique de 1 à 10 employés bénéficient d'un même standard de filtrage entre recruteurs.
- Flux de collecte documentaire pour coordonnateursRôles admin et coordonnateur — relancer les documents sans voler le temps de sourcing des recruteurs.
- Dossiers EPFNA — recrutement de ressortissants étrangersDivulgations EPFNA et conservation des dossiers pendant sept ans pour les fichiers de recruteur de ressortissants étrangers.
- Dossiers de placement prêts pour audit — loi 27Organisez la documentation de placement pour la préparation aux inspections ESA — sans garantie de conformité.
- SharePoint vs suivi candidat par liste de contrôlePourquoi les hiérarchies de dossiers s'effondrent à 20 dossiers candidats actifs et plus.
- DocuSign vs collecte de documents pour recruteursLes outils de signature et la collecte de documents résolvent des problèmes différents dans les flux de recrutement.