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Divulgations obligatoires RIBO au moment de la soumission

Divulgations obligatoires RIBO au moment de la soumission

Ce qui a changé sous RIBO-002

L'orientation RIBO RIBO-002 a clarifié que les divulgations obligatoires doivent atteindre le client au plus tard au moment de la soumission — pas à la liaison, pas après coup, pas seulement lorsque le client demande.

L'orientation s'applique aux lignes personnelles et commerciales et s'attend à ce que les courtiers conservent des dossiers écrits montrant ce qui a été divulgué et quand.

Pour les principaux, le virage pratique est le délai : la documentation de divulgation doit exister au dossier client à la soumission, aux côtés des matériaux de demande — pas assemblée rétroactivement avant un contrôle.

Ce qui doit figurer au dossier client

Un dossier client défendable devrait démontrer que les divulgations obligatoires ont été fournies au moment de la soumission, avec les documents de demande à l'appui. La portée exacte dépend de la ligne d'affaires et des orientations RIBO à jour, mais le cœur commun inclut :

  • Dossier écrit que les divulgations obligatoires ont été communiquées au plus tard à la soumission
  • Preuve de remise des Principes CISRO et de la fiche d'information RIBO
  • Pour l'auto : champs du journal TAC selon l'orientation RIBO 004
  • Formulaires de demande signés et documents d'identité / historique de police à l'appui
  • Notes documentant le conseil et les instructions du client

RIBO s'attend à une preuve écrite — notes, courriels, dossiers BMS ou documentation d'appel — pas des assurances verbales seules.

Pourquoi les contrôles se concentrent ici

Dans les contrôles RIBO 2023–24, 57 % des 61 cabinets n'avaient pas de documentation écrite de divulgation dans les dossiers clients (constatations des contrôles ponctuels RIBO).

29 % des non-conformités TAC impliquaient une divulgation au point de vente au lieu d'au moment de la soumission.

Les producteurs croient souvent avoir tout divulgué. Le dossier ne le prouve pas.

Lien vs PDF — comment les courtiers documentent la remise

Les courtiers remettent les divulgations par lien sécurisé, courriel avec pièce jointe ou remise en personne. RIBO-002 ne prescrit pas un canal — il prescrit le délai et un dossier écrit.

Quelle que soit la méthode, le dossier client devrait montrer :

  • Ce qui a été envoyé
  • Quand ça a été envoyé
  • À qui (identité du client et méthode de contact)

L'entrée pilotée par liste aide : lorsque la remise de divulgation est un élément suivi, les principaux voient si elle a été complétée avant que la soumission parte — au lieu de reconstruire les délais à partir des en-têtes de courriel pendant un contrôle.

Comment Hivi-X aide

Hivi-X permet aux courtiers de l'Ontario d'ajouter la remise de divulgation obligatoire comme élément de liste sur chaque dossier nouvelles affaires et renouvellement.

L'activité client horodatée sur le dossier contrôlé par le courtier montre quand les éléments ont été soumis ou accusés. Les notes vocales capturent les discussions de conseil qui appartiennent au dossier. Exportez un paquet PDF pour le dossier client de votre BMS lorsque l'entrée est complète.

Hivi-X ne remplace pas votre BMS, n'envoie pas les divulgations en votre nom et n'automatise pas les dépôts RIBO. Il aide votre équipe à recueillir et organiser les dossiers que vous devez déjà maintenir.

Renseignements généraux seulement

Cette page est une orientation opérationnelle, pas un conseil juridique ou de conformité. Les exigences RIBO sont fixées par la Loi sur les courtiers d'assurances inscrits, le Règl. 991 et les orientations RIBO à jour. Consultez un conseiller qualifié et votre assureur E&O.

Commencer un essai gratuit et suivez la remise de divulgation sur votre prochain dossier auto personnelle.

Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.

Questions fréquentes

Quand les divulgations obligatoires doivent-elles être fournies sous RIBO-002?
Au plus tard au moment de la soumission. Attendre la liaison ou l'émission de la police est trop tard selon les orientations RIBO actuelles.
Quel pourcentage de cabinets a échoué à la documentation de divulgation dans les contrôles?
RIBO a rapporté que 57 % des cabinets dans ses contrôles 2023–24 (n=61) n'avaient pas de documentation écrite de divulgation dans les dossiers clients.
La livraison par lien ou pièce jointe PDF compte-t-elle?
RIBO-002 ne prescrit pas un seul canal. Il prescrit le délai et un dossier écrit montrant ce qui a été divulgué, quand et à qui.

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