Une meilleure collecte de documents d’emprunteur pour les agents hypothécaires
Une meilleure collecte de documents d’emprunteur pour les agents hypothécaires
Le problème des demandes ad hoc
La plupart des agents hypothécaires ontariens commencent chaque dossier avec la même liste mentale : pièce d’identité, talons de paie, lettre d’emploi, relevés bancaires, preuve de mise de fonds. Mais le processus de collecte réel est rarement normalisé.
Un emprunteur reçoit une liste à puces par courriel. Un autre reçoit un texto avec trois éléments. Un troisième reçoit un fil transmis par un co-agent avec la moitié des documents déjà joints.
Les demandes ad hoc fonctionnent jusqu’à ce que le volume monte. Ensuite, rien n’évolue.
À quoi ressemble une meilleure collecte
Une meilleure collecte de documents a quatre propriétés :
- Répétable — le même modèle de liste de contrôle pour chaque dossier d’achat, de refinancement ou BFS.
- Suivable — une vue en direct des éléments reçus vs manquants par emprunteur.
- Révisable — approuver ou rejeter les téléversements avant qu’ils n’atteignent la trousse du prêteur.
- Exportable — un PDF organisé pour l’examen du courtier principal ou le téléversement au LOS.
Il ne s’agit pas d’ajouter de la bureaucratie. Il s’agit de rendre la demande claire pour que les emprunteurs envoient des renseignements complets du premier coup.
Créer une fois, réutiliser par dossier
Dans Hivi-X, vous créez des modèles de listes de contrôle dans votre bibliothèque :
- Achat — accueil prêteur A
- Refinancement / requalification au renouvellement
- Trousse de revenu travail autonome / BFS
- Conditions PTD après approbation
Attachez le bon modèle à chaque fiche emprunteur. Partagez-le par avis courriel — l’emprunteur voit les éléments partagés sur my-id.ca après connexion.
Vous pouvez aussi ajouter des fichiers manuellement à mesure qu’ils arrivent par courriel pendant que l’emprunteur travaille dans le portail.
Réviser avant de soumettre
La révision approuver/rejeter au niveau de l’élément repère les problèmes tôt :
- Pièce d’identité gouvernementale floue
- Talons de paie qui ne correspondent pas à la lettre d’emploi
- Relevés bancaires auxquels il manque des pages
- Lettre de don sans preuve de fonds du donateur
Les éléments rejetés reviennent à l’emprunteur avec un motif. Le dossier reste organisé de votre côté au lieu de rebondir dans le courriel.
Exporter et passer à autre chose
Quand la liste de contrôle est complète, exportez une trousse PDF. Téléversez-la dans Finmo, BOSS, Filogix ou votre portail prêteur. Hivi-X possède l’accueil jusqu’à la révision — pas la connectivité prêteur.
Les notes vocales et résumés IA auto-hébergés aident à documenter les résumés d’appels sur le dossier de l’emprunteur sans envoyer les RPR à des fournisseurs d’IA tiers.
Commencer un essai gratuit
Commencer un essai gratuit et transformez votre liste d’accueil par courriel en liste de contrôle réutilisable.
Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.
Questions fréquentes
- Qu’est-ce qui rend la collecte de documents meilleure que le courriel?
- Une liste de contrôle montre ce qui est demandé, ce qui est arrivé et ce qui manque encore. Le courriel vous donne des pièces jointes sans structure. Une meilleure collecte signifie moins de relances et des dossiers plus propres, prêts pour le courtier principal.
- Puis-je réutiliser la même liste de contrôle pour chaque emprunteur?
- Oui. Créez un modèle une fois — achat prêteur A, refinancement, BFS travail autonome ou conditions PTD — et attachez-le à chaque fiche emprunteur dans Hivi-X.
- Les emprunteurs ont-ils besoin d’un compte?
- Les emprunteurs peuvent utiliser un lien invité sécurisé (sans compte; vérification OTP par courriel) ou se connecter à my-id.ca pour téléverser les éléments de la liste de contrôle.
Constituez des dossiers emprunteurs complets sans course aux courriels
Hivi-X aide les agents hypothécaires de l’Ontario à recueillir pièce d’identité, preuve de revenu, mise de fonds et conditions du prêteur avec des listes réutilisables, un lien invité sécurisé (sans compte) ou le portail my-id.ca, des résumés IA auto-hébergés et des trousses PDF pour Finmo, BOSS ou Filogix.
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- Documentation à l’appui des divulgations du formulaire 1Le formulaire 1 et les divulgations connexes doivent être appuyés par des preuves de l’emprunteur — revenu, emploi, valeur de la propriété, crédit. Un accueil organisé renforce le dossier.
- Lettre de don et documentation de mise de fonds en OntarioLes mises de fonds offertes exigent une lettre de don, la pièce d’identité du donateur et sa preuve de fonds. La collecte multipartite a besoin d’un suivi par liste de contrôle.
- Flux de travail des documents pour les conditions PTD du prêteurLes conditions préalable au financement après approbation déclenchent une deuxième chasse aux documents. Réutilisez les listes de contrôle pour suivre les conditions du prêteur en suspens par dossier.
- Flux de trousse de soumission au prêteurAccueil, révision, approbation du courtier principal, puis téléversement au LOS. Hivi-X possède l’accueil jusqu’à l’export — pas la connectivité prêteur.
- Documentation hypothécaire privée et alternativeLes dossiers privés et alternatifs exigent souvent des documents renforcés sur la source des fonds, des divulgations aux investisseurs et des pistes d’authentification. Un accueil normalisé appuie l’examen du courtier principal.
- Flux co-agent pour les équipes hypothécairesLes micro-maisons de courtage de deux ou trois agents ont besoin d’un accueil cohérent dans l’équipe. Les flux co-agent partagent les dossiers d’emprunteur et les modèles de listes de contrôle.
- Trousse PDF exportable pour téléversement au LOSQuand le dossier d’emprunteur est complet, exportez un PDF organisé pour l’examen du courtier principal ou le téléversement manuel dans Finmo, BOSS ou Filogix.
- Collecte de documents hébergée au Canada pour courtiers hypothécairesLes RPR des emprunteurs méritent un hébergement canadien, un chiffrement au repos et une IA auto-hébergée — pas des pièces jointes dispersées sur des lecteurs nuage américains.
- Portail client sécurisé pour documents hypothécairesLes emprunteurs téléversent pièce d’identité, revenu et preuve de mise de fonds via un lien invité sécurisé (sans compte) ou le portail my-id.ca.
- Normalisation des documents dans une petite maison de courtage hypothécaireLes agents solo et les équipes de deux bénéficient de modèles de listes de contrôle réutilisables et de formats d’exportation cohérents que les courtiers principaux peuvent examiner.
- Flux de collecte de documents pour l’agentUn flux pratique en cinq étapes pour les agents hypothécaires de l’Ontario — modèle, dossier emprunteur, collecte, révision, exportation — avant la soumission au LOS.
- Notes vocales pour documenter les conseils hypothécairesLes résumés d’appels liés aux lignes de la liste de contrôle aident à documenter les conversations avec l’emprunteur sur le dossier contrôlé par l’agent — IA auto-hébergée, pas de fournisseurs tiers.
- Résumés IA pour les dossiers d’emprunteur hypothécairesL’IA auto-hébergée résume les notes vocales sur les dossiers d’emprunteur — pas de fournisseurs tiers, et pas de classification automatique des téléversements.
- DocuSign vs collecte de documents pour les agents hypothécairesLa signature électronique et la collecte de documents résolvent des problèmes différents. Hivi-X recueille les preuves de l’emprunteur; DocuSign exécute les signatures sur les formulaires que vous avez déjà.