Espaces de travail d’équipe et rôles

Espaces de travail d’équipe et rôles

Réponse courte : un compte entreprise hivi-x peut inviter des collègues dans un espace de travail partagé. Chacun a ses propres identifiants; les clients, listes, modèles, fichiers et demandes de signature appartiennent au cabinet. Chaque poste coûte le prix du forfait, et les rôles décident qui peut modifier quoi.

Ce que l’équipe partage

Les clients, dossiers, listes et leurs téléversements, les modèles de listes et de documents, les fichiers clients, les demandes de signature, le CRM, les liens sécurisés, l’image de marque du portail et les limites du forfait.

Reste personnel : la connexion et les réglages de sécurité de chacun, ses notes, son agenda, son clavardage avec les clients, sa boîte de signature (les documents envoyés à son courriel) et l’historique de son assistant IA. L’assistant IA d’un membre répond tout de même aux questions sur les clients de l’espace.

Rôles

hivi-x vérifie chacune de ces règles sur le serveur, pas seulement à l’écran.

Postes et prix

• Prix par poste = le prix mensuel du forfait, en CAD : Start 39 $, Pro 59 $, Enterprise 99 $. Une facture mensuelle.
• De 2 à 25 postes depuis Compte → Équipe. Plus de 25 : écrivez-nous.
• Limites en commun : chaque limite est multipliée par le nombre de postes et partagée. Une équipe Start de 3 postes partage 150 clients et 3 Gio de stockage. Les téléversements personnels des membres (fichiers personnels, pièces jointes du clavardage) comptent dans le même total.
• Ajouter des postes facture tout de suite le montant au prorata; le poste est utilisable une fois ce paiement passé. Retirer des postes n’est pas remboursé; la prochaine facture suit le nouveau nombre. Impossible de descendre sous les postes utilisés.
• Une invitation en attente occupe un poste jusqu’à ce qu’elle soit acceptée, révoquée ou expirée (après 7 jours).
• Essai : jusqu’à 3 personnes, propriétaire compris.

Inviter quelqu’un

1. Ouvrez Compte → Équipe et entrez son courriel professionnel et son rôle.
2. La personne reçoit un courriel avec un lien qui expire dans 7 jours.
3. Elle se connecte, ou crée un compte entreprise hivi-x, avec ce même courriel, et accepte.

Pour se joindre à l’équipe, le compte ne doit pas déjà contenir de clients ni avoir son propre abonnement, et une personne fait partie d’une seule équipe à la fois.

Attribuer les clients

Chaque page client affiche Suivi par. Le propriétaire et les administrateurs peuvent le changer. Un client ajouté par un membre lui est attribué. Dans Mes clients, filtrez par Attribués à moi, Non attribués ou un collègue.

Modèles du cabinet et brouillons personnels

Le propriétaire et les administrateurs gèrent les modèles de listes du cabinet. Le personnel les utilise, ou choisit Faire ma propre copie pour obtenir un brouillon privé à modifier. Un administrateur peut ajouter un bon brouillon aux modèles du cabinet avec Ajouter aux modèles du cabinet.

Qui l’a envoyé

Quand un membre partage une liste, envoie un lien sécurisé ou une demande de signature, le client la voit comme venant de « Jeanne Roy (Immobilier Érable) ». Les rappels d’une liste nomment la personne qui l’a partagée. La chronologie du client indique par Jeanne Roy à côté de ce que chacun a fait.

Administration du cabinet

• Journal d’activité : qui a fait quoi, avec les connexions, exportable en CSV (détails).
• Connexions par personne : sous Compte → Équipe, Connexions à côté d’un membre.
• Profil de l’entreprise : les administrateurs peuvent tenir à jour le nom, le courriel, le téléphone, l’adresse et le lien vers la politique de confidentialité.
• Webhooks : envoyez des événements vers Zapier, Make ou votre propre système (détails).

Quand quelqu’un part

Retirer un membre met fin à son accès immédiatement et le déconnecte partout. Ses clients deviennent non attribués, ou passent au collègue choisi. Son propre compte reste ouvert, sans les données du cabinet. Un membre suspendu garde son poste mais ne peut pas ouvrir l’espace avant d’être réactivé.

Limites

• Une équipe par personne. Le propriétaire ne peut pas être changé, et il ne peut pas supprimer son compte tant qu’il reste des membres.
• Un membre ne peut pas se joindre avec un compte qui contient déjà des clients.
• Le personnel limité à ses clients ne voit pas les clients pour lesquels le cabinet est co-agent d’un autre cabinet.
• La boîte de signature, les notes, l’agenda et le clavardage de chaque membre restent personnels.

Voir aussi

• Collègue ou co-agent : lequel choisir
• Webhooks