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Les dossiers de soumission et de liaison sont des animaux RIBO différents

Les dossiers de soumission et de liaison sont des animaux RIBO différents

Dossier client : Smith_John — neuf soumissions, trois liaisons, deux annulations, une plainte, zéro index. Contrôle du courtier principal la semaine prochaine.

Réponse directe

Gardez les preuves soumission seulement et police liée récupérables et distinguables — liées par l'identité du client, pas mélangées par le chaos des noms de fichiers. L'orientation RIBO 004 s'attend à un journal de soumission complet dans chaque dossier consommateur pour la soumission auto (prime, marché, commentaires du courtier, et raisons lorsque les taux sont acceptés ou refusés). Les dossiers consommateurs devraient typiquement être conservés au moins six ans (plus longtemps si le contrat ou les devoirs de confidentialité l'exigent). Fermer ou exporter un paquet de soumission lorsque le client ne lie pas — puis ouvrir une liste de liaison à la conversion — c'est ainsi que la plupart des cabinets gardent cette piste auditable.

Voir documentation des interactions soumission seulement et journal de soumission take-all-comers.

Modèle de séparation (opérationnel)

Paquet soumissionPaquet liaison
Divulgation au plus tard à la soumissionConfirmation écrite de divulgation à la liaison (selon les orientations de divulgation obligatoire)
Docs préliminaires pour soumissionnerDocs de souscription finaux contrôlés
Notes TAC / options refuséesDéclarations de police active / confirmation de liaison
Conservation selon politique du cabinetConservation selon politique du cabinet (souvent le même plancher de six ans)

Mythe : « Un client = un dossier non trié. » Les réviseurs se soucient de savoir si vous pouvez montrer ce qui a été soumissionné, divulgué et décidé — pas si votre étiquette Gmail a l'air soignée.

Flux Ontario

  1. La liste de soumission s'ouvre au premier contact — modèle auto ou habitation allégé.
  2. Recueillir seulement ce dont la soumission a besoin — ne pas poursuivre une liaison complète avant que l'intention soit claire.
  3. Exporter ou archiver le paquet de soumission en cas de non-liaison — garder la preuve TAC récupérable.
  4. Liste de liaison sur oui — importer les lignes permis / dossier de conduite / lettre de sinistres déjà approuvées.
  5. Échantillonnage du principal — comparer le volume de soumissions vs la conversion en liaison sans ouvrir les boîtes personnelles.

Les CSR co-agents peuvent mener l'entrée de soumission; le courtier convertit — même dossier client, deux phases de liste.

Connexe : liste de dossier client RIBO, conservation des dossiers Ontario, préparation dossiers FSRA / RIBO.

Comment Hivi-X aide (franchement)

Hivi-X est un logiciel de collecte de documents et de contrôle. Il ne classe pas automatiquement dans votre BMS, n'envoie pas de courriels de rappel automatisés et ne certifie pas la conformité RIBO. Il garde les lignes de liste soumission et liaison visibles pour que vous puissiez exporter le paquet que votre courtier principal s'attend déjà à trouver.

Commencer un essai gratuit

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Renseignements généraux seulement. Pas un conseil d'assurance ou juridique. Hivi-X est un logiciel de collecte de documents — pas un courtier d'assurance agréé. Non affilié à RIBO ou à la FSRA, ni endossé par ceux-ci. Confirmez la conservation et la structure des dossiers avec votre courtier principal et les orientations RIBO à jour.

Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.

Questions fréquentes

Les dossiers soumission seulement et de liaison doivent-ils être stockés dans des dossiers distincts?
Confirmez auprès de votre courtier principal. RIBO s'attend à des interactions de soumission documentées (surtout les journaux TAC auto) et à des dossiers consommateurs conservables — typiquement au moins six ans sous les thèmes de l'orientation 004. Des paquets soumission vs liaison distincts sont une hygiène opérationnelle courante pour que les échantillons de contrôle restent cohérents; ce n'est pas un substitut à la lecture des orientations RIBO à jour.
Que va dans un paquet soumission seulement?
Preuve de divulgation au plus tard à la soumission, champs du journal TAC lorsque l'auto s'applique, documents recueillis pour soumissionner, et notes de communication — selon les orientations RIBO et votre manuel de conformité.
Quand la soumission se convertit-elle en liaison?
Lorsque le client poursuit. Promeuvez les éléments déjà approuvés (par exemple permis de conduire ou lettre de sinistres) dans la liste de liaison pour ne pas re-recueillir à l'aveugle.
Un client Hivi-X peut-il avoir deux listes?
Oui — utilisez des phases soumission et liaison ou des instances de liste distinctes sur le même dossier client, puis exportez chaque paquet au besoin.
Qu'est-ce qui échoue couramment à la production de dossiers RIBO?
Preuve écrite de divulgation manquante, résumés de soumission incomplets, et dossiers de liaison sans index de l'activité de soumission antérieure — voir le guide de préparation aux contrôles.

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Séparation dossiers soumission vs liaison RIBO | hivi-x Docs