Collecte de documents hébergée au Canada pour recruteurs

Les réponses sont des renseignements opérationnels généraux seulement — pas un avis juridique, fiscal, réglementaire, clinique, relatif à la vie privée, à l’immigration ou professionnel. Les exigences varient selon le dossier, le client et l’organisme de réglementation.

Questions fréquentes

Où sont stockées les données candidats?

Sur des serveurs hébergés au Canada, avec TLS en transit et chiffrement au repos.

hivi-x remplace-t-il notre ATS?

Non. hivi-x est une couche de collecte de documents aux côtés de Bullhorn, Greenhouse ou d'outils similaires pour la gestion du pipeline.

S'agit-il de conseils juridiques ou de conformité?

Non. Ces guides décrivent des flux documentaires opérationnels. Confirmez les exigences avec un conseiller qualifié et la loi ontarienne en vigueur.

Autres guides — Recrutement

• Le courriel n'est pas une collecte de documentsLes recruteurs ontariens perdent des placements en courant après CV, permis de travail et formulaires de consentement dans des fils de courriel. Un flux axé sur la liste de contrôle maintient les dossiers candidats complets.
• Les documents manquants coûtent des placements aux recruteursLes dossiers candidats incomplets retardent les soumissions client et affaiblissent les revenus de placement des agences de dotation ontariennes.
• Meilleure collecte documentaire candidatL'expérience candidat affecte le succès des placements. Des listes de contrôle de filtrage claires guident les candidats et font paraître votre agence préparée.
• Arrêtez de courir après les CV par courrielLes CV enfouis dans les boîtes de réception ralentissent les flux de recrutement en Ontario. Centralisez la collecte de CV avec suivi par liste de contrôle.
• ATS vs collecte de documents pour agences de dotationLes plateformes ATS gèrent le pipeline; la collecte de documents assemble le dossier de filtrage que les champs de pièces jointes ATS n'ont pas été conçus pour suivre.
• Liste de contrôle documentaire candidat — OntarioGuide opérationnel des documents que les recruteurs ontariens collectent habituellement avant soumission client et placement.
• Vérification du droit au travail — dotation en OntarioCe que les agences de dotation ontariennes collectent pour l'autorisation de travail — et ce qu'un logiciel de collecte documentaire peut et ne peut pas vérifier.
• Registres de licence des agences de dotation — loi 27Ce que la licence THA/recruteur en Ontario implique pour l'organisation documentaire — frais, caution et contexte de tenue de dossiers.
• Documents de conformité pour travailleurs temporaires en OntarioDossiers d'affectation, documentation des heures et orientation en sécurité LSST pour les agences d'aide temporaire ontariennes.
• Documents de filtrage pré-embaucheDocuments et consentements collectés avant l'offre — vérifications des antécédents, références, accréditations et tests de compétences.
• Collecte du consentement pour vérification des antécédentsCollectez le consentement écrit pour vérification des antécédents en toute sécurité pour le recrutement en Ontario — moment LPRPDE et téléversements via portail.
• Accueil client — agence de recrutementDocuments d'intégration des employeurs-clients — ententes de service, descriptions de poste, CSPAAT et vérification de licence.
• Flux documentaire de placementProcessus de dossier de placement de bout en bout — accueil client, filtrage candidat jusqu'au dossier exportable.
• Dossier documentaire du nouvel employé en OntarioDocuments post-offre pour les travailleurs placés — TD1, dépôt direct, contact d'urgence, accusés de réception de politiques.
• Documents d'intégration d'agence de dotationDossier de conformité au niveau de l'agence — licence THA, caution, assurance et politiques internes.
• Flux de dossier CV et résumé candidatNormalisez les versions de CV, lettres de présentation et résumés de compétences dans un dossier de filtrage unique.
• Flux de soumission candidat au clientAssemblez et exportez des dossiers de filtrage pour examen client sans pièces jointes courriel.
• Liste de contrôle d'intégration — dotation temporaireDocuments du premier jour et du début d'affectation pour les travailleurs temporaires placés en Ontario.
• Flux co-agent pour équipes de recrutementIntégrez coordonnateurs et recruteurs secondaires aux dossiers candidats avec un accès limité.
• Dossier PDF exportable pour les fichiers de placementGénérez des rapports PDF de liste de contrôle pour les dossiers de placement, la remise client et les archives internes.
• Portail candidat sécurisé pour le recrutementLes candidats téléversent les documents de filtrage via le portail my-id.ca chiffré.
• Notes vocales pour les appels de filtrage en recrutementEnregistrez les comptes rendus d'appels de filtrage et attachez-les au dossier candidat.
• Résumés IA pour dossiers candidatsRésumés IA auto-hébergés sur notes vocales — données candidats non envoyées à des fournisseurs d'IA tiers.
• Normalisation documentaire pour petites agences de dotationLes agences boutique de 1 à 10 employés bénéficient d'un même standard de filtrage entre recruteurs.
• Flux de collecte documentaire pour coordonnateursRôles admin et coordonnateur — relancer les documents sans voler le temps de sourcing des recruteurs.
• Dossiers EPFNA — recrutement de ressortissants étrangersDivulgations EPFNA et conservation des dossiers pendant sept ans pour les fichiers de recruteur de ressortissants étrangers.
• Dossiers de placement prêts pour audit — loi 27Organisez la documentation de placement pour la préparation aux inspections ESA — sans garantie de conformité.
• SharePoint vs suivi candidat par liste de contrôlePourquoi les hiérarchies de dossiers s'effondrent à 20 dossiers candidats actifs et plus.
• DocuSign vs collecte de documents pour recruteursLes outils de signature et la collecte de documents résolvent des problèmes différents dans les flux de recrutement.