Flux de prise en charge client en gestion de patrimoine
Flux de prise en charge client en gestion de patrimoine
Les rôles dans une boutique de gestion de portefeuille
| Rôle | Responsabilité type dans la prise en charge |
|---|---|
| Conseiller principal | Appel de découverte, convenance, approbation finale du dossier |
| Planificateur associé | Collecte des données de planification, relance des clients |
| Responsable des opérations | Configuration de la liste de contrôle, examen des téléversements, exportation du dossier vers le CRM |
Quand la prise en charge vit dans le courriel, le principal ne voit les lacunes que trop tard.
Standardiser sur des listes de contrôle, pas sur des boîtes de réception
Construisez trois modèles réutilisables :
- Intégration KYC d'un nouveau ménage
- Mandat de plan financier
- Renouvellement KYC annuel (avis 31-368)
Associez le bon modèle dès le début du flux de travail. Suivez la complétion avant de réserver du temps de planification avec le principal.
Préparation aux examens
Les examens de l'OSC s'attendent à des dossiers qui montrent ce qui s'est passé, quand et pourquoi. Les téléversements horodatés et les actions d'approbation ou de rejet du conseiller sur le dossier contrôlé par la firme appuient ce récit — aux côtés de votre manuel de conformité, sans le remplacer.
Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.
Questions fréquentes
- Qui devrait être responsable de la liste de contrôle de prise en charge?
- De nombreuses boutiques confient aux opérations la gestion du statut de la liste de contrôle, pendant que le principal approuve les éléments KYC et la préparation à la planification.
- Plusieurs membres de l'équipe peuvent-ils accéder à un même dossier ménage?
- Oui. Les flux co-agent permettent aux associés et aux principaux de travailler sur le même dossier client avec un accès limité.
- Hivi-X offre-t-il la supervision des opérations de négociation?
- Non. La supervision des opérations et l'intégration OMS ne font pas partie de la portée du produit. Hivi-X gère uniquement la prise en charge documentaire.
Organisez les documents d’accueil KYC sans course aux courriels
Hivi-X aide les planificateurs financiers et gestionnaires de portefeuille de l’Ontario à recueillir les documents KYC avec des listes réutilisables, un lien invité sécurisé ou le portail my-id.ca, des résumés IA auto-hébergés et des trousses PDF pour Wealthbox, Redtail ou votre dossier client.
Autres guides — Planification financière
- Le courriel n'est pas une collecte de documents pour conseillers financiersLes planificateurs financiers et gestionnaires de portefeuille de l'Ontario perdent du temps à recueillir des documents KYC et de planification par courriel. Un flux de travail axé sur la liste de contrôle garde les dossiers ménage complets avant la planification ou l'ouverture de compte.
- Les documents manquants coûtent du temps de planification aux conseillersLes dossiers d'intake KYC et planification incomplets ralentissent l'intégration ménage en Ontario. Le suivi par liste de contrôle montre ce qui manque encore avant la première rencontre de planification.
- Meilleure collecte de documents client pour conseillers financiersApproche pratique axée sur la liste de contrôle pour les conseillers ontariens qui recueillent des documents KYC, fiscaux, d'assurance et de succession avant la planification ou l'intégration chez un dépositaire.
- Arrêtez de courir après les déclarations de revenus par courrielLes T1 General et les avis de cotisation sont des documents essentiels du dossier de planification que les conseillers ontariens recueillent encore par courriel. Un portail axé sur la liste de contrôle garde la prise en charge fiscale organisée.
- Pourquoi un CRM seul ne règle pas la chasse aux documentsWealthbox, Redtail et Salesforce gèrent les contacts et les tâches — mais l'intake client pré-planification vit souvent encore dans le courriel. Hivi-X comble cette lacune sans remplacer votre CRM.
- Liste de contrôle d'intake KYC et planification financière en OntarioListe de contrôle opérationnelle des documents KYC, de planification et pré-dépositaire courants que recueillent les conseillers ontariens — pièce d'identité, fiscalité, assurance, succession et éléments LBA.
- Documents d'intégration client pour la planification financièreCe que les conseillers ontariens recueillent lors de l'intégration d'un client de planification — dossier de planification contre dossier de dépositaire, et flux de prise en charge en cinq étapes.
- Documents d'ouverture de compte d'investissement (pré-dépositaire)Documents que les gestionnaires de portefeuille ontariens assemblent avant l'intégration chez le dépositaire — identité, informations bancaires, bénéficiaires, dossiers d'entité et source des fonds.
- Documents de planification REEE et REERDocuments de dossier de planification pour mandats REEE et REER au-delà des formulaires de compte dépositaire — preuve du bénéficiaire, marge de cotisation, relevés antérieurs.
- Documents à l'appui de l'analyse des besoins d'assuranceDocuments que les cabinets CFP holistiques recueillent pour l'analyse des besoins en assurance vie, invalidité et maladies graves — polices, couverture collective, preuves de remplacement de revenu.
- Documentation AML source des fonds pour conseillersQuand les conseillers ontariens recueillent les documents source des fonds et source de la richesse — et comment Hivi-X collecte les fichiers sans vérification de base de données AML.
- Documentation du dossier client pour gestionnaire de portefeuille (OSC)Ce que les gestionnaires de portefeuille inscrits à l'OSC conservent typiquement dans les dossiers clients — KYC, justification de convenance, conflits et preuves de conseils.
- Mises à jour KYC significatives SN 31-368Documenter les preuves d'interaction significative pour les mises à jour KYC selon l'avis conjoint ACVM/CIRO SN 31-368 — pas seulement des champs CRM cochés.
- Flux documentaire petit gestionnaire de portefeuilleFlux documentaire pour boutiques GP OSC en Ontario — 2–8 employés, douleur de chasse courriel et standardisation par listes de contrôle avant examens.
- Flux documentaire conseiller soloComment les planificateurs financiers solo en Ontario gèrent l'intake KYC et de planification sans équipe opérations — modèles de listes de contrôle et téléversements portail.
- Portail du dépositaire vs dossier de planificationPourquoi l'intégration chez le dépositaire ne remplace pas le dossier de planification financière holistique que les conseillers ontariens doivent maintenir.
- Wealthbox vs collecte de documents pour conseillersWealthbox excelle en CRM — Hivi-X comble l'intake par liste de contrôle pour déclarations de revenus, documents successoraux et preuves KYC.
- Vérification de pièce d'identité gouvernementale pour l'intake KYCRecueillir et examiner une pièce d'identité gouvernementale avec photo pour le KYC en Ontario — flux de liste de contrôle sans vérification automatique de base de données d'identité.
- Documentation de la personne de confianceRecueillir les formulaires de personne de confiance et la documentation KYC connexe pour les dossiers clients en conseil en Ontario.
- Documents de propriété réelle pour entités et fiduciesRecueillir les documents constitutifs et les registres de propriété réelle pour les clients corporatifs et fiduciaires — intake par liste de contrôle sans filtrage de base de données LBA.
- Documentation des ententes de référenceRecueillir les divulgations d'entente de référence et les dossiers à l'appui pour les dossiers clients des conseillers en Ontario — un domaine ciblé par les examens de l'OSC.
- Documentation de la tolérance et de la capacité de risqueDocumenter la tolérance au risque et la capacité de risque séparément pour le KYC — questionnaires, preuves et organisation par liste de contrôle.
- Notes vocales pour la documentation des mises à jour KYCEnregistrer les notes d'appels de découverte et de revue avec des résumés IA auto-hébergés liés aux lignes de la liste de contrôle — pour appuyer les preuves d'interaction KYC significative.
- Résumés IA pour dossiers clients planification financièreRésumés IA auto-hébergés de notes vocales sur dossiers ménage — sans IA tierce, hébergement canadien, contexte liste de contrôle.
- Flux de travail co-agent pour équipes de planificationComment les planificateurs associés et les responsables des opérations collaborent sur la prise en charge des ménages grâce à un accès co-agent limité dans Hivi-X.
- Dossier PDF exportable pour téléversement vers le CRMExportez des dossiers de prise en charge ménage organisés depuis Hivi-X vers les dossiers clients de Wealthbox, Redtail ou Salesforce.
- Collecte de documents hébergée au Canada pour conseillersPosture alignée sur la LPRPDE pour les dossiers clients des conseillers en Ontario — serveurs canadiens, AES-256-GCM au repos, TLS, IA auto-hébergée.
- Portail client sécurisé pour téléversements de documents conseillerComment les conseillers ontariens recueillent documents KYC et de planification via le portail client chiffré my-id.ca plutôt que par courriel.
- Supervision des dossiers clients par le conseiller principalComment les conseillers gestionnaires examinent la qualité de la prise en charge faite par les associés avant la planification et les examens — listes de contrôle standardisées et dossiers exportables.