Détection des documents en double
Détection des documents en double
Fonctionnement
Le fichier téléversé directement est enregistré d’abord. Son empreinte SHA-256 est comparée aux envois récents du même utilisateur pour ce client, en excluant le nouveau fichier lui-même. Une correspondance exacte affiche un avertissement indiquant qu’il a déjà été envoyé.
Le client peut Remplacer le fichier ou Envoyer quand même. L’entreprise voit le même avertissement, puis une note distincte si le client l’accepte avec Envoyer quand même. Le fichier reste accepté même sans cette confirmation.
L’assistant du compte my-id.ca vérifie aussi les doublons avant sa confirmation d’envoi. Cette vérification ne nécessite pas le modèle photo et peut donc fonctionner lorsque ce modèle est indisponible.
Limites
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Seules les copies exactes sont détectées. Une nouvelle photo ou numérisation de la même page contient des octets différents.
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La comparaison couvre les envois récents, pas tous les fichiers conservés.
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Les téléversements directs restent limités au client concerné et ne révèlent pas les fichiers d’un autre client.
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Les anciens fichiers ne sont pas revérifiés. Si une vérification échoue, le fichier reste accepté et l’entreprise peut voir que les vérifications sont incomplètes ou indisponibles.
Organisez la collecte de documents clients avec des listes
hivi-x aide les professionnels de l’Ontario à recueillir les documents clients avec des listes réutilisables, un hébergement sécurisé au Canada et des trousses PDF exportables.
Autres guides — Features
- Vérifications automatiques des documentsLes nouveaux téléversements par lien invité ou depuis un compte affichent des avertissements sans bloquer l’envoi. Les photos utilisent une IA auto-hébergée; les vérifications PDF sont limitées.
- Recueillir des documents auprès de clients qui lisent peu l’anglaisUtilisez la langue du portail, des instructions claires et des éléments distincts pour les originaux et les traductions nécessaires.
- Alertes d’expiration et de renouvellement des documents clientshivi-x suit la date d’expiration des passeports, permis, licences et polices envoyés par vos clients, vous écrit 90, 30 et 7 jours avant, et demande au client une copie renouvelée en un clic.
- Un portail client en huit languesLes clients peuvent utiliser le portail en anglais, français, espagnol, portugais, ukrainien, chinois, hindi ou bengali. Les instructions de l’entreprise restent telles qu’elles ont été écrites.
- Éviter de recevoir deux fois le même documentDes éléments précis, un nombre de fichiers demandé et des avertissements de doublon aident les clients à envoyer les bons documents.
- Collègue ou co-agent : lequel choisirUn collègue travaille dans votre cabinet, occupe un poste payé et utilise votre espace de travail. Un co-agent vient d’un autre cabinet, se joint gratuitement à un seul client et ne voit que ce que vous partagez.
- Espaces de travail d’équipe et rôlesInvitez vos collègues dans un seul espace de travail hivi-x qui partage vos clients, listes, modèles et demandes de signature. Chaque poste coûte le prix du forfait; les rôles propriétaire, administrateur et personnel décident qui peut faire quoi.
- Webhooks : envoyer les événements hivi-x vers vos autres systèmeshivi-x envoie une requête HTTPS signée à votre point de terminaison quand un client est ajouté, qu’un élément de liste est soumis ou révisé, qu’une liste est terminée, que des champs sont confirmés ou qu’une demande de signature est complétée.
- hivi-x pour Zapier : déclencheurs, actions et configurationConnectez hivi-x à Zapier : envoyez une liste de documents quand une transaction avance dans votre CRM, ajoutez des clients depuis vos formulaires et prévenez Slack quand une liste est complète. Tous les forfaits d’entreprise.