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Le courriel n’est pas la collecte de documents pour les courtiers d’assurance

Le courriel n’est pas la collecte de documents pour les courtiers d’assurance

Le courriel n’a pas été conçu pour les dossiers de demande d’assurance

Les courtiers d’assurance ontariens collectent des documents clients sensibles sur chaque dossier nouvelles affaires et bien des renouvellements. Pour l’auto personnelle, cela peut inclure une pièce d’identité avec photo, une page de déclaration de police antérieure, un relevé de conduite, une immatriculation, des formulaires de demande signés, et la documentation de divulgation et de soumission que RIBO s’attend à trouver dans le dossier client.

Pour beaucoup de producteurs, tout cela se fait encore par courriel.

Cela crée un problème familier. Un document est joint à un courriel. Un autre arrive par texto. Une page de déclaration est dans un portail d’assureur. Un relevé de conduite manque encore. Un CSR transfère une pièce jointe dans le mauvais dossier client. Rien ne montre si le dossier est complet avant de soumissionner ou d’émettre.

C’est l’un des drains de temps cachés les plus courants dans les cabinets ontariens.

Le client voit quelques demandes simples. Le producteur voit le désordre complet.

Pourquoi c’est important pour l’auto personnelle en Ontario

L’auto personnelle est lourde en volume et en documents. Quand un client magasine en cours de terme ou au renouvellement, un dossier de demande complet peut faire la différence entre placer le risque aujourd’hui et chasser des pièces jointes une autre semaine.

La vitesse compte, mais la vitesse sans organisation crée un risque de conformité.

Les contrôles ponctuels RIBO examinent si les cabinets maintiennent des dossiers clients défendables — y compris une preuve écrite que les divulgations obligatoires ont été fournies au plus tard à la soumission. Au cours de l’exercice 2023–24, RIBO a rapporté que 57 % des cabinets contrôlés n’avaient pas de documentation écrite des divulgations dans les dossiers clients. Une collecte éparpillée rend plus difficile de prouver ce qui a été collecté et quand.

Si un producteur soumet un dossier incomplet à un MGA ou un assureur, la soumission bloque. S’il passe trop longtemps à chasser des pièces jointes de courriel, il perd du temps qui pourrait aller aux renouvellements et aux nouvelles affaires.

Un meilleur processus commence avant que le premier document soit demandé.

Le meilleur flux : une liste, un dossier client

Au lieu de collecter les documents un message à la fois, les courtiers ontariens devraient utiliser une liste de collecte répétable par client.

Pour les nouvelles affaires auto personnelles, la liste peut inclure :

  • Pièce d’identité gouvernementale avec photo (permis de conduire)
  • Page de déclaration de police antérieure (ou lettre d’expérience)
  • Relevé de conduite / dossier de véhicule automobile
  • Immatriculation ou facture de vente (le cas échéant)
  • Confirmation de l’adresse de garage
  • Liste des conducteurs additionnels
  • Demande signée / demande auto CSIO
  • Champs du journal de soumission TAC : prime, marché, commentaires du courtier (selon la directive RIBO 004)
  • Dossier de livraison des principes CISRO et de la feuille RIBO
  • Dossier de communication des divulgations obligatoires au plus tard à la soumission (RIBO-002)

Le but n’est pas de faire faire plus de travail au client. Le but est de rendre la demande claire.

Quand les clients savent exactement ce qui est requis, ils sont moins susceptibles d’envoyer des renseignements partiels. Quand le producteur peut suivre ce qui manque, le suivi devient plus rapide et plus professionnel.

Comment Hivi-X aide les courtiers d’assurance ontariens

Hivi-X est un logiciel canadien de collecte de documents pour les courtiers d’assurance ontariens. Il aide les producteurs à demander des documents, utiliser des listes réutilisables, suivre le statut de soumission, approuver ou rejeter les téléversements clients, enregistrer des notes vocales avec résumés IA auto-hébergés et exporter des dossiers PDF pour téléversement SGC.

Pour un producteur solo ou une petite équipe, cela signifie que Hivi-X peut appuyer l’étape documentaire désordonnée entre la conversation client et le dossier prêt à émettre.

Il aide à répondre à des questions pratiques :

  • Qu’ai-je demandé?
  • Qu’est-ce que le client a soumis?
  • Qu’est-ce qui manque encore?
  • Quel fichier appartient à quel titulaire?
  • Comment emballer cela pour mon dossier client SGC?

Hivi-X stocke les données sur des serveurs canadiens, chiffre les champs sensibles au repos avec AES-256-GCM, sécurise les connexions avec TLS et exécute l’IA sur l’infrastructure que Hivi-X exploite — les données clients ne sont pas envoyées à OpenAI, Google, Anthropic ni à d’autres fournisseurs d’IA tiers.

Les clients téléversent via un lien invité sécurisé (aucun compte requis) ou le portail my-id.ca. Votre équipe peut aussi ajouter des fichiers au fur et à mesure qu’ils arrivent des assureurs ou MGA.

Hivi-X ne remplace pas votre SGC

Beaucoup de cabinets ontariens utilisent déjà Applied Epic, Vertafore SIG, Power Broker ou des systèmes semblables pour l’admin de police, les eDocs, la tarification et la comptabilité. Hivi-X n’est pas destiné à remplacer tout cela.

Il est destiné à résoudre le problème de collecte de documents pré-émission.

La partie douloureuse n’est souvent pas l’émission finale ou l’émission de police. C’est tout ce qui précède : demander, expliquer, vérifier, suivre, organiser et documenter les conseils dans le dossier client.

C’est là qu’un flux de collecte de documents clair peut faire gagner du temps et renforcer la préparation aux contrôles ponctuels.

Commencer un essai gratuit

Si vous êtes courtier d’assurance en Ontario et que vous collectez les documents de demande par courriel, texto et portails d’assureurs, Hivi-X peut vous aider à créer un processus plus propre.

Commencer un essai gratuit ou téléchargez la liste PDF auto Ontario gratuite.

Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.

Questions fréquentes

Pourquoi le courriel est-il un mauvais outil de collecte de documents pour les courtiers?
Le courriel disperse les documents entre les fils, arrive en formats mixtes et ne donne aucune vue liste de ce qui est encore en suspens. Les producteurs passent du temps à renommer, trier et relancer au lieu de placer le risque. Une liste de collecte structurée garde tout sur un dossier client.
Quels documents entrent dans une demande auto personnelle ontarienne?
Typiquement pièce d’identité avec photo gouvernementale, page de déclaration de police antérieure, relevé de conduite, détails du véhicule, formulaires de demande signés, champs du journal de soumission TAC, dossier de livraison CISRO/feuille de renseignements et communication de divulgation obligatoire à la soumission. Hivi-X vous permet de construire cela comme liste réutilisable.
Hivi-X remplace-t-il mon SGC?
Non. Hivi-X gère l’étape de collecte de documents pré-émission — demander, suivre, approuver, résumer et exporter les documents — avant que vous téléversiez le dossier terminé dans Applied Epic, Vertafore SIG, Power Broker ou votre SGC actuel.

Organisez les dossiers clients sans course aux courriels

Hivi-X helps Ontario insurance brokers collect application documents with reusable checklists, a Canada-hosted client portal, self-hosted AI summaries, and exportable PDF packages for Applied, Epic, SIG, or your CRM. Hivi-X is document collection software. It does not replace your CRM or guarantee RIBO compliance.

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